21.02.2019 Федеральная налоговая служба России в письме от 06.12.2018 № БС-4-11/23682@ разъяснила порядок заполнения персонализированных сведений о застрахованных лицах в расчете по страховым взносам.

Отчетность по страховым взносам представляется в налоговую инспекцию в виде единого расчета, форма которого утверждена приказом Федеральной налоговой службы от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@. В этом же приказе утвержден и формат электронного расчета.

Персонифицированный учет

В указанной форме отчетности содержится раздел 3 “Персонифицированные сведения о застрахованных лицах”. Этот раздел обязателен для заполнения всеми плательщиками. В нем указываются сведения о каждом работнике (застрахованном лице), которому в течение последних трех месяцев отчетного периода начислялись выплаты и вознаграждения. Персональные данные физического лица (фамилия, имя, отчество, сведения о документе, удостоверяющем личность) указываются согласно данным этого документа.

Если данные о физическом лице заполнены неверно

Пунктом 7 статьи 431 НК РФ предусмотрено, что расчет считается непредставленным, если в нем указаны недостоверные персональные данные, идентифицирующие застрахованных физических лиц. Об этом плательщика уведомляют не позднее дня, следующего за днем получения расчета в электронной форме (или в течение 10 дней при получении расчета на бумажном носителе). Однако ранее ФНС России в письме от 16.01.2018 № ГД-4-11/574 сообщала, что указание неактуальных персональных данных не препятствует приему расчета налоговым органом, так как ФНС может идентифицировать физическое лицо по сведениям, утратившим актуальность.

Почему нужно актуализировать данные

Сведения из расчетов о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование передаются ИФНС в ПФР для отражения на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. Если в представленных сведениях будут ошибки или противоречия с данными ПФР, эти сведения не смогут быть отражены на лицевых счетах в системе обязательного пенсионного страхования. Об этом говорится в письме ФНС от 06.12.2018 № БС-4-11/23682@. Для обеспечения пенсионных прав застрахованных лиц ФНС рекомендует плательщикам страховых взносов актуализировать персонализированные данные, в том числе в органах ПФР. Читайте также «Как правильно подать “уточненку” по РСВ».

Как правильно заполнить данные работника

Поля должны быть заполнены прописными и строчными буквами русского алфавита (включая букву ё), допускаются прописные буквы I, V латинского алфавита;
Поля не должны содержать цифры и знаки препинания (кроме “.”, “-”, “’”, “ ”);
В фамилии недопустимо наличие символов “.”, “-”, “’”, “ ” в качестве первого, последнего или единственного символа.

Недопустимо в имени, отчестве:

Наличие символов “-”, “’”, “ ” в качестве первого, последнего или единственного символа;
Расположение символа “.” после символа “-”;
Наличие символа “.” в качестве первого или единственного символа;
Расположение подряд двух и более символов “.”, “-”, “’”, “ ”;
Наличие подряд идущих символов “.”, “-”, “’” или их сочетаний;
Наличие строчных букв латинского алфавита (I, V), а также использование этих букв в качестве первого или единственного символа.

Советуем прочитать: 15 советов родителям взрослых детей

Структура заполнения поля «ИНН в Российской Федерации»:

Формат заполнения поля «Серия и номер документа» при указании реквизита «Код документа, удостоверяющего личность», равного «21» (паспорт): этот формат должен быть в виде «XX XX XXXXXX», где X — цифры от 0 до 9 (серия через пробел).

Правила заполнения поля «дата рождения»:

дата не может превышать текущую;
год рождения не должен быть ранее 1900 года.

Напоминаем, что несвоевременное представление расчета влечет наложение штрафа, предусмотренного пунктом 1 статьи 119 Налогового кодекса – 5 процентов от суммы взносов за каждый месяц просрочки, но не более 30 процентов от суммы и не менее 1000 рублей.

Эксперт «НА» Е.В. Чимидова

В статье использованы фотографии с сайта freepik.com

Заполнение годового РСВ по новой форме. Инструкция с примерами

РСВ за 2025 год сдавайте по новой форме (приказ ФНС от 29.09.2023 № ЕА-7-11/696 и письмо ФНС от 15.12.2023 № БС-4-11/15722). В форму добавлены строки в разделе 1, а также новые подраздел 4 и приложение 5 к разделу 1. Кроме того, обновлены штрихкоды, порядок заполнения и электронный формат. Изменения внесены в связи с новыми правилами расчета взносов для иностранных работников (Федеральный закон от 04.08.2023 № 427-ФЗ).

Речь идет о иностранных специалистах, которые застрахованы только по отдельным видам обязательного страхования в России. Например, это касается работников из Китая и Вьетнама (о новом порядке расчета страховых взносов за иностранных сотрудников мы писали в журнале «Упрощенка», 2025, № 9).

Какие разделы заполнять в новом РСВ

В обновленном РСВ необходимо заполнить титульный лист, раздел 1 с суммами к уплате, подраздел 1 раздела 1 с расчетом взносов и раздел 3 на каждого сотрудника, застрахованного по пенсионному страхованию. Если у вас работают иностранцы, не застрахованные по пенсионному страхованию в России, раздел 3 на них не заполняется. Остальные подразделы заполняются в отдельных случаях (см. таблицу 1 ниже). Организации, которые не выплачивали доходы физическим лицам в 2025 году, могут включить в расчет только титульный лист, раздел 1 без приложений и раздел 3 на застрахованных лиц.

