Прочитайте все накопления сайтов для вашего профиля с 2010 года. Для этого оформите полную подписку на выбранный вами журнал на полгода или на целый год.
Кроме того, удобный поиск и другая навигация по сайту помогут вам сразу найти ответы на ваши рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, престиж и зарплату с нашей помощью!
Рекомендации.
Как оптимизировать регистрацию протоколов в СЭД
В делопроизводстве организации создаются документы для включения в справочник в 2019 году, но нет журнала (реестра, регистра, списка и т.д.) для их регистрации. Правильна ли логика: соблюдать учет каждого документа исходя из срока хранения самого зарегистрированного документа? Где прописано это правило? Это правило распространяется и на регистрационные формы этих документов. Примеры из списка 2019 года приведены ниже. Если какой-либо документ имеет срок хранения, установленный решением ЕС. Означает ли это, что в вашей организации календарные (регистрационные, учетные) сроки хранения этих документов одинаковы?
Профессиональный менеджер по работе с документами, документовед, приглашенный лектор РГЭУ при Президенте РФ и Общества государственного управления.
Некоторые документы могут быть зарегистрированы в юридической службе
Обычно служба документооборота регистрирует все документы централизованно, а затем направляет их по адресу для ознакомления или непосредственно в подчиненную классификацию для исполнения. Какие классификаторы могут помочь в этом? Какие документы не должны регистрироваться? Как напрямую определить децентрализованную регистрацию конкретного документа в подразделение для исполнения. Отвечаем на вопросы читателей на примерах юридических услуг.
Профессиональный менеджер по работе с документами, документовед, приглашенный лектор РГЭУ при Президенте РФ и Общества государственного управления.
Регистрация документов
Каково назначение и структура регистрационных номеров (индекс авторов и номер с атрибуцией получателя)? Как их писать на самом документе. Информация, которая должна быть записана на входящих, исходящих и внутренних документах. Соблюдение сроков регистрации (отсчет ведется от даты поступления документа в организацию). Какие документы подлежат и не подлежат регистрации. Способ использования СЭД влияет на процесс регистрации. Некоторые правила, описанные в этой статье, распространяются только на государственные органы и государственные организации. Другие не обязывают их соблюдать, но они могут следовать этой хорошо изученной методике работы.
Приказ организации: виды регистрации и специализация
Представлен обзор нормативной базы, которой необходимо руководствоваться при выдаче мандата, и некоторые примеры инструкций по делопроизводству (которые можно использовать при подготовке собственных локальных нормативных документов). Ниже мы рассмотрим оттенки исполнения различных элементов внутренних и общих команд. Примеры исполнения отдельных команд и целых документов (их в статье 17) делают материал наглядным и иллюстративным. Если в области исполнения приказов остались вопросы, их можно уточнить. Кроме того, если вы являетесь АУП, вы можете использовать эту статью для подготовки или просто обращения к методическим материалам для сотрудников вашей организации.
Аттракционы: как их выдавать, объяснять и отменять
В конце года стоит провести «перепись» доверенностей, чтобы «перевыпустить» нужные и собрать или отозвать доверенности, которые не нужны организации. Объясните, как выдаются и оформляются доверенности (что нужно уточнить, что не применяется, сколько может применяться, как идентифицировать физических лиц как организации, индивидуальные предприятия, клиентов или агентов) — предоставьте образец физическим лицам, формулировкам и юристам. Как заверять копии доверенностей, если есть возможность выдать большое количество копий. Как организации должны фиксировать факт выдачи доверенностей — что нужно вести в дополнение к календарному реестру. Как отозвать доверенность. Действия по конкретным доверенностям и всем доверенностям, выданным на определенный срок (связанным с общими изменениями), письмам на возврат контрагентов доверенности, а также в случаях отказа.
В конце года был обнаружен «пустой» регистрационный номер
Следует различать случаи отсутствия реестровых номеров, неправильных версий документов или их утери (в этих случаях необходимо предпринимать разные действия). В случае отсутствия регистрационных номеров в следующих инструкциях показано, как закрыть журналы регистрации (электронные устройства и формы) в конце года. Показано, как создать лист справки и опись документов для случаев, когда на хранение поступают неправильно зарегистрированные документы из-за отсутствия номеров.
Как определить срок хранения обычной регистрации, не включенной в перечень?
В новый перечень сроков хранения документов не включены календари-журналы для отправки в командировку и приказы о дисциплинарных взысканиях. В каком календаре следует регистрировать эти приказы? Сколько ранее созданных календарей необходимо создать?
Профессиональный менеджер по работе с документами, документовед, приглашенный лектор РГЭУ при Президенте РФ и Общества государственного управления.
Как немедленно зарегистрировать документ «задним числом» на правильную дату?
Как немедленно зарегистрировать документ «задним числом» на нужную дату и исправить текущую дату?
