Создавайте и работайте над онлайн-документами вместе с другими людьми с любого устройства. Изменения отображаются в режиме реального времени.
Работайте из любой точки мира
Редактируйте файлы коллег в режиме реального времени: делитесь комментариями, редактируйте и назначайте задания. Используйте @-функции для подключения соответствующих пользователей к документам и добавления заметок о событиях и файлах.
Встроенные интеллектуальные технологии для быстрого письма
Сосредоточьтесь на идеях и ускорьте написание документов благодаря интеллектуальному набору текста, исправлению орфографии и грамматики, аудиовступлениям и мгновенному переводу файлов.
Эффективная работа приложений Google
Приложения Google работают эффективно и экономят время. Отвечайте на комментарии прямо из Gmail, вводите диаграммы в Google Sheets и делитесь контентом в Google Meet. Вы даже можете искать материалы и изображения на диске или в Интернете, не выходя из Google Docs.
Интеллектуальные технологии и совместная работа для всех типов файлов
Редактируйте файлы Microsoft Word в Google Docs без конвертации и совместной работы с другими файлами. Назначайте задания и экономьте время с помощью функции «Умные ссылки». Вы можете даже вводить файлы PDF, которые сразу же становятся доступными для редактирования.
Дополнительные возможности с добавками
В Документах Google можно использовать приложения сторонних разработчиков. Например, можно подключить приложение для электронной подписи или инструмент управления проектами.
Работа с последними версиями файлов
В Google Docs каждый использует последнюю версию документа. Изменения автоматически сохраняются в истории, что позволяет легко отслеживать их и вносить по мере необходимости.
Работа в автономном режиме.
Файлы документов можно просматривать, создавать и обрабатывать без подключения к Интернету. Это позволяет работать с ними из любого места.
Безопасность, соответствие нормативным требованиям и защита конфиденциальности
Корпоративные данные.
В нем используются передовые технологии для защиты данных, в том числе от вредоносных программ. Google Docs позволяет хранить файлы в облаке, а не локально, что снижает риск для устройства.
Передача и хранение зашифрованных данных
Все файлы, загруженные на Google Диск или созданные в Документах, шифруются как при передаче, так и при хранении.
Соответствие нормативным требованиям.
Наши продукты, включая «Документы», регулярно проверяются независимыми организациями на предмет безопасности, конфиденциальности и соответствия нормативным требованиям.
Защита конфиденциальности пользователей
Документы Google отвечают тем же строгим требованиям к конфиденциальности и защите данных, что и другие облачные бизнес-сервисы Google.
Как форматировать текст
Чтобы работать с текстом, сначала нужно изменить шрифт, размер, цвет и выравнивание. Все три пункта находятся в левой части меню главной страницы.
Напишите текст, выделите его мышью и нажмите кнопку нужного формата.
Совет. Наведите курсор мыши на кнопку, и над ней появится название операции.
Справа от меню находятся функции, связанные с каждым типом документа. Просмотрите галерею, чтобы узнать, какая именно.
Как добавить элемент
Перейдите в меню ввода и выберите нужный элемент.
Работа с типами
Работа с типом поддерживается только в таблицах. Добавить тип можно двумя способами: через меню верхней таблицы или вручную.
Способ 1: Выделите нужную ячейку и перейдите в меню Тип → Функция.
Откроется список функций. Они могут быть сгруппированы, например, по механическим, математическим и логическим категориям. Щелкните один раз, чтобы выделить функцию, и ее описание появится под списком. При необходимости нажмите кнопку OK.
Метод 2. Поместите в ячейку знак равенства. Начните писать название функции. Под ячейкой появится выпадающий список подсказок. Выберите нужную функцию и задайте ее параметры.
Как открыть общий ресурс.
Чтобы позволить до 40 пользователям работать с файлом одновременно, необходимо настроить доступ к файлу. Это можно сделать на главной странице документации Яндекс.
