Государственный язык Российской Федерации (русский язык);

Государственный язык республики в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством этой республики;

Другие языки народов Российской Федерации в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

В случае получения запроса, составленного на иностранном языке, орган местного самоуправления может рассмотреть его в порядке, установленном для таких случаев.

Содержание запроса

1. Информация об авторе запроса:

Фамилия, имя, отчество гражданина (физического лица) или наименование организации (юридического лица), общественного объединения, государственного органа, органа местного самоуправления.

Контактные данные для ответа на запрос или уточнения его содержания (почтовый адрес, номер телефона и (или) факса, адрес электронной почты).

2. Информация об адресате запроса (для письменных запросов, в том числе в виде электронного документа):

Наименование органа местного самоуправления либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица.

3. Непосредственно сам запрос информации.

Ответ на запрос

Содержит запрашиваемую информацию или обоснованный отказ в предоставлении информации.

Форма ответа

Письменный ответ.

Язык ответа

Государственный язык Российской Федерации (русский язык);

Государственный язык республики в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республики;

Другие языки народов Российской Федерации в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

Сроки подготовки ответа

1. Регистрация запроса:

— В течение трех дней с момента поступления в орган местного самоуправления, если запрос подан в письменной форме;

— В день поступления с указанием даты и времени, если запрос подан устно.

2. Изучение запроса.

Если запрос не относится к деятельности органа местного самоуправления, необходимо:

В течение семи дней с момента регистрации направить запрос в государственный орган или другой орган местного самоуправления, компетентный предоставить запрашиваемую информацию;

В течение семи дней с момента регистрации уведомить автора запроса о переадресации запроса.

Если запрос не относится к деятельности органа местного самоуправления и орган местного самоуправления не имеет информации о наличии запрашиваемых данных в других органах, необходимо в течение семи дней с момента регистрации уведомить об этом автора запроса.

При необходимости орган местного самоуправления вправе уточнить содержание запроса.

3. Предоставление ответа на запрос в тридцатидневный срок с момента регистрации запроса.

Если невозможно предоставить ответ в тридцатидневный срок, в течение семи дней с момента регистрации запроса заявителю направляется уведомление об отсрочке с указанием причины и срока предоставления информации. Срок ответа на запрос не может превышать пятнадцать дней сверх установленного законом срока.

Как составить ответ

1. Информация об авторе ответа:

Наименование органа местного самоуправления;

Почтовый адрес органа местного самоуправления;

Должность лица, подписавшего ответ.

2. Реквизиты ответа (регистрационный номер и дата).

3. Запрашиваемая информация (например, в виде приложения к ответу) или обоснованный отказ в предоставлении информации.

Если запрошенная информация опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети «Интернет», в ответе можно указать название, дату выхода и номер издания, в котором она опубликована, и (или) электронный адрес официального сайта, на котором размещена информация.

Если запрошенная информация относится к ограниченному доступу, в ответе указываются вид, наименование, номер и дата акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.

Если часть запрашиваемой информации ограничена в доступе, а остальная информация является общедоступной, орган местного самоуправления обязан предоставить общедоступную информацию, исключив ограниченную.

Объем бесплатно предоставляемой информации

Информация на бумажных носителях: A4 – до 20 страниц, А3 – до 10 страниц, А2 – до 5 страниц, более А2 – 1 страница.

Информация в электронном виде: до 1 МБ.

При отправке информации по почте и если объем запрашиваемых документов и (или) материалов на бумажных носителях не превышает указанные выше значения, расходы на пересылку копий документов и (или) материалов покрываются за счет бюджетных ассигнований.

Методы предоставления информации

1. Отправка информации на бумажных носителях по почте.

2. Лично в органе местного самоуправления.

По желанию пользователя, информация на бумажных носителях или записанная на компьютерное накопительное устройство (жесткий диск, USB-накопитель, дисковый массив) может быть передана лично в органе местного самоуправления в установленном порядке.

3. Отправка информации в электронном виде по электронной почте.

Если объем запрашиваемой информации в электронном виде не превышает указанный выше и пользователь указал свой адрес электронной почты, информация будет отправлена на этот адрес бесплатно.

