Электронная почта, как она описана в данной работе, — это средство передачи информации в бизнесе. По сути, в этой главе разъясняется общее понятие термина «деловая переписка» или «официальная переписка».
Различные виды официальной корреспонденции, отправляемой от имени организации, агентства — перевозчика другой организации, адресованной сотруднику и подписанной им, являются деловой корреспонденцией.
К профессиональной корреспонденции можно отнести отчеты, доклады, резюме, служебные или сопроводительные письма. Их разновидности:
Деловые письма являются одним из средств обмена информацией и оперативного контроля различных процессов организации или учреждения.
При всех разновидностях письменного делового общения его вдохновители решают формальные задачи. Годы профессиональной переписки выработали языковую модель, позволяющую четко и лаконично формулировать стимулы, причины и цели официальных сообщений.
Виды и разделение электронных писем по их функциональному воздействию представлены в таблице 1.
Таблица 1. Распределение электронных писем в зависимости от операции
Профессиональные операции с электронной почтой
w Придание юридического статуса чему-либо
w Начало и поддержание отношений
w Выражение предупреждения, жалобы или отказа
Виды регистрации и учета электронной почты
В процессе организации учета входящей и исходящей почты в бизнесе этот процесс модифицировался и развивался в соответствии с техническим прогрессом и в итоге принял форму, доступную на каждом ПК — автоматизированного журнала справочно-информационной системы или системы документооборота. Однако, чтобы начать изучение этих автоматизированных систем, необходимо знать другие методы регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции, чтобы выявить этапы этого процесса.
Методы регистрации и учета входящей и исходящей почты:
Как правило, вся информация о входящей и исходящей корреспонденции фиксируется на бумаге (специально разработанные форматы и пробелы). Указывается наименование (марка) и адрес отправителя/получателя, дата, номенклатура и серийный номер. Преимуществом этого метода является его дешевизна и простота, но если в год поступает более 20 записей, то поиск необходимой информации по той или иной регистрации многократно усложняется. Также необходимо учитывать износ бумаги, срок ее хранения и ведение картотеки документов из картотеки.
Аналог бумажного метода, с той лишь разницей, что вместо бумаги используются документы word или excel. Заполняются вычислительные ведомости и формы, формируются отчеты. Этот метод также менее затратный, более легкий и простой в использовании, но имеет ряд недостатков. Сотрудник, выполняющий отчет, должен обладать базовыми знаниями компьютера. При этом методе никогда не создается резервная копия данных. Поиск необходимой информации может вызвать трудности. Кроме того, если компьютер или программное обеспечение повреждены, информационные файлы могут быть потеряны или уничтожены без возможности восстановления. Резервные копии необходимо регулярно обновлять, что также может вызвать трудности.
3. электронные автоматизированные методы.
Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на регистрацию, хранение и поиск документов (коммуникации), а также на внешний вид всего технического процесса жизненного цикла документа. Эти информационно-технологические системы также называют автоматическими журналами входящей и исходящей корреспонденции. Эти системы радикально упрощают жизнь всего бизнеса, так как регистрация и учет всей корреспонденции полностью автоматизированы без вмешательства персонала.
Юридический адрес.
1. официально зарегистрированный и зафиксированный адрес предприятия, учреждения или компании.
2. конкретный объект, которому все адресовано, для чего предназначено.
Каждый рекламный проект требует адреса. Главное управление социальной помощи.
Информация. Цифровой код или идентификатор, соответствующий точке, в которой информация хранится или отнесена к памяти компьютера.
Адрес регистрации. Адрес ячейки памяти, куда загружается переменная. Указывает на цену, хранящуюся по определенному адресу.
Обновление. Набор символов, однозначно идентифицирующий местоположение компьютера и информацию, хранящуюся в компьютерной сети.
Уникальный адрес компьютера. Адрес веб-сайта, узла. Интернет-страница сайта www. reklama. ru. Адрес большой ссылки.
Временный адрес.