В дополнение к стандартным функциям общего доступа владельцы подписки Yandex 360 Premium могут установить ограничение на время работы ссылки с помощью оптимизированного и расширенного тарифного плана. Кроме того, если документ открыт только для просмотра, скачивание документа запрещено.
Процесс объединения имеет два режима: «Быстрый» и «Строгий». Первый ничем не отличается от работы в одиночку. Как только пользователь вносит изменения, все изменения сохраняются. Все участники могут видеть изменения одновременно. Однако в «строгом» режиме результаты работы одного человека должны быть видны остальным по нажатию кнопки «Сохранить» в левом верхнем углу редактора.
Чтобы настроить эту функцию, перейдите на вкладку «Совместная работа» в редакторе документов, электронных таблиц или презентаций. Нажмите на Режим совместного редактирования и выберите Быстрый или Сильный.
Работа в процессоре.
Дважды щелкните документ, чтобы открыть его в редакторе.
Все изменения автоматически сохраняются. Чтобы завершить работу с документом и вернуться в папку диска, закройте вкладку Редактор.
Вы можете переименовать файл, загрузить его или отправить на печать. Чтобы просмотреть дополнительные параметры управления файлами, откройте меню Файл.
Редактируйте документы вместе.
Одновременно редактировать документ на диске могут до 40 пользователей. Чтобы внести изменения в документ вместе с другом или коллегой, поделитесь
Щелкните правой кнопкой мыши документ на диске и выберите в контекстном меню пункт Поделиться. Также можно поделиться с собственной страницы редактора. Нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу.
Ограничения. Вы пока не можете установить частный доступ для просмотра или редактирования.
Установив пароль, вы можете изменить или отключить его.
Если вы установите пароль и поделитесь защищенной ссылкой через социальную сеть или мессенджер, предварительный просмотр и название документа будут скрыты.
Если вы поделитесь открытой ссылкой через социальную сеть или мессенджер и позже установите пароль, предварительный просмотр и заголовок документа будут видны, но содержимое ссылки будет защищено паролем.
Запретить скачивание файлов или папок (для прав доступа на просмотр) — при нажатии на такую ссылку другим пользователям будут недоступны кнопки «Скачать», «Сохранить на Яндекс Диск» и «Печать». Документ можно будет просмотреть только с публичной страницы.
Внимание! Обратите внимание, что возможность делать скриншоты и записывать видео с документами останется доступной.
Установите срок действия. По истечении срока действия ссылка будет удалена, и документ станет недоступен для пользователей до тех пор, пока вы не поделитесь им снова.
Доступ к редактированию не может быть общим
[Если в окне «Параметры доступности» есть только опция «Просмотр» и нет опции «Редактирование», это означает, что совместное редактирование для этого документа недоступно.
Документ был открыт в старом редакторе.
Новый редактор с функцией совместного редактирования может быть еще не включен для этого документа. Закройте вкладку документа и попробуйте открыть к нему доступ снова.
Документы DOC, PPT и XLS можно открывать только для совместного доступа. Чтобы отредактировать такой документ вместе с коллегой, сначала откройте его в редакторе. Копия документа будет создана в новом формате, и ею можно будет поделиться.
Документ находится в общей папке, а владелец папки использует старый редактор.
Попросите владельца папки, в которой хранится документ, поделиться ссылкой с доступом к редактированию. Это позволит открыть общий доступ новому редактору. После этого вы также сможете поделиться документом.
Что такое электронный документ?
Пользоваться электронными документами удобно и выгодно. Однако законодательные недоработки до сих пор делают их использование невозможным, а у некоторых людей остаются сомнения в надежности и законности этого формата. Разберитесь в природе электронных документов. Поймите, в каких случаях от бумажных документов можно отказаться и как обеспечить юридическую значимость договоров, счетов и т. д.
Электронные документы — это документированная информация, хранящаяся на цифровых носителях и передаваемая по каналам связи. Люди распознают их с помощью специального программного обеспечения и компьютерных машин.