4. Запись информации на компьютерное накопительное устройство, предоставленное пользователем.

При отправке информации, записанной на накопительное устройство, по почте, пользователь оплачивает полные расходы на пересылку согласно действующим тарифам на универсальные услуги связи, если иное не указано в договоре с почтовым оператором.

5. Запись информации на компьютерное накопительное устройство, предоставленное органом местного самоуправления за плату.

Если пользователь не предоставляет накопительное устройство, его стоимость включается в оплату за предоставление информации.

Причины для отказа в ответе на запрос

Содержание запроса не позволяет идентифицировать запрашиваемую информацию о деятельности органов местного самоуправления;

в запросе отсутствует почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для ответа, либо номер телефона для связи с пользователем;

запрашиваемая информация не связана с деятельностью органа местного самоуправления, получившего запрос;

запрашиваемая информация является ограниченной в доступе;

запрашиваемая информация ранее была предоставлена пользователю;

в запросе содержится просьба о правовой оценке актов, анализа деятельности органа местного самоуправления или подведомственных организаций, либо проведения иной аналитической работы, не связанной с защитой прав пользователя.

Наталья ЗДОРОВА
заместитель начальника отдела образовательных программ и организационного развития ИГМУ

Пример ответа на запрос о предоставлении информации

Пример ответа на запрос о предоставлении информации

Сведения включают в себя разнообразную информацию о физических и юридических лицах, их действиях, а также о различных событиях. Эти сведения, особенно некоторые их виды, охраняются законодательством как объекты гражданского права.

Когда субъект получает запрос на предоставление определенной информации, он должен чётко понимать, имеет ли запрашивающее лицо право на доступ к интересующим его сведениям.

Только при подтверждении этого права можно приступать к подготовке ответа на запрос о предоставлении информации.

Информация

Лицо, обладающее доступом к определенной информации, должно осознавать свою ответственность за незаконные действия с этими сведениями, такие как передача третьим лицам без законных оснований, сокрытие всей или части информации и другие действия.

Любой запрос на предоставление информации должен быть оформлен письменно. В каждой организации существуют свои требования к виду запроса. В некоторых случаях это определенный бланк, а в других достаточно произвольного письменного заявления от запрашивающего лица.

Однако основные данные запроса обычно включают:

Наименование субъекта, к которому направлен запрос.

Наименование лица, от которого направлен запрос.

Перечень запрашиваемых сведений.

Подпись запрашивающего лица.

Дата запроса.

После проверки законности полученного запроса лицо, предоставляющее информацию, также подготавливает ответ на запрос в письменной форме.

Ответ

Ответ на запрос должен быть подготовлен в определённый срок, установленный внутренними документами организации, ответственным за это сотрудником. Обычно ответ оформляется на фирменном бланке организации с указанием наименования и реквизитов.

Остальная информация в ответе обычно включает:

Наименование адресата, которому направляется ответ.

Дата ответа.

Зарегистрированный порядковый номер.

Текст ответа.

Перечень приложенных к ответу документов, если такие имеются.

Подпись ответственного лица, а при необходимости и подпись руководителя.

Вся поступающая в организацию корреспонденция регистрируется в специальных журналах входящей корреспонденции.

Вся исходящая корреспонденция также подлежит регистрации.

Таким образом, в случае возникновения спорных ситуаций, все запросы и ответы можно проверить с помощью этих журналов регистрации.

В каждой организации существует свой порядок документооборота. Иногда остаётся второй экземпляр ответа как подтверждение.

Если ответ отправляется письмом с уведомлением, то полученное уведомление подшивается к документам и служит подтверждением.

Ниже представлен типовой бланк и образец ответа на запрос о предоставлении информации, который можно скачать бесплатно.

Ответ на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации – это документ, относящийся к корреспонденции. В процессе работы организации иногда возникает необходимость получения сведений от контрагента, которыми обладает исключительно он. В этом материале мы рассмотрим разновидности запросов, а также расскажем, как правильно составить ответ и направить его получателю.

Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Файлы для скачивания:

Предоставление информации

В первую очередь важно уточнить, кто имеет право запрашивать те или иные сведения. Частные организации обязаны отвечать на такие запросы, поступающие от государственных органов:

• суд;
• федеральная налоговая служба;
• федеральная служба судебных приставов;
• прокуратура;
• Роспотребнадзор.

При этом следует помнить, что государственные органы могут действовать только в рамках своих полномочий. Например, суд может запросить информацию в рамках судебного разбирательства для подготовки к заседанию и объективной оценки спорных правоотношений.

Запрос от контрагента

Контрагенты могут запрашивать друг у друга сведения только в тех случаях, когда это прямо указано в условиях договора или вытекает из характера сложившихся отношений. В остальных случаях получатель запроса не обязан предоставлять информацию или реагировать на запрос. Однако при желании информация всё же может быть предоставлена, но частная организация не имеет права требовать её предоставления.

Запрашиваемая контрагентом информация обычно касается договорных правоотношений. Это могут быть реквизиты банковского счёта, экземпляр официального документа, график поставок или платежей. Конкретного списка такой информации не существует ни в одном действующем нормативном правовом акте из-за сложности гражданских правоотношений между субъектами права.

Как ответить

Если получатель запроса желает и может ответить на него, задачу по подготовке ответа следует поручить компетентному в данной области лицу. Если вопрос касается официальных документов по сделке, поручаем дело юристу, который составлял договор.

В небольших предприятиях ответами на всю корреспонденцию занимается руководитель лично. В любом случае документ должен быть подписан лицом, на имя которого поступил запрос.

Приложения

Основная ценность ответа сосредоточена в приложениях к нему. Если сам ответ содержит краткие пояснения по поступившему запросу, то приложения предоставляют полный спектр запрашиваемой информации. В качестве приложений могут быть оригиналы документов, заверенные копии или выписки. Необходимо четко разграничивать эти категории.

Например, выписка представляет собой часть запрашиваемого документа. Контрагента обычно интересуют отдельные пункты договора. Поэтому нет необходимости отправлять все соглашение целиком.

Как отправить

Отправка ответа на запрос – важная часть всей процедуры. Контрагент должен самостоятельно определить способ документооборота. Если речь идет о запросе оригиналов официальных бумаг, следует воспользоваться услугами Почты России. Заказное письмо с уведомлением о вручении или заказная бандероль (в зависимости от веса отправления) является наиболее универсальным способом ведения деловой переписки.

Если контрагента интересуют только данные, а не оригиналы документов, достаточно выслать сканы по электронной почте. Возможно, их придется заверить электронной цифровой подписью.

Форма документа

Ответ на запрос относится к корреспонденции. Ни один действующий нормативный правовой акт не устанавливает строгих правил оформления подобных официальных документов. Ответ составляется в свободной форме без использования обязательных унифицированных бланков, поскольку они не существуют.

Сведения излагаются на чистом листе бумаги формата А4 или А5 (в зависимости от объема информации). Альтернативно можно использовать фирменный бланк организации, на котором указаны все ее реквизиты (наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес и так далее).

Содержание документа можно исполнить от руки с использованием синей или черной шариковой ручки, либо в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допустимы, однако деловая переписка всегда подразумевает исключительно печатный вариант.

Инструкция по правильному оформлению ответа

Убедившись, что запрашивающая сторона обладает полномочиями истребования информации, можно приступать к составлению ответа. В первую очередь необходимо указать, кому, куда и от кого направляется официальный документ. В правом верхнем углу листа указываем ФИО руководителя запрашиваемой организации (частной или государственной), его должность и полное наименование субъекта правоотношений.

Ниже по документу указываем его наименование, дату и место составления. Далее отмечаем сам факт получения запроса и его рассмотрение. Если было принято решение предоставить запрашиваемую информацию, прописываем необходимые данные. В приложениях указываем все подтверждающие документы по списку.

Примерный образец

На этом этапе работа с официальным документом завершена. Остается лишь подписать его, указав фамилию и инициалы составителя. Проставление печати организации не обязательно, если документ не требует заверения копий.

