Какие действия должна предпринять компания, если срок хранения документов истек? В каком порядке уничтожаются документы?
Статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 06. 12. 2011 «О бухгалтерском учете» определяет только общий срок хранения бухгалтерских документов более пяти лет. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (вступил в силу 30 сентября 2011 г.) утвержден перечень «типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». Срок хранения.
Указанный срок хранения документа следует исчислять с 1 января следующего года, а не с даты создания документа. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников и исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы, связанные с коллекторами и бухгалтерией (например, справки, акты, переписка), — не менее пяти лет.
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (взносов), индивидуальный срок хранения — не менее 4 лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 5 пункта 3 статьи 3 Налогового кодекса РФ).
Как уничтожить документ, если срок его хранения истек?
Независимо от того, подлежит ли уничтожению документ с истекшим сроком хранения, алгоритм действий компании будет одинаковым.
Шаг 1. Уточните список документов, срок хранения которых истек.
На этом этапе за соответствующий период отбираются документы и дела, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению.
Шаг 2. Приказом руководителя компании создается экспертная комиссия (состав комиссии: председатель, члены комиссии).
Образец приказа приведен ниже.
Об утверждении состава комиссии по уничтожению основных бухгалтерских документов АО «Лютик».
Во внимание к директиве № 125, утвержденной приказом ОАО «Лютик» от 4 августа 2013 г. № 725, 125, провести экспертизу ценности законченных документов, завершенных сохранением дел.
1. создать экспертную комиссию в следующем составе. Незавдохин — финансовый директор — председатель комиссии — Медницина Л.Н. — заместитель начальника отдела бухгалтерского учета — член комиссии — Ромашкина М.Н. — старший бухгалтер — член комиссии.
2. экспертиза архивных документов в архиве АО «Лютик» до 17 января 2017 года.
3. подготовка распоряжения о назначении выбытия документов, не подлежащих архивному хранению, и представление его на утверждение в срок до 19 января 2017 года.
4. контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Шаг 3. Составляется закон о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Составляются два экземпляра закона о выделении к уничтожению документов, которые подписываются председателем и членом экспертной комиссии и утверждаются руководителем компании.
Экспертная комиссия, назначенная приказом генерального директора № 4223 от 31 декабря 2016 года, в составе.
Незабудкин П.П. — финансовый директор — председатель комиссии — Медницина Л.Н. — заместитель начальника отдела бухгалтерского учета — член комиссии — Ромашкина М.Н. — старший бухгалтер — член комиссии.
Акт был принят в связи с тем, что в результате проверки исполнения документов, оформленных по учету, было установлено, что уничтожению подлежат следующие документы. . Год . — … Год … Счета-фактуры за период с января по декабрь …
Подпись: Незавдохин Медницына Ромашкина.
Шаг 4. Документы, предназначенные для уничтожения, транспортируются с накладной на переработку (утилизацию). В накладной указывается дата передачи, количество сданных конвертов и вес забракованной бумаги.
Компании могут уничтожить документы самостоятельно (без привлечения сторонней организации), например, с помощью шредера (офисного шредера).
Шаг 5: необходимо составить акт об уничтожении документов и утвердить его ответственным лицом в компании.
Пример акта об уничтожении документов приведен ниже.
Экспертная комиссия, назначенная приказом генерального директора № 4223 от 31 декабря 2016 года, в составе.
Незабудкин П.П. — финансовый директор — председатель комиссии — Медницина Л.Н. — заместитель начальника отдела бухгалтерского учета — член комиссии — Ромашкина М.Н. — старший бухгалтер — член комиссии.
В соответствии с законом о распределении уничтожения документов, не подлежащих хранению, документы, срок хранения которых истек, были уничтожены.
В присутствии членов экспертной комиссии эти документы были переданы в компанию ООО «Цветочек» как ненужные документы. Для передачи документов было создано почтовое отправление № 1250 от 23 января 2017 года.
Подпись: Незавдохин Медницына Ромашкина.
Правила хранения и уничтожения документов для организаций и индивидуальных предпринимателей
Документы, связанные с установленными договорными и правовыми отношениями, банковской работой, сдачей отчетности в налоговые органы, бухгалтерским учетом, банкротством и т.д., имеют установленные законом сроки и правила хранения. Например, документы необходимо сохранять, чтобы избежать возможных проблем в случае возникновения споров с регулирующими органами, контрагентами или сотрудниками. Кроме того, неправильное хранение и преждевременное уничтожение документов может привести к штрафам как для самой организации, так и для ее сотрудников. Оспорить действия государственного органа гораздо проще, если имеются документы, подтверждающие правоту предпринимателя.
Нарушение правил хранения архивных документов карается штрафами. Для сотрудников — 3, 000-5, 000 рублей, для юридических лиц — 5, 000-10, 000 рублей. Уничтожение первичных документов в течение установленного срока хранения относится к серьезным нарушениям правил бухгалтерского учета и наказывается штрафом до 20 000 рублей. За повторное нарушение работнику грозит наказание от одного года до двух лет. Представление различных документов в ответ на требование налоговой инспекции наказывается штрафом в размере 200 рублей каждый. Если выяснится, что налоговая база занижена из-за отсутствия документов, несознательная организация будет наказана штрафом в размере 20 % от неуплаченной суммы налога, но не менее 40000 рублей.