Согласно статье 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронные документы приравниваются к бумажным документам и имеют такую же юридическую силу после заверения электронной подписью (ЭП).
Какие документы могут быть оформлены в электронном виде?
Цифровизация охватывает все больше сфер деятельности. Компании активно общаются с государственными органами, контрагентами и сотрудниками. Многие документы уже можно оформить в цифровом виде.
Договоры, соглашения и контракты
В соответствии с Гражданским кодексом РФ 434 с контрагентами ЭДО можно заключать договоры, обмениваться разногласиями или готовить дополнительные соглашения. Основное требование — доказать, что документ исходит от указанного в нем физического или юридического лица. С этой целью для авторизации используется специальная или неименная электронная подпись. Она позволяет идентифицировать личность владельца (подписанта) и убедиться, что информация не была изменена с момента создания подписи.
Ответственный сотрудник
К кадровым документам применяются дополнительные условия. Эксперименты Минтруда показывают, что ЭДО с сотрудниками полезно, и компании с энтузиазмом идут на это. После внесения изменений и дополнений в Трудовой кодекс с ноября 2021 года с удаленными работниками, как и со всеми остальными сотрудниками, можно будет обмениваться многими видами электронных документов. Трудовые договоры, заявления об увольнении, лицензии и перемещения сотрудников переведены в цифровой формат.
Однако информационный календарь, отчеты о несчастных случаях и приказы об увольнении по-прежнему остаются на бумаге.
Ключевые бухгалтерские документы.
402-ФЗ устанавливает требования к основным бухгалтерским документам. Они могут быть как в электронном, так и в печатном виде. Они создаются после событий хозяйственной жизни. Даже если оригиналы документов представлены в электронном виде, их все равно может потребоваться предоставить в государственные органы на бумаге. Для этого цифровые оригиналы распечатываются и заверяются графической подписью и печатью. При подготовке основных бухгалтерских документов, которые необходимо копировать на бумаге, невозможно полностью перейти на ЭДО.
Ссылки.
Все бухгалтерские и налоговые отчеты могут быть подготовлены в цифровом виде. Они заверяются в КЭП и направляются в ФНС через оператора ЭДО или сайт ФНС.
Обращение в государственные органы и суды.
Некоторые организации осуществляют обжалование через систему ЭДО. Это доступно как физическим, так и юридическим лицам. Вы можете воспользоваться услугами оператора ЭДО или личным кабинетом государственного органа. С каждым годом все меньше организаций получают только печатные документы и удобные личные кабинеты для физических и юридических лиц.
Суды уже принимают материалы, отправленные по каналам связи. Это могут быть как оригиналы, так и изображения. Первые должны быть заверены КЭП, вторые — электронной подписью.
Что нужно для организации электронного документооборота?
ЭДО может быть внутренним и внешним. Первый тип — это обмен документами внутри компании. Организации необходима система электронного документооборота (СЭД). Она упрощает работу с документами и используется как функциональное хранилище информации.
Для обмена юридически значимыми документами с контрагентами необходимо воспользоваться услугами органа ЭДО. Это третья организация, которая выступает в качестве посредника между участниками ЭДО. Она обеспечивает шифрование данных, контролирует отправку и доставку электронных документов, следит за соблюдением требований законодательства, проверяет информацию обо всех юридических лицах, подключенных к системе, хранит информацию о действиях по документам и выступает как самостоятельная часть разницы.
Электронные документы полезны. Они быстрее составляются, сразу отправляются контрагентам или в государственные органы, а затраты на их длительное хранение (по сравнению с бумажными копиями) меньше. В результате компании переходят к оцифровке своих бизнес-процессов.
С каждым годом в нормативно-правовой базе ЭДО остается все меньше белых пятен, и законодательство постепенно адаптируется к новой цифровой реальности. Юридическая значимость многих видов электронных документов уже признана. Они могут позволить некоторым сотрудникам завершить свою работу и забыть о договорах и действиях на бумаге».