Как определено в документе 1c, при создании требуемого документа, заменяющего текущий, должна быть выполнена следующая последовательность действий
Если у вас много «поздних» документов, полезно установить нужную для персонализации дату на определенную дату, ввести документ в группу и изменить рабочую дату на нужную вам.
При создании нового документа поле даты будет содержать дату, установленную в настройках.
См. также:
Помогла ли статья?
Получите больше бонусных секретов и полный доступ к системе ACuntingExpert8 AID бесплатно на 8 дней.
Похожие публикации.
(4 оценок, в среднем: 5.00 из 5.00)
Для описания поста можно использовать следующие комментарии. Обратите внимание! Наши эксперты не будут отвечать на вопросы о программе 1С или законодательстве в комментариях. Вы можете задать вопрос экспертам Myalpari
Допустима ли ретроспективная регистрация?
Если регистрационный номер команды требует ретроспективного введения приказа между уже зарегистрированными командами, например, 03.03.2012 № 1, следующая 05.05.2012 № 2, и в которую должен быть введен приказ от 04.03.2012, то приказ должен быть введен следующим образом. 1/1;
5 полезных документов для секретарей компаний и файловых сотрудников
Был ли это «ретроспективный» кадровый документ? Узнайте, каков результат
Нередко компании проводят кадровые документы вразрез с законом. Например, изменение условий трудового договора после его подписания. Такие ситуации являются законными причинами для управления бизнесом. Сегодня мы расскажем, что ждет работодателей при выявлении подобных случаев.
Зачем это нужно бизнесу?
Очевидно, чтобы облегчить ведение документации, защитить ее в случае контроля и сотрудничать на условиях, удобных бизнесу (не работнику). Например, при найме нового сотрудника менеджеры часто обговаривают с ним «все возможности» написания заявления об уходе, за исключением даты подписания и даты открытия. Если возникнут разногласия, предприятию будет легко уволить сотрудника, так как письмо уже будет у него на руках.
Следует отметить, что документы с неверными датами не имеют юридической силы. Однако сам факт их создания может стать основанием для проведения служебной проверки. Если наличие таких документов удастся установить, компании грозит штраф, административная или уголовная ответственность.
Вы тратите много времени на составление списка первичных документов? Подключите услугу «1С:Распознавание первичных документов»! Эта услуга автоматически распознает счета-фактуры, накладные и операции.
[…]
Обязанность ждать компанию.
Если такой случай выявлен, работодателю выносится предупреждение или налагается административный штраф (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях). Если же фальсификация документов будет доказана в ходе судебного разбирательства, то директор и другие должностные лица могут быть признаны виновными в соответствии со статьями 292 и 303 Уголовного кодекса.
Конечно, не все сотрудники готовы идти на все. В случае возникновения ситуации и участия в судебных заседаниях. Таким образом, большинство правонарушений остаются вне поля зрения государственных служб.
В частности, во многих случаях компании «предпочитают» менять дату на некоторых видах кадровых документов. Об этом мы расскажем ниже.
Рассмотрим три случая
Изменения в трудовых договорах.
Трудовой договор должен быть оформлен и подписан не позднее трех дней после окончания рабочего дня сотрудника (ч. II ст. 67 ТК РФ). Один экземпляр хранится у работника, другой — в организации.
Часто компании опаздывают с подписанием трудового договора или вообще не заключают его, а предъявляют документ только при проверке. Инспекция заглянет в отчетность и быстро обнаружит, что реквизиты договора на самом деле не соответствуют действительности. Отсутствие у сотрудника копии договора также свидетельствует о том, что документ неверно датирован.
Если условия договора соответствуют действительности, компания избегает проблемы. Однако она снова может столкнуться с последствиями:
Внесение изменений в должностную инструкцию
Должностная инструкция не является обязательным документом при приеме на работу. Каждая компания сама решает — создавать ее или нет. К сожалению, часто именно поэтому должностные инструкции составляются гораздо позже, при заключении договора.
Сотрудники могут быть очень удивлены, когда узнают о существовании такого документа. Еще более обидно, когда, прочитав его, он обнаруживает обязанности, о которых не знал. Сотрудников следует информировать как о создании такого документа, так и о любых изменениях в нем.
Неверные даты в протоколах проверки знаний по охране труда
Часто компании не уделяют внимания обучению по охране труда, которое является обязательным условием для приема людей на работу (Трудовой кодекс, статья 214). Если это происходит в организации с высоким классом риска, последствия могут быть ужасными.
Как правило, отсутствие необходимого для охраны труда обучения становится очевидным после инцидента: серьезной травмы или смерти на производстве. Для расследования таких случаев создаются специальные комитеты.
Работодателю вряд ли удастся скрыть отсутствие протокола знакового контроля знаний по охране труда. Конечно, он может попытаться оформить этот документ «задним числом», но нужно помнить о возможных последствиях.