Скачать документы:

• Пример ответа на запрос о предоставлении информации
• Бланк ответа на запрос о предоставлении информации

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (также известного как письмо-ответ) – это общепринятая практика деловой переписки. Обычно запросы поступают от потенциальных партнеров компании с просьбой предоставить информацию о деятельности, товарах, услугах, ценах и скидках, или от уже существующих контрагентов, которые запрашивают сведения о сроках поставки, оплате, пересылке или корректировке документов и т.д.

• Бланк и пример
• Просмотр онлайн
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Ответ на запрос является официальным документом и частью делового документооборота компании. Однако иногда на электронную почту могут приходить спам или другая нежелательная корреспонденция, на которые можно не отвечать.

Общие правила написания ответа

Прежде всего, следует помнить, что ответ должен писать именно тот сотрудник компании, на имя которого было адресовано первоначальное письмо. Исключения возможны только в случаях отсутствия этого сотрудника (по болезни, в командировке, после увольнения). Тогда ответ может написать тот, кто временно исполняет его обязанности.

Язык и стиль письма должны соответствовать запросу. То есть, желательно использовать ту же форму обращения, лексику, терминологию и последовательность изложения, которую использовал автор запроса, при условии, что инициатор письма проявил себя грамотным и корректным человеком.

Необходимо указать ссылку на номер и дату входящего письма, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса, и нежелательно указывать на них в ответе (если это не относится к конкретной деятельности компании).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным. Положительный ответ должен быть максимально подробным, а отрицательный – обоснованным и предельно корректным. В случае отказа на запрос, хорошим тоном будет сообщить, при каких условиях ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Следует избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость и заведомо ложные сведения недопустимы.

Срок ответа на запрос

Законодательство не устанавливает конкретный срок для ответа на письмо-запрос. Но, по стандарту, желательно отвечать в течение одной недели. Если запрашиваемая информация отсутствует, с ответом лучше повременить. Если автор запроса указал срок, в который он ждет ответ, рекомендуется уложиться в этот период. В случае нехватки данных лучше сообщить об этом и попросить подождать.

Отметим, государственные органы всегда указывают срок, в который нужно предоставить ответ.

Как составить ответ на запрос

Ответ на запрос должен быть составлен в соответствии с установленными стандартами. Например, порядок указания реквизитов и составления внутренних шаблонов регулируется ГОСТ Р 7.0.97-2016. Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть важную роль в отношениях между организациями. Поэтому к его составлению следует подходить очень внимательно, соблюдая определенные правила.

Прежде всего, перед составлением ответа следует уведомить отправителя о получении запроса любым удобным способом. После этого, при наличии всей необходимой информации, можно приступать к составлению ответа.

Структура ответа стандартна для делопроизводства:

1. Вверху письма (справа или слева) указывается название компании-отправителя (с адресом и телефоном), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом указываются данные получателя.
3. Затем пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса. Если в запросе содержится несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан в таком же формате. Если к ответу прилагаются дополнительные материалы, это необходимо указать в тексте письма.
4. Аналогично, при необходимости, можно добавлять ссылки на соответствующие законы, нормативные акты и правовые документы.

В соответствии с пунктом 6.2 стандарта, изменения в электронную версию шаблона письма-ответа не допускаются, поскольку она должна быть абсолютно идентичной бумажному варианту.

Как правильно оформить письмо-ответ

Письмо-ответ можно написать как вручную (особенно если запрос пришел в таком же формате), так и распечатать на компьютере (этот способ значительно экономит время).

Оформить его можно на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке организации. Использование фирменного бланка позволяет избежать ручного ввода реквизитов компании и выглядит более солидно. Письмо обязательно должно содержать подпись представителя организации с указанием его должности. Печать ставить не нужно, так как согласно ФЗ № 82, применение печатей и штампов юридическими лицами больше не требуется.

Ответ составляется в единственном экземпляре, перед отправкой его необходимо пронумеровать в соответствии с внутренним документооборотом компании и проставить дату. Сведения о письме нужно внести в журнал учета исходящей документации. Это поможет быстро найти письмо в случае его потери или возникновения разногласий с контрагентом.

