Акт обмена по своей юридической природе является комплексным и сочетает в себе сразу две функции: списание старого объекта и постановку на баланс нового. Теоретически этот процесс может быть осуществлен с любым оборудованием, кроме того, которое относится к основным средствам организации. Согласно законодательству, объект считается основным средством, если
К этому оборудованию применяются особые правила учета. Речь идет об очень точной информации. Чтобы вывести такие объекты, нужно оформить несколько отдельных документов, таких как акт технического осмотра, акт о вывозе, претензия к производителю (если есть гарантия) и т. д.
Поэтому по официальным документам можно заменить только различное оборудование, которое не относится к основным средствам. Сюда относится различное строительное оборудование, компьютерная техника и т. д.
Что должно быть отмечено в официальных документах
На сегодняшний день практика выработала определенный перечень моментов, которые должны быть зафиксированы в акте обмена. Среди них:
Объяснение того, как правильно написать отчет.
Во-первых, начните с названия организации с указанием организационно-правовой формы. Затем присвойте документу уникальный номер для распространения документа внутри компании и укажите дату и место создания документа.
Ниже по тексту укажите имя исполнителя и оборудование, подлежащее замене (фактический срок службы, дата приобретения, инвентарный номер). Далее укажите, какие меры были предприняты заказчиком для обнаружения поражения. Это может быть коллективно составленный отчет технического руководства или заключение подрядчика. Следует дать краткое объяснение характера повреждения и причин, объясняющих необходимость замены всего оборудования, а не какого-то его компонента.
В конце документа приводится заключение для подрядчика и заказчика. В нем отражается результат процесса в виде замены оборудования с использованием тех же или аналогичных свойств.
На данном этапе составление законопроекта завершено. Остается только проверка подписи (расшифровки) представителя контрагента. После того как все подписи скреплены печатью, документ передается в бухгалтерию. Руководитель бухгалтерии может принять меры по удалению старого акта и регистрации нового. Акт хранится в архиве учреждения в течение определенного законом срока.
Для какого оборудования может быть составлен данный акт
При замене оборудования, находящегося на балансе предприятия, может быть составлен акт замены. Предположительно:
Порядок замены оборудования, имеющего значительную стоимость
К оборудованию, имеющему значительную стоимость, относится оборудование, стоимость которого превышает 40 000 рублей.
Если повреждения возникли именно на оборудовании, относящемся к категории «особо ценного», необходимо составить акт, а также оформить возврат товара продавцу (если гарантийный срок еще не истек). . Счета-фактуры и акты приема-передачи основных средств (ценное имущество относится к этому направлению учета) также должны быть созданы и стать актами выбытия.
На поступление нового оборудования, пришедшего на замену предыдущему, также должна быть составлена квитанция, которая станет его новой инвентарной вкладкой.
Строгое соблюдение этого процесса предотвращает возможные претензии со стороны контролирующих органов и контрагентов — поставщиков оборудования.
Общая информация по практике, пенсионные сходства
Если вам поручили подготовить сертификат о замене оборудования, но вы не уверены, как именно действовать, вот несколько полезных рекомендаций. Также рекомендуется изучить типовые документы. На их основе можно легко создать свой собственный акт.
Прежде чем приступить к детальному изучению акта, ознакомьтесь с некоторыми общими сведениями, характерными для всех этих документов.
Важно, что текст должен быть заверен «живой» подписью лица, участвующего в замене.
Акт замены оборудования должен быть подтвержден печатью только в том случае, если это требование определено учетной политикой организации.
Необходимо сделать как минимум две копии акта (по одной для каждой стороны, участвующей в обмене), но при необходимости можно сделать дополнительные копии и заверить их нотариально.
Детали совершенных операций должны заноситься в журнал учета. Журналы должны существовать во всех крупных организациях и обычно хранятся в офисе бухгалтера или секретариате.
После составления акта
После того как акт составлен и официально утвержден, он должен храниться в папке с другими документами аналогичного характера. Доступ к этой папке должен быть ограничен. Срок хранения документов устанавливается локальной документацией компании, а если это правило не закреплено в учетной политике, то законодательством Российской Федерации.