Трудовая книжка содержит разделы «Информация о работе» и «Информация об аудитории». Раздел «Информация о работе» содержит сведения о приеме на работу, различных должностях и увольнениях (Минтруд России от 10. 10 . 2003 N 69 Директивы по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России, пункты 3, 5, далее — Директива) — «Сведения о награждениях» направлены на регистрацию присвоения (поощрения) рабочей квалификации для сохранения рабочего места. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления свободных трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. Постановление Правительства Российской Федерации от 16. 04. 2003 N 225 (далее — Положение). В соответствии со ст. 38 Положения после заполнения всех страниц одного из разделов трудовой книжки в нее вшивается раздел «Сведения о работе» или раздел «Сведения о допущениях». Он редактируется и хранится у работодателя так же, как и трудовая книжка.
Вкладыш в трудовую книжку является бланком, его форма утверждена Положением. Форма бланка утверждена Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «Трудовая книжка» (далее — Приказ). Приложение к трудовой книжке идентично форме трудовой книжки, кроме названия трудовой книжки и титульного листа с предупреждением о том, что без трудовой книжки форма недействительна.
Вкладыши, как и трудовые книжки, являются строго подотчетной печатью и имеют свою нумерацию и порядок оформления. Информация об этом должна быть зарегистрирована в книге учета пробных и расходных документов для учета пробелов и вкладышей в трудовую книжку. Согласно п. 41, новые вкладыши, выданные работникам, регистрируются в заявлении о выдаче трудовой книжки и в книге учета вкладышей со ссылкой на заказ и номер.
Обязанность по приобретению вкладыша и бланка трудовой книжки возлагается на работодателя (ст. 46 Положения 4 Правил, подробнее см. отдельные документы).
Анализ судебной практики показывает, что регистрация поступающего на работу работодателя, которая должна осуществляться в разделе «Сведения о работе» отдельной части трудовой книжки, является основанием для возмещения ущерба от нарушения трудового законодательства и привлечения к административной ответственности. В соответствии со статьей 1 Постановления (ЕС) № 5. 27 Закона Российской Федерации «Об административных правонарушениях» (по делу Решение № 12-34/14 Центрального районного суда г. Хабаровска, решение Пятигорского городского суда Ставропольского края от 18 апреля 2014 г.). Это делает незаконным внесение дополнительных списков во вкладыш в трудовую книжку без изменения записей в разделе «Сведения о допущениях».
В соответствии с п. 30 Положения и п. 1. 2 Директивы изменение неправильных и ошибочных записей в разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе или о задании, осуществляется путем их аннулирования. В дальнейшем — путем надлежащей регистрации. В то же время ст. 1.2 Директивы регламентирует процедуру исправления неправильных или ошибочных записей только в том случае, если эта регистрация была произведена сначала в правильной части трудовой книжки.
По нашему мнению, порядок исправления неправильных или ошибочных записей, указанный в п. 1.2 Директивы, должен применяться по аналогии, если правильная запись была сделана в неправильной части трудовой книжки. Такого же мнения придерживаются и федеральные эксперты в области трудового права.
Вкладыши составлены в соответствии с правилами заполнения и оформления трудовой книжки. На титульном листе вкладыша содержатся сведения о последних работниках на момент создания вкладыша. Поэтому перед заполнением обложки вкладыша необходимо запросить у работника соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о разводе, диплом об образовании и т. д. Также в соответствии с документами, представленными для изготовления обложки вкладыша.
Если при заполнении вкладыша изменились данные работника, необходимо внести соответствующие изменения в трудовую книжку (см. отдельные документы для получения дополнительной информации).
Обратите внимание, что все записи в рабочей тетради имеют порядковый номер (стр. 11 Положения) в соответствующем разделе. Порядковый номер можно найти в колонке 1: «Сведения о работе» или в колонке 1: «Сведения о работе. Задания». Это означает, что каждый раздел трудовой книжки имеет уникальный номер и каждая последующая запись, созданная в нем, должна иметь соответствующий порядковый номер. Поскольку вкладыш в трудовую книжку выдается только после заполнения всех страниц любого раздела трудовой книжки, нумерация соответствующего раздела вкладыша продолжает нумерацию аналогичных разделов трудовой книжки. Данный вывод основан на разделе 11 Положения.
