100 контактов потенциальных поставщиков готовы к использованию. Наконец-то!
Теперь, когда список с адресами релевантных поставщиков для закупки готов, можно вздохнуть с облегчением, сделать короткий перерыв и приступить к созданию нового письма. Цель — узнать наличие и стоимость товаров.
Вы уверенно нажимаете кнопку в почтовом клиенте, вводите собранные адреса, быстро составляете текст запроса и нажимаете на долгожданную кнопку «Отправить». Теперь можно с чистой совестью идти домой, а завтра приступить к прочтению множества ответов с ценами и комментариями.
Рабочий день почти закончился. Осталось только отправить рассылку.
Однако на следующий рабочий день выясняется следующее:
Ответили только 2 поставщика из 20.
И у обоих нет товара в наличии. Невесело.
Ладно, пока рано отчаиваться! В конце концов, с момента отправки письма не прошло ещё и суток. Видимо, стоит подождать немного дольше.
Действительно, ближе к концу дня приходит ещё пара ответов. Однако пользы от них немного: один содержит уточняющий вопрос по поводу характеристик (надо было сразу указать в письме!), а второй сообщает, что запрашиваемый объём слишком мал для выставления счёта.
«Это всё равно хороший знак. Завтра поставщиков уж точно прорвёт!», — думаете вы и закрываете рабочий ноутбук.
На следующее утро в почтовом клиенте вас ждёт неприятный сюрприз.
Ответов почти нет. Остаётся только набраться терпения и начать обзванивать всех неответивших. Поставщики неохотно берут трубку, а их оправдания одни лучше других: «Ой, мы случайно потеряли вашу заявку», «У нас такой продукции нет и не было, вот и не отвечаем», «А у вас нет во вложении бланка с печатью» и т.д.
Слишком мало откликов. Придётся звонить тем, кто не ответил.
Как же угодить всем адресатам сразу? Как сделать так, чтобы они сами хотели быстрее обработать заявку? Как получать больше ответов?
Купить рекламу Отключить.
Вот моё мнение: чтобы получить максимум обратной связи от поставщиков, нужно грамотно оптимизировать текст заявки. Многие закупщики недооценивают важность этого этапа, а зря: от него зависит значительная часть успеха в поиске выгодных предложений.
Обо всех тонкостях данного процесса я расскажу сегодня 
Кстати, насчёт поставщиков: если вы не хотите тратить часы на поиск сайтов и сбор адресов для рассылки, «Купец» может сделать всю эту работу за вас. Он справится с этим за 15 минут, даже если у вас большая номенклатура.
Итак, 5 важных правил оформления заявки, следуя которым вы получите максимум фидбэка от адресатов из рассылки:
- Придерживайтесь официально-делового стиля. Никаких эмодзи, скобочек и «ты»: неформальный стиль письма может отпугнуть тех поставщиков, к которым вы обращаетесь впервые. Представьте, что заявка попадёт на старинный завод, функционирующий с советских времён. Начальник отдела продаж, важный и седой 70-летний мужчина в деловом костюме, открывает сообщение и видит: «Привет!) Ну что, расцените?))» Как думаете, будет ли такой запрос для него в приоритете? Вот и я о том же.
- Указывайте максимум сведений о том, что, когда и где вам нужно. Чем больше конкретной информации в письме, тем меньше уточняющих вопросов задаст собеседник. Чётко обозначьте необходимый объём продукции, желаемый способ доставки, адрес отгрузки и актуальные контактные данные. Приложите файл с реквизитами, чтобы продавец мог оперативно выставить счёт.
- Сообщите, готовы ли вы к рассмотрению эквивалентов. Если да, то каких? Не лишним будет составить подробное техническое задание. Лайфхак: если закупаете малое количество товара, но знаете, что в течение года он понадобится ещё не раз, обязательно укажите ваши потребности на год — такой манёвр сразу поднимет ценность заявки в глазах продавцов.
- Прямо попросите поставщика дать обратную связь в любом случае. Даже если у него нет запрашиваемых позиций, пусть напишет об этом — так вы не будете напрасно ждать отклик.
- Приложите к письму скан заявки на фирменном бланке вашей компании. Он должен быть подписан руководителем и заверен печатью. К сожалению, многие организации в России и странах СНГ придерживаются довольно строгих правил при взаимодействии с клиентами и не принимают заявки, составленные в произвольной форме. В основном, это касается заводов и крупных холдингов. Для таких юридических лиц наличие бланка, печати и подписи является обязательным условием для начала сотрудничества.
Понимаю, что это может показаться слишком большим объемом информации. Чтобы вам было проще усвоить и разобраться во всём, прилагаю пример правильно составленной заявки. Как говорится, «лучше один раз увидеть»:
Пример текста для заявки на закупку товаров
Вот таким образом. Надеюсь, теперь стало понятнее Рекомендую переписать текст из этого примера, адаптировать его под свои нужды и использовать в следующей рассылке — уверен, что получите много ответов. Буду очень благодарен, если вы потом найдете время поделиться результатами в комментариях!
Кстати, если вы не хотите тратить время на составление текста рассылки, эту задачу можно поручить сервису «Купец». Наши специалисты уже подготовили для вас отличный шаблон письма, оптимизированный по всем вышеупомянутым правилам. Вам останется только дополнить его информацией об эквивалентах, годовом объёме и других нюансах. Все остальное, включая сбор сотен поставщиков из выдачи «Яндекс» и «Google», система сделает сама!