Согласно Приказу ФНС № ММВ-7-2/204, налоговая служба имеет унифицированный шаблон для отказа в предоставлении документов. В этом случае организация, у которой запрашиваются документы, должна использовать только его.

Способы отправки письма

Письмо можно отправить разными способами. Электронная почта или факс значительно экономят время. Однако, если письмо содержит важную информацию или оригиналы документов и требуется гарантированное получение, лучше воспользоваться услугами Почты России, отправив заказное письмо с уведомлением о вручении.

Необходимость ответа на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключения.

Письмо-ответ не требует никакого ответа, так как оно не содержит просьб, запросов или предложений. Оно предоставляет только ту информацию, которая требовалась второй стороне.

Тем не менее, письмо-ответ может стать отправной точкой для заключения выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования проблем и сложностей в отношениях между партнерами.

Как правильно ответить на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором содержится либо отказ в предоставлении запрашиваемых данных, либо сразу указывается нужная информация.

Обязательные случаи ответа на запрос

Важно уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур имеют право требовать данные, связанные с деятельностью частных компаний и бюджетных организаций. Например:

• суды и приставы в рамках дела или производства по нему;
• прокуратура и полиция в рамках конкретного уголовного дела или полученного заявления;
• налоговая служба в рамках проверки налоговых отчислений;
• адвокаты в рамках предоставления определенных услуг;
• Министерство обороны для обеспечения обороноспособности страны.

Также данные нужно предоставлять контрагентам, если это предусмотрено договором. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и т.д. Такие запросы также могут делать лица, связанные с договором оферты, например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий или графике работы торговой точки.

Мотивация запроса очень важна. В документе нужно указать основание его направления (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивация отсутствует или указана нечетко, следует отказ. Также отказывают в предоставлении информации при отсутствии необходимых подписей и печатей на запросе, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

Сроки подготовки ответа

Для частных компаний строгих правил по срокам ответа нет. Рекомендуется учитывать следующие особенности:

1. Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указано требование предоставить ответ в течение определенного времени. Это требование не следует игнорировать.
2. Если запрос поступил от контрагента и в договоре между сторонами указано, что ответ должен быть предоставлен в определенный срок, необходимо придерживаться этого срока.
3. Во всех остальных случаях рекомендуется отвечать в течение 7 дней или любого разумного срока.

ВАЖНО!

«Разумный» срок определяется исключительно получателем, но его необходимо увязывать с процессом поиска нужной информации. Например, если письмо касается данных, которые легко доступны, рекомендуется ответить незамедлительно. В случае, когда необходимо поднимать архивные данные за последние три года, очевидно, что срок значительно увеличится.

Чтобы не нарушить закон и избежать штрафа, проверьте ответ и правила в системе КонсультантПлюс. Эксперты-практики подготовили ясные инструкции и шаблоны для различных ситуаций. Доступ к ним бесплатен на 2 дня.

Как составить ответ

При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Хотя строгой формы, установленной законодательством, не существует, в документе должны быть указаны следующие данные:

• информация о получателе письма (название и адрес компании, которая отвечает на письмо);
• текст ответа. Обычно он начинается с упоминания запроса;
• дата и подпись должностного лица. Обычно ставится печать компании. Рекомендуется добавить контактные данные составителя ответа, чтобы получатель мог уточнить информацию, если это потребуется.

При отказе форма остаётся примерно такой же, но текст изменяется на противоположный, указывая причину, по которой данные невозможно предоставить.

Стандартный бланк такого документа выглядит следующим образом:

_____ года № _________

О предоставлении информации

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _

Директор ___________________________________________ И.О. Фамилия

Пример положительного ответа:

Пример ответа с отказом предоставить информацию

Этот пример является хорошим примером того, как правильно отвечать на неправильно сформулированные запросы:

Как передать

Если в полученном сообщении нужно передать какие-то важные бумаги (например, оригиналы отчетов и прочее), используйте услуги курьерской доставки. В остальных случаях достаточно отправить письмо обычной почтой или просто переслать его электронным способом.