В этой статье рассказывается о том, как обеспечить сохранность документов в печатном и электронном виде и как уничтожить их по истечении срока хранения.
Продолжительность.
Сроки хранения различных документов определяются следующими основными нормативными актами
Кроме того, в зависимости от отрасли деятельности учреждения, на него могут распространяться приказы, распоряжения и другие процессуальные действия, утвержденные профильными министерствами. Условия хранения документов не зависят от формата, в котором они реализованы — в бумажном или электронном виде правила действуют одинаково.
Важный нюанс: в тех случаях, когда на основании государственных перечней или иных договоренностей (например, законов о бухгалтерском учете) установлены разные сроки, необходимо выбрать максимальный срок.
Способ хранения документов.
Хранение документов должно быть организовано таким образом, чтобы исключить возможность их изменения (например, стирания, выцветания). Также должна быть обеспечена невозможность несанкционированного доступа к ним.
Очевидно, что часть документооборота осуществляется в электронном формате. К электронным документам применяются следующие правила, разработанные для государственных учреждений.
Документация.
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения является правом, а не обязанностью предпринимателя. Предприниматели и индивидуальные компании могут хранить необходимые документы сверх установленных правил до тех пор, пока считают это необходимым. Однако если установленный законом срок хранения истек, а сам документ больше не представляет коммерческой ценности, он должен быть предоставлен в распоряжение в соответствии с определенными процедурами.
1 Необходимо создать, утвердить и ратифицировать экспертную комиссию по приказу руководителя агентства. В состав комиссии должны входить эксперты, обладающие необходимой квалификацией для определения важности и будущей актуальности уничтожаемых документов.
2 запрещает уничтожение файлов без экспертизы. По результатам создается протокол, определяющий перечень документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Он подписывается всеми членами экспертной комиссии и заверяется руководителем организации.
3. документ передается на уничтожение. Настроение может быть выполнено с собственной интенсивностью или передано в специальный орган (например, если хранящиеся файлы измеряются в тонах). В случае самостоятельных действий должен быть создан акт, определяющий резку, сжигание и т. д.). требуется. Договор об утилизации с третьей организацией должен быть расторгнут. Документ доставляется с накладной вместе с выводами экспертной комиссии. В накладной указывается общий вес и количество отправленных документов. После катастрофы стороны подписывают акт об оказании услуг.
Шампуни и смягчающие средства
Если вы считаете, что это экономичнее, можно покупать шампуни и кондиционеры в больших упаковках. Однако, чтобы заполнить бутылку, потребуется целая вечность, особенно если вы используете шампунь или кондиционер за один раз. Как отмечает химик Никита Уилсон, сотрудник косметической компании Chemicals в Нью-Йорке, вода и воздух могут попасть в бутылку и нарушить формулу. Доктор Зиппора Шейнхаус, сертифицированный дерматолог из США, рекомендует не рисковать, если срок годности продукта истек, особенно если вы заметили изменение запаха или текстуры.
Зубная паста.
По словам доктора Ган Хенг Хуи, просроченная зубная паста не вредна, но может быть не столь эффективной из-за сниженного содержания активных ингредиентов, таких как фторид, антибактериальное средство для борьбы с зубным камнем. Однако не используйте просроченную зубную пасту в течение длительного времени. По мнению экспертов, чистка зубов без зубной пасты более эффективна, чем чистка просроченной пастой. Это связано с тем, что «старая зубная паста несет в себе риск размножения нежелательных бактерий». Тюбики, срок годности которых истек от 12 до 18 месяцев назад, можно использовать только один раз. Однако если содержимое стало более жидким, чем обычно, изменило цвет или вкус или начало расслаиваться, пасту следует выбросить.
Раствор для линз
По истечении срока годности раствора для линз химические вещества, уничтожающие бактерии, перестают действовать должным образом. Бактерии и загрязнения могут прилипнуть к линзе. Кроме того, со временем раствор может загрязниться, что, по словам доктора Бернарда Лепри, оптометриста из отдела контактных линз и устройств сетчатки Управления по контролю за продуктами и лекарствами США, «может привести к серьезной инфекции, потере зрения или слепоте». . Если вы заметили обесцвечивание или необычный запах, выбросьте старый флакон и купите новый.
Солнцезащитный крем.
Тюбики с солнцезащитным кремом редко расходуются за сезон, но это не значит, что их можно использовать бесконечно. Натуральные солнцезащитные средства, такие как оксид цинка и диоксид титана, по истечении срока годности не наносят вреда, — объясняет доктор Ганн. Однако химические солнцезащитные средства, в которых используются оксибензон, авобензон, гомосалат или комбинация этих ингредиентов, могут окисляться и терять эффективность после истечения срока годности, говорит Перри Романовски, независимый химик-косметолог из США. Если ваш старый солнцезащитный крем изменил цвет, стал водянистым, неприятно пахнет или начинает шелушиться, купите новый.
Увлажняющее молочко или крем
Они выпускаются в различных текстурах — от лосьонов до легких гