Первый больничный лист в нашей стране был выдан в 1937 году, а спустя почти 80 лет впервые появились электронные бланки.
Электронные больничные листы начали выдавать в 2015 году, эксперименты проводились в нескольких регионах страны. С 1 июля 2017 года электронный больничный может оформить любой человек, если его медицинская организация и организация-работодатель подключены к информационной системе электронных больничных листов Фонда социального страхования. Использование электронного больничного листа просто и понятно, и тысячи организаций по всей стране уже внедрили его.
Более 70 % всех медицинских организаций теперь выдают электронные больничные листы. Во время пандемии популярность этой формы больничного листа выросла вдвое. Давайте разберемся, в чем преимущества электронных больничных для ваших сотрудников и как вы можете сформировать штат с помощью электронных больничных для своих кадровых и бухгалтерских служб.
Электронный больничный лист. Инструкции для сотрудников
Как оформить электронный больничный лист. В большинстве поликлиник и медицинских центров врач или диспетчер, осуществляющий выезд на дом, уточняет, нужен ли пациенту электронный или бумажный больничный лист. Если вариант не предложен, пациент может оформить электронный больничный.
Если электронный больничный используется впервые, необходимо заполнить простую бумажную форму заявления. В таком бланке обязательно должны быть указаны имя, фамилия, СНИЛС и согласие на обработку этих данных. Каждому медицинскому учреждению достаточно один раз заполнить стандартную форму согласия, чтобы в дальнейшем без проблем получать больничные листы в электронном виде.
Что такое электронный больничный лист? Сам больничный лист и содержащуюся в нем информацию невозможно просмотреть без специальной программы. Вы даже не сможете взять его в руки. Информацию об основании больничного листа и его условиях предоставляет врач, но все, что вам доступно, — это номер больничного листа. Он может выглядеть как штрих-код, на котором напечатана основная информация: номер и дата документа, название медицинского учреждения, имя и СНИЛС пациента, статус больничного листа. В некоторых случаях врач сообщит вам только номер, и вам придется запомнить или записать его.
Как отобразить информацию о больничном листе. С недавнего времени портал «Госуслуги» информирует пользователей об открытии и закрытии электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН). В информационном сообщении отображается номер больничного листа, его статус, срок действия, фамилия врача и название медицинского учреждения.
Если необходима информация о сумме накопленных за время больничного листа пособий, ее можно найти в личном кабинете застрахованного лица на сайте GESY. Здесь же отображается количество дней, проведенных на больничном в этом году. Обратите внимание, что вся информация, представленная на сайте IKA, относится только к электронным больничным листам, и проверить таким образом данные на бумажных носителях невозможно. Вы также можете войти в свой личный кабинет, используя учетную запись портала «Госуслуги».
Преимущества электронного больничного листа. Электронные больничные листы невозможно уничтожить. Все мы знаем, как неудобно было пользоваться бумажными больничными. Его нельзя было сложить, он был подвержен разрывам и смятиям. С электронной медицинской системой все стало намного проще.
Электронный больничный лист можно оформить удаленно. Врачи, которые проводят лечение дистанционно с помощью телемедицинских технологий, имеют право выдавать электронные больничные листы. Эта практика начнет действовать с 14 декабря 2020 года.
Если сотрудник работает по совместительству в нескольких организациях, нет необходимости оформлять три отдельных больничных листа, достаточно предоставить каждому работодателю один номер электронного больничного листа.
В этом году было введено еще одно новое понятие: «карантинный» больничный лист. Такие документы выдаются в электронном виде, когда, например, человек едет из другой страны или другого региона и должен провести две недели в обсерватории или самоизоляции. Больничные листы для сотрудников в возрасте 65 лет и старше в ограниченные периоды также оформляются дистанционно и в электронном виде. Он имеет отдельный код «03» для карантина. Этот больничный лист выдается автоматически, без участия работодателя или посещения врача.
Электронный больничный лист. Действия бухгалтера или ответственного лица.
Большинство работодателей успешно используют электронные больничные листы в течение длительного времени. Более того, Министерство труда планирует в ближайшем будущем подключить к электронным больничным листам абсолютно всех и запретить использование бумажных бланков. Бумажные листки нетрудоспособности скоро уйдут в прошлое, и останется совсем немного времени, чтобы научиться работать с листками нетрудоспособности в цифровом формате.
Что нужно для начала работы с электронными медицинскими картами. Чтобы использовать электронные больничные листы, компании должны заключить письменное соглашение с Фондом социального страхования и зарегистрироваться в информационной системе электронных больничных листов. Для этого требуется электронная подпись, выданная уполномоченным удостоверяющим центром.
После подписания соглашения компания должна решить, какую программу использовать для оформления электронного больничного листа. Большинство распространенных бухгалтерских систем, кадровых систем и сервисов отчетности имеют такую возможность. Однако можно работать и напрямую с ФСС, используя специализированное программное обеспечение, разработанное индивидуальным отделением страховой компании или Фондом.
Если работник приносит номер больничного листа, что должен делать работодатель? Работодатель запрашивает в системе социального страхования электронные данные о больничном листе, используя номер больничного листа сотрудника и СНИЛС. Затем эти данные необходимо ввести. Часть данных (данные о работнике и компании) автоматически генерируется электронным больничным листом. На практике работодателю нужно ввести только данные о стаже и среднем заработке. После заполнения документ подписывается электронной подписью и загружается в систему. Если при вводе данных были допущены ошибки, документ можно отредактировать. Что делать в этом случае, зависит от системы, с которой вы работаете.
Как исправить электронные больничные. Ошибки в электронных больничных листах не так уж редки, поскольку большинство данных автоматически поступает из различных систем и подвергается дополнительным формальным и обоснованным проверкам со стороны ФСС. Однако представители работодателя могут случайно внести данные, необходимые для расчета и выплаты пособий по временной нетрудоспособности. В этом случае с помощью кнопки «Редактировать» можно внести изменения на сайте ФСС или в личном кабинете страхователя в штатной системе.
Лицензия «Карантин». В связи с весенней и осенней пандемиями в разных регионах страны действовал режим самострахования и хронических заболеваний для людей в возрасте 65 лет и старше. Если работники, относящиеся к этой категории, не могут трудиться в отдаленных районах, им предоставляется отпуск по болезни. В таких случаях действуют временные правила оформления больничных листов, утвержденные Правительством РФ.
Больничный оформляется дистанционно. Работодатели представляют в ГСЗ сведения о застрахованных работниках в возрасте 65 лет и старше и работниках, страдающих хроническими заболеваниями. Сведения включают в себя ФИО, дату рождения, номер снилс, домашний адрес и информацию для расчета пособий. ФСС контролирует информацию и передает ее в медицинское учреждение, где на каждого работника оформляется больничный лист. Дальнейший расчет и выплата пособия по больничному листу зависит от региона — это прямая выплата из ФСС, будь то традиционная система взаимозачетов или уже действующий в данном регионе проект.
Оценить рабочие места по электронным больничным, заполнить их, отправить в ФСС, отследить статус документов и создать реестр «Гелекс» в рамках проекта прямой оплаты Taxcom Online Sprinter — это простой и удобный сервис. Вы можете убедиться в этом, оценив систему в демонстрационном режиме или воспользовавшись акцией «тест-драйв».
Подключайте удобные электронные справки
Сервис электронной отчетности с круглосуточной технической поддержкой и полезными сервисами для бухгалтеров.