Что такое документация: понятие и определение термина
В «Песне о бюрократе» поэт пишет «Ты насекомое, но на бумаге ты человек». Под бумагой он подразумевает документ. В этой статье рассказывается о том, что это такое, о его свойствах, функциях и видах.
Понятие «документ»: что это такое.
Документ — это материальный или виртуальный носитель информации в виде текста, аудио, видео или графики. Документ содержит информацию, необходимую для его идентификации. Такое определение дано в Федеральном законе.
Согласно ГОСТу, документ — это узнаваемая информация, запечатленная на материальном носителе, полученная и хранимая физическим лицом или организацией и используемая в качестве доказательства деловых или юридических разногласий.
Проще говоря, это носитель информации, подтверждающий какое-либо событие.
Как его распознать.
У документа есть несколько характеристик, которые позволяют его «идентифицировать».
Простой пример: паспорт. Серия и номер — Детали — Имя, дата рождения, подпись — Текстовые данные могут быть напечатаны на бумаге, сохранены и переданы.
Не все документы имеют стандарт. Например, денежная расписка может быть написана «на коленях». Не существует строго утвержденных форм. Если деньги подлежат возврату, достаточно указать данные паспорта стороны и условия возврата. Несмотря на отсутствие стандартов, доказательства для суда приемлемы.
Недавно мы с мужем выехали с парковки торгового центра счастливые и довольные после целого дня шопинга. Наше хорошее настроение испортил водитель, который забыл посмотреть по сторонам и, не обращая внимания на голос, врезался в нас.
Мы решили не вызывать службу спасения — машина не получила серьезных повреждений. Виновник отправил деньги моему мужу на покраску двух деталей автомобиля, за которые ему не пришлось платить. Если бы виновник аварии решил вызвать ГАИ, улики доказали бы, что мы не уезжали с места аварии.
Ремонт автомобиля стоит дорого. За покраску детали с нас взяли 13 000 рублей. А если деталей 10? В таких случаях на помощь приходит Халва. Халву можно использовать для оплаты ремонта в рассрочку в автосервисах.
Универсальная карта «Халва» — это не просто удобное средство платежа. Как швейцарский нож, она содержит множество полезных финансовых функций внутри пластиковой карты и мобильного приложения. До 10%, рассрочка платежа в более чем 250 000 магазинах и до 17% от ваших доходов обратно с подпиской «halva.ten». Сделайте свою жизнь слаще и удобнее!
Какие функции выполняет
Документ не является документом, если он не выполняет важную функцию. Для наглядности я собрал их в простую таблицу.
Документы принимают, решают, отменяют или изменяют правоотношения и правовые нормы. Примеры: акты, договоры, паспорта, дипломы об образовании, сертификаты.
Документы — источники информации и знаний. Примеры: пояснительные записки.
Средства коммуникации между людьми, организациями и службами. Примеры: жалобы, профессиональные или личные коммуникации.
Документы содержат информацию о людях или обществах, социальных отношениях и профессиях. Примеры: папки.
Передача культурных традиций и социального опыта. Примеры: произведения искусства, карты.
Передача знаний. Например, руководства, справочники по управлению, водители.
Управление, проектирование, регулирование и организация коллективной деятельности. Например, описание рабочих мест, последовательность действий, директивы, правила, законы и постановления.
Учет результатов деятельности. Например: торговые сертификаты, оперативные акты, отчеты, докладные записки.
Источники исторической информации. Например, судовые календари, карты, журналы.
Тип документа
Их больше, чем функций. Самые примитивные категории — личные и официальные. К первой относятся те, которые не связаны с социальной и официальной деятельностью человека.
Документ — это материальный или виртуальный носитель данных, представленный в виде текста, изображений, видео- или аудиозаписей. Его можно хранить, передавать или использовать в своих целях.
Вся информация о ценах верна на момент публикации этой статьи.
Подпишитесь на дайджест.
Мы отбираем самые полезные материалы и доставляем их вам на почту. Все о покупках, экономии и хитросплетениях финансового мира