Адрес, присвоенный компьютеру при подключении к Интернету через модем — динамический адрес.
Динамический адрес.
Информация. Адрес электронной почты.
Введите адрес для доступа к электронной почте. Введите адрес получателя сообщения. Разведывательная служба через интернет-адрес.
Адрес электронной почты.
Набор символов, однозначно определяющий местоположение электронного ящика пользователя в компьютерной сети.
Данные других словарей.
Ходить (ездить, ездить) по своему адресу.
К кому, с намерением Р. Н. Формально. Обращаясь и ведя дела с кем-нибудь от имени кого-нибудь другого.
Что в прех. РН. Формальный. Что по отношению к нему.
Он сделал много замечаний по поводу руководства артистами.
В моей речи, в чем-то. (Передача, передача и т. п.) (официальное) — .
Не в обращении (разг.) — не существующий, не присутствующий или не там, где или кто должен быть. Ваше замечание не по адресу.
По чьему-либо адресу, чему-либо — н., кому-либо (напр., уведомление) — для кого-либо, по отношению к кому-либо. Не подразумевайте мой адрес.
3. письменное поздравление в честь юбилея кого-либо или другого события.
Информатика-2, первый урок.
e-mail (Email, электронная почта, от англ. Electronic Mail) — технология и ее сервисы для отправки и получения электронных сообщений (называемых «письмами» или «электронной почтой») через компьютеры распределенной (глобальной) сети.
Электронная почта имеет ряд существенных преимуществ перед обычной. Самое важное из них — скорость передачи сообщений. Если письмо, отправленное обычной почтой, может дойти до адресата за несколько дней или недель, то письмо, отправленное по электронной почте, сокращает время передачи до десятков секунд или, в худшем случае, до нескольких часов. Еще одно преимущество заключается в том, что электронные письма могут содержать вложения (программы, графики, звуки и т. д.), а также текстовые сообщения. Кроме того, электронную почту можно использовать для одновременной отправки сообщений нескольким абонентам или пересылки писем на другие адреса. Адреса электронной почты. Чтобы электронное письмо дошло до адресата, оно должно содержать, помимо самого сообщения, адрес электронной почты получателя письма.
Адрес электронной почты записывается в определенном формате и состоит из двух частей, разделенных знаком @ (username@server. ru).
Первая часть адреса электронной почты в имени пользователя является необязательной и задается пользователем при регистрации почтового ящика. Вторая часть server.ru — это имя сервера интернет-почты, на котором пользователь зарегистрировал свой почтовый ящик. Адрес электронной почты должен содержать только латинские символы и не должен содержать пробелов. Например, если имя почтового сервера — eict.ru, то имя почтового ящика пользователя будет таким username@eict. ru Адрес почтового абонента хранится в «адресной книге» компьютера пользователя. База данных. Адресная книга содержит имя абонента, его адрес электронной почты, номер телефона и другие данные. Функции электронной почты. Пользователи Интернета регистрируют свой почтовый ящик на почтовом сервере провайдера, где хранятся отправленные и полученные электронные сообщения. Электронные сообщения создаются на локальном компьютере с помощью почтовой программы. На этом этапе, помимо написания текста сообщения, необходимо определить адрес получателя сообщения (его можно взять из адресной книги), тему сообщения и прикрепить ли к сообщению файлы. Если необходимо. Процесс отправки сообщения начинается с подключения к Интернету и доставки сообщения в почтовый ящик на удаленном почтовом сервере. Почтовый сервер немедленно отправляет сообщение на почтовый сервер в почтовый ящик получателя через систему почтовых серверов Интернета. Чтобы получить сообщение, получатель должен подключиться к Интернету и доставить сообщение на удаленный почтовый сервер.
Программы электронной почты обычно предоставляют пользователю ряд дополнительных услуг для работы с электронной почтой (например, выбор адресов из адресной книги, автоматическая отправка сообщений на указанный адрес и т. д.).
