Учитывая, что сотруднику (независимо от его должности в компании) необходимо помнить о руководителе компании, ему необходимо создать этот документ, понимая, что без его личного вмешательства дело не решить.
Письменные запросы в этих двух категориях внутри компании действительно похожи по самым важным пунктам. Они ориентированы на информацию и требуют действий от того, к кому обращены.
Они касаются либо конкретного специалиста, либо деятельности определенного отдела. Однако заметки окрашены более иерархично. Они всегда обозначены «снизу вверх». То есть от специалистов более низкого ранга к более высоким.
Меморандум может быть адресован как представителям того же ранга, что и автор, так и тем, кто несколько ниже. Кроме того, он может быть адресован и представителям аффилированных организаций. По сути, меморандум о взаимопонимании — это подмножество формального меморандума о взаимопонимании, как и пояснительная записка.
Подробнее о разнице между меморандумом и экспликацией см. комментарий эксперта.
Должен ли менеджер писать документацию?
Должен, но если он хочет учесть мнение экспертов департамента или руководителей отделов, ожидайте от него определенных действий.
Общие рекомендации по написанию документов
Необходимо кратко и по существу изложить суть проблемы, напомнив, что время обслуживания ограничено и дорого для каждого сотрудника.
Важно: в используемом языке не должно быть ошибок. Также следует избегать грубых, сложных и громоздких фраз, которые могут быть истолкованы несколькими способами и искажать смысл того, что вы хотите донести.
Принципы написания письма всегда одинаковы. Что произошло, чего вы хотите и почему считаете, что человек, к которому вы обращаетесь, должен это сделать. Написание записки на фирменном бланке с логотипом компании придает ей больший вес.
Неплохо также указать, как текущая ситуация влияет на бизнес и как ее можно улучшить благодаря вмешательству адресата. Например, предположим, что кто-то нарушил внутренний распорядок, вызвав дисгармонию в коллективе, что, в свою очередь, вызывает дисгармонию в отделе и нарушает командный дух, необходимый для увеличения продаж.
Лучше всего придерживаться делового, нейтрального стиля приветствия. Поэтому нельзя использовать непристойности, сленг и эмоциональные выражения, особенно ненормативную лексику, оскорбительные или аморальные высказывания.
Если вы требуете от получателя более одного действия, укажите их в виде нумерованного списка, отделяя каждое двоеточием с новой строки.
Пошаговая инструкция: как правильно написать?
Как правильно написать служебную записку руководителю по образцу? В правом верхнем углу создается «шапка» документа. В нем необходимо указать, кому и в какой отдел направляется документ, местонахождение и паспортные данные. Ниже, в центре, также указывается примечание и его назначение (например, ремонт или удаление, повышение или премия для сотрудника), а также регистрационный номер.
Ниже текста пишется суть вопроса, сначала информационная часть, затем то, что вы хотите (например, прошу издать приказ о контроле по тому или иному инциденту), либо заменить вопрос. Проследите за оснащением отдела тем или иным оборудованием (предварительно сообщив, зачем это нужно сделать и в каком состоянии находится имеющееся оборудование).
Вот несколько конкретных примеров того, как может выглядеть такой документ Генеральному директору ООО «Лотос-В».
Старшему менеджеру по продажам От Ивановой И.И.
(На ремонт или замену оборудования)
В отделе продаж ООО «Лотос-М» компьютерная техника не пригодна для дальнейшей работы и нуждается в замене и ремонте. Поэтому на данный момент пять из восьми компьютеров (по одному на каждых двух сотрудников) признаны полностью неисправными, а оставшиеся два могут быть отремонтированы системным администратором. Это замедляет процесс взаимодействия с клиентами. Сотрудникам приходится пользоваться личными ноутбуками или планшетами, которые они принесли с собой. Этот принтер также считается не подлежащим ремонту, так как он очень старый.
Ирина Иванова, старший директор по продажам (подпись).
Таким образом, очевидно, что если сотрудник просит о чем-то другого сотрудника, особенно руководителя, то в соответствии с нормами деловой этики это должно быть изложено в письменном виде по установленному в компании образцу.
Это единственный способ гарантировать, что ваша просьба не будет проигнорирована и на нее будет дан исчерпывающий ответ, и единственный способ гарантировать, что ваша просьба будет считаться разумной, а не личной просьбой, которую руководство (высшее или общее) может проигнорировать. < span> {space}