Что указать в обновленном разделе 1

Новые строки 080—133 в разделе 1 заполняются, если выплачивались доходы иностранцам, застрахованным не по всем видам страхования. В строки 080, 100 и 120 необходимо вписать КБК:

182 1 02 15010 06 1000 160 — для пенсионных взносов;
182 1 02 15020 06 1000 160 — для социальных взносов;
182 1 02 15030 08 1000 160 — для медицинских взносов.

Затем укажите суммы взносов отдельно нарастающим итогом с начала 2025 года и за последние три месяца отчетного периода. Строки 020—033 раздела 1 заполняются в том же порядке, что и для РСВ за 9 месяцев. В поле 020 укажите КБК взносов — 182 1 02 01000 01 1000 160. В строках 030—033 отразите взносы с выплат работникам по единому тарифу. Взносы с доходов иностранцев, указанные в строках 080—133, не включайте в строки 030—033 повторно.

Пример 1. Как отразить взносы за иностранца в разделе 1 РСВ

В декабре компания наняла работника из Вьетнама, застрахованного в России только по медицинскому и социальному страхованию (п. 2 ст. 13 Соглашения между Правительством РФ и Правительством Социалистической Республики Вьетнам от 27.10.2008). Зарплата работника за декабрь составляет 60 000 руб. Компания входит в реестр МСП, поэтому применяет пониженный тариф по взносам.

Сначала рассчитайте взносы с дохода по общему и пониженному единому тарифу. Они составят 4872,6 руб. (16 242 руб. × 30%) — с выплат в пределах МРОТ и 6563,7 руб. [(60 000 руб. – 16 242 руб.) × 15%] — с выплат сверх МРОТ.

Распределите суммы на медицинское и социальное страхование. Социальные взносы по обычному тарифу составят 433,66 руб. (4872,6 руб. × 8,9%), по пониженному — 584,17 руб. (6563,7 руб. × 8,9%). Медицинские взносы по обычному тарифу составят 891,69 руб. (4872,6 руб. × 18,3%), по пониженному — 1201,16 руб. (6563,7 руб. × 18,3%).

В строках 110 и 113 раздела 1 укажите общую сумму страховых социальных взносов за иностранного работника — 1017,83 руб. (433,66 + 584,17). В строки 130 и 133 впишите общую сумму взносов на обязательное медицинское страхование — 2092,85 руб. (891,69 + 1201,16). В строках 090—093 будут прочерки, так как работник из Вьетнама не застрахован по пенсионному страхованию в России. Фрагмент заполненного раздела 1 смотрите ниже.

Какие взносы указать в разделе 3 на иностранного работника

Если ваш иностранный сотрудник застрахован в России по всем видам страхования, заполните раздел 3 РСВ как обычно, указывая взносы по ставке 30 или 15 процентов. Если работник застрахован не по всем видам страхования, раздел 3 заполняется только в случае, если он застрахован по пенсионному страхованию.

В подразделе 3.2 укажите сумму начисленных пенсионных взносов за иностранца и поставьте новый код застрахованного лица — МД. Для иностранных граждан из Китая, Вьетнама и других стран, не застрахованных по пенсионному страхованию в России, раздел 3 РСВ не заполняется.

Как правильно заполнить новый подраздел 4

Подраздел 4 заполняется только для тех иностранных работников, которые застрахованы не по всем видам страхования в России. При этом для каждого тарифа требуются отдельные листы. Если ваша организация входит в реестр МСП, в подразделе 4 заполните два листа. На одном укажите код основного тарифа — 01, на другом код пониженного тарифа — 20. Далее заполните поля 002, 003 и 004.

Поставьте признак 1, если с выплат иностранным работникам начислялись взносы по соответствующему виду страхования. Если взносы не начислялись, укажите 0. Затем укажите количество работников, суммы выплат и взносов. Порядок заполнения такой же, как в подразделе 1.

Пример 2. Заполнение нового подраздела 4 на иностранного работника

Используем условия примера 1. Показано, как заполнить подраздел 4 для работника из Вьетнама.

Заполните два подраздела 4 — для обычного и пониженного тарифов. Поскольку иностранец застрахован только по медицинскому и социальному страхованию, признак 1 укажите на обоих листах только в полях 003 и 004. В полях 002 для пенсионного страхования поставьте 0.

На первом листе для обычного тарифа укажите в поле 001 код 01. Запишите выплаты в пределах МРОТ — 16 242 руб. и начисленные взносы — 433,66 руб. и 891,69 руб. На втором листе укажите код 20 в поле 001, а также выплаты сверх МРОТ и взносы по пониженным тарифам (см. образец 2).

Что проверить перед сдачей РСВ

Перед отправкой РСВ проверьте все показатели в расчете, чтобы избежать отказа (п. 7 ст. 431 НК). На дату подписания журнала новые контрольные соотношения по РСВ еще не утверждены. Для проверки можно использовать прежние формулы (письма от 06.10.2023 № БС-4-11/12801 и от 10.03.2023 № БС-4-11/2773). Убедитесь, что общая сумма взносов в подразделе 1 совпадает с суммарными взносами по всем разделам 3, взносы равны базе, умноженной на тариф, а в разделе 3 у работников указаны верные данные. Что необходимо проверить компаниям, заполняющим новые подраздел 4 и приложение 5 на иностранцев, смотрите в табл. 2 ниже.