Согласно статье 39 Положения после оформления каждого вкладыша в трудовой книжке проставляется штамп «вкладыш выдан» с указанием порядка и нумерации вкладышей (решение Селемзинского районного суда Амурской области от 12 марта 2019 г. Дело N 2-35/2019). Однако ни данное положение, ни Директива N 69 «О порядке заполнения трудовых книжек», утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. (далее — Директива), не содержат указаний на расположение проставляемого знака. Штампы для выдачи вкладышей. Эксперты Роструда пояснили, что положение штампа выбирают сами сотрудники, при условии, что штамп не закрывает другие дела и хорошо читается. Поэтому не считается неправильным ставить штамп на вкладыше в верхней части титульного листа трудовой книжки или внутри первого титульного листа в момент выдачи.
В статье 39 Правил четко указано, что штамп должен быть проставлен на титульном листе. Однако, по нашему мнению, рукописный штамп «Вкладыш выдан» с указанием серии и номера вкладыша эквивалентен почтовой марке, и поэтому данный штамп не является основанием для аннулирования вкладыша. Судебные органы также высказывали свое мнение о возможности замены рукописной надписи на штамп и штампа на рукописную надпись (см. например, решение Арбитражного суда Ростовской области по делу N А53-7246 от 12 мая 2007 г.) 2007). Однако это не отменяет обязанности работодателя иметь и проставлять соответствующую печать при выдаче каждого вкладыша (решение Центрального районного суда г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края по делу N 12-308/2016 от 23 сентября 2016 г.), дело N 33-9274 /2018 в Решении Оренбургского районного суда от 20 декабря 2018 года).
Следует отметить, что ни правила, ни инструкции не определяют конкретное место в тетради, где нужно вшивать вкладыш. Во-вторых, представляется разумным, что вкладыш вшивается между последней страницей и задней обложкой тетради, так как вкладыш делается только тогда, когда все страницы части работы заполнены. В то же время отметим, что, по нашему мнению, учреждение вправе самостоятельно определять, где и как размещать штамп с надписью, а также «вкладыш», так как эти вопросы не регулируются трудовым законодательством. Вкладыши вшиваются (Решение 21 Челябинской области Катав-Ивановского городского суда Ижевского районного суда от 6 июня 2019 г. по делу N 12-51/2017 Ижевского районного суда от 2019 г., делу N 12-. (Республиканский областной суд г. Кемерово № 33-2779/2015 от 215/2017, 4 апреля 2015 г.).
Статья 38 Правил оформления и регулирования вкладышей гласит, что вкладыш без трудовой книжки является недействительным. 38 Процессуальный регламент указывает, что вкладыш без трудовой книжки является недействительным. Судебная практика свидетельствует о том, что работодатели могут практиковать оформление вкладышей вместо трудовых книжек, что приводит работников к судебным разбирательствам (см. решение Чарышского районного суда Алтайского края по делу N 2-64/2019 — от 29. 04. 2019). (Центральный районный суд Забайкальского края, n 2-564/2019).
Примечания.
Дата выдачи вкладыша в трудовую книжку не может быть ранее даты выдачи трудовой книжки (дубликата трудовой книжки) (смотрите, например, определение Ставропольского краевого суда от 12 декабря 2019 г. по делу N 33. -792 /2019).
Обязательной является регистрация при приеме на работу вкладышей в трудовую книжку (п. 41 Положения).
Если лицо, поступающее на работу, предъявляет только вкладыш в трудовую книжку, работодатель должен поступить так же, как и при отсутствии трудовой книжки (подробнее о решении см. в Энциклопедии. (Вручение трудовых книжек при приеме на работу).
Обратите внимание, что вложенные трудовые книжки создаются и хранятся работодателем так же, как и трудовые книжки. Поэтому если вкладыш в трудовую книжку утерян работником или работодателем, если во вкладыше содержится запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, или если вкладыш пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался и т. д.), необходимо оформить дубликат вкладыш должен быть выдан (как определено в решении Московского суда). ) должен быть выдан двойной вкладыш (определение Московского городского суда от 12 сентября 2019 г. по делу N 33-40939/2019, определение Верховного суда Республики Крым от 1 октября 2019 г. по делу N 33-) 9977/2019, Калининградский районный суд, 2018 г. (дело N 33-3443/2018 от 25 июля 2018 года, Московский городской суд, дело N 4г-10061/2017 от 7 сентября 2017 года, Верховный суд Республики Башкортостан, от 15 января 2015 года, дело N 3 3-2/2015).
Оформление вкладышей в трудовые книжки (пример заполнения формы см. здесь).
Когда оформляется вкладыш в трудовую книжку, определено в пункте 38 Порядка. Если один из разделов трудовой книжки полностью заполнен в соответствии с этим пунктом, то при оформлении вкладыша, который прикрепляется к трудовой книжке, вносится следующая информация об этом разделе Порядок ведения трудовых книжек и вкладышей к ним идентичен.
Как указано в статье 39 Порядка, каждый случай оформления и представления вкладыша в трудовую книжку должен сопровождаться штампом «Вкладыш выдан в трудовую книжку» (см. образец вкладыша здесь). Вкладыш должен быть заверен печатью.
Отметим, что выдача вкладыша должна быть зарегистрирована в регистре учета доходов и расходов по бухгалтерскому мониторингу соответствующей формы вкладыша, а движение трудовых книжек и вкладышей — в регистре бухгалтерского мониторинга. Они.
Действительны ли вкладыши без трудовых книжек?
Вкладыши без текста недействительны. Это следует как из второго пункта статьи 39 Положения, так и из самой формы вкладыша, которая содержит соответствующие указания.
Так, например, если вновь принятый сотрудник не предоставил трудовую книжку, а только приложение, то внесение работодателем новой записи без предоставления основного документа будет незаконным, независимо от записей, содержащихся во вкладыше. Документация — трудовые книжки.
Заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку (образец).
Законодательство не устанавливает, какое именно заявление должно подать лицо, уполномоченное вести трудовые книжки для выдачи соответствующих бланков. Такое заявление может быть составлено в произвольной форме.
Под отчет просим издать книгу с 1 (одним) официальным вкладышем.
Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россо Махина В. Ю.
Зачем?
Необходимость во вставке возникает, когда все страницы раздела заполнены и нет места для дальнейшего оформления. При этом неважно, какой модуль полностью описан, будь то «информация о работе» или «информация о награждении».
В прошлом практика сотрудников заключалась в том, чтобы удалять «информацию о наградах» и добавлять «информацию о работе» в начало, так как это считалось нормальным и поэтому никогда не вставлялось. Однако такой подход не согласуется с директивами трудовой книжки. Удаление не допускается.
Не разрешается регистрировать новую трудовую книжку для сотрудника, если он удалил старую. Не разрешается вклеивать дополнительные листки или белые бумаги. Нет другого места — создаются вставки. Нет других вариантов — вставки создаются.
Пример. Работник выходит на пенсию.
Заявление написано, команда готова, осталось только заполнить трудовую книжку и сдать человеку.
Внезапно вы понимаете, что в трудовой книжке не хватает места для регистрации увольнения.
Поскольку работник выходит на пенсию, необходимость в трудовой книжке отпадает. Многие не хотят тратить деньги на вкладыши и уговаривают сотрудников зарегистрироваться в другом месте. Однако, согласно правилам, запись во вкладыше обязательна, даже если требуется только одна регистрация.
Кто несет ответственность за покупку?