Электронная почта с веб-интерфейсом.
Некоторые почтовые серверы предоставляют пользователям возможность пользоваться электронной почтой с помощью веб-интерфейса. Доступ к веб-почте можно создать с помощью любого браузера. Важной особенностью веб-почты является то, что все сообщения постоянно хранятся на удаленном почтовом сервере, а не на локальном компьютере пользователя. Многие веб-серверы предлагают возможность регистрации бесплатных почтовых ящиков (mail.ru, rambler.ru, yandex.ru, gmail.ru и т. д.) на каждом из них. Зарегистрированным пользователям необходимо ввести имя пользователя и пароль, после чего они могут подключиться к почтовой системе. Для новых пользователей предлагается процесс регистрации.
Почтовый сервер, e-mail сервер, почтовый сервер — В продвижении электронной почты его обычно называют агентом передачи почты (MTA). Это компьютерная программа, которая передает сообщения с одного компьютера на другой. Обычно почтовый сервер работает за кулисами, а пользователь задействует другую программу — Mail User (MUA). РАБОТА 1. Создайте свой собственный почтовый ящик на yandex.ru, mail.ru или google.ru. Изучите компоненты почтового ящика. Работа 2. Отправьте простое письмо своему учителю Работа 3. Найдите в Интернете ответы на следующие вопросы: 1) Когда впервые появилась E-Mail? 2) Кто ввел символ @? Напишите свои ответы в текстовом редакторе и сохраните их в папке документов /1 Курс/. Отправьте их преподавателю в виде вложения.
Необходимый «получатель».
Необходимый «адресат» может состоять из большинства следующих элементов.
Каждая из этих частей адресата должна быть напечатана с новой строки. Расстояние между ними составляет 1,5 расстояния между строками. Длина больших строк не должна превышать 9-10 см и ограничивается соответствующими границами текстового поля. Знаки препинания — стороны и точки — ставить нельзя. Допускается центрирование каждой строки получателя по отношению к большей строке.
Состав условия «Получатель» зависит от получателя и типа создаваемого документа. Например, для внутренних документов необходимо указывать только наименование структурного подразделения или руководителя, которому представляется документ. В этом случае название структурного подразделения или организации включается в название должности.
В служебных записках, адресованных руководителю структурного подразделения, необходимо четко указать следующее
Должность и имя адресата указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается этим вопросом. Это повышает эффективность предоставления документа в Исполнителе. Если документ адресован лицу, имеющему звание (ученому или военному), то это звание пишется перед фамилией.
Однако, согласно «Правилам почтовой корреспонденции», инициалы лица, которому адресован документ, ставятся после фамилии.
При отправке документа одному корреспонденту автор документа указывает полный адрес. Это упрощает задачу по отправке и обработке корреспонденции, которую выполняет отдел рассылки или секретарь учреждения.
При отправке документа в группу однотипных организаций адресаты указываются обобщенно. Часто это документы, адресованные второстепенным организациям.
При отправке документов в высшие административные органы, правительственные учреждения или корреспондентам-резидентам адрес не указывается.
Рекомендуется указывать не более четырех адресатов в одном документе. Если их больше, следует создать список рассылки, и каждый документ должен содержать только один конкретный адрес. Список рассылки создается составителем документа. Слово «копия» не ставится перед четвертым, третьим или вторым адресатом. Указание нескольких адресатов в документе призвано одновременно информировать каждого получателя о физических и юридических лицах, которым адресован документ.
Надеемся, что мы дали вам наиболее полное определение и значение термина «получатель» и разъяснили его суть. Пожалуйста, оставляйте свои комментарии и дополнения к документу.
Вам понравилось это определение бизнес-терминов? Теперь вы можете поделиться им со своими получателями, в социальных сетях и сообщить друзьям. Это лучшее, что мы могли сделать для вас. Оцените описание этого бизнес-термина и проголосуйте за его полезность. Любой желающий может просмотреть его анонимно.