Вкладыши, как и сама трудовая книжка, приобретаются работодателем. Во многих организациях работников просят принести их самостоятельно, что абсолютно неверно. Все трудовые книжки и вкладыши имеют серийные номера и специальную защиту от подделок.
Документы, купленные на перекрестках, могут быть подделками, выпущенными на поддельных принтерах. С другой стороны, только некоторые профессиональные организации имеют право размножать настоящие вкладыши.
Работодатели заключают с ними договоры и закупают партии документов, записанных в книги учета доказательств и расходов с серийными номерами. Использовать неполученные документы запрещено.
Когда приходит время выдавать вкладыш, работник оплачивает стоимость документа. В этом случае цена указывается на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма время от времени увеличивается. Сотруднику компенсируется только стоимость покупки.
Некоторые организации получают наличные от своих сотрудников, а в некоторых случаях сумма вычитается из их зарплаты. Обратите внимание, что если выбран второй вариант, то резервирование не может быть произведено без согласия сотрудника.
Поэтому он пишет заявление (на имя главного бухгалтера или ответственного лица компании) с просьбой удержать из его зарплаты определенную сумму (например, 100 рублей) в качестве стоимости бланка вкладыша.
Заявление работника о выдаче бланка вкладыша может быть составлено в произвольной форме, но не является обязательным документом. Оно автоматически регистрируется в трудовой книжке, так как в ней нет свободных полей для внесения необходимых записей.
Образец заявления на выдачу вкладыша в трудовую книжку..
Вставлять документ или нет?
Вставки в рабочую книгу всегда сшиваются. Никаких сшиваний, скреплений или склеиваний.
Предпочтительнее подшивать полностью заполненный вкладыш. В противном случае неправильное выполнение потребует неприятного процесса извлечения, создания и выбрасывания измененной формы действия изменения.
Лучше всего использовать хлопчатобумажную нить № 10. Она довольно толстая и не будет резать бумагу. Сам процесс сшивания довольно прост.
В инструкции не указано, где именно нужно вшивать вкладыш. Он может быть в начале, может быть в середине или даже в конце тетради.
Каждый сотрудник выбирает на свое усмотрение.
Технически удобнее вшивать посередине.
Это облегчает прокол, а сам вкладыш держится надежнее. Однако при таком варианте есть проблема — файл рассыпается. Это хорошо видно при копировании.
Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между последней страницей тетради и обложкой.
Подробнее о том, как правильно вставить вставку в рабочую книгу, смотрите в следующем видео.
Медиана или последовательные числа?
Частая ошибка HR заключается в том, что каждый элемент вставки начинается с цифры 1.
Однако правила предусматривают, что они должны быть пронумерованы.
Это означает, что номера не начинаются с самого начала, а следуют в порядке возрастания.
Например, если раздел «Сведения о работе» в трудовой книжке заканчивается номером 20, то первая вставленная запись в этом же разделе будет иметь номер 21.
Где и как она регистрируется?
Записи документов вносятся в книгу учета передачи книг и вкладышей в трудовые книжки, которая должна существовать в каждом отделе кадров. Какую информацию необходимо внести? Создаются следующие записи.
Если при регистрации приложения была допущена ошибка, удалять неверную информацию не рекомендуется. Рекомендуется отметить «Неверная запись» в следующем поле и заполнить правильную информацию.
Регистрация происходит сразу после исполнения документа. Сотрудники, получающие сложенные документы, при увольнении должны расписаться в двух местах: в одном — за трудовую книжку, в другом — за сложенный документ.
По закону работодатель несет ответственность за хранение трудовой книжки. Поэтому вкладыш также входит в его компетенцию. Кроме того, вкладыш является продолжением трудовой книжки. В нем содержится информация о трудовой деятельности человека.
При неправильном ведении это может создать проблемы для сотрудника при увольнении.
Однако если документ оформлен правильно, то успешная проверка отделом кадров гарантирует отсутствие претензий со стороны бывшего сотрудника.
Скачать бланк вкладыша в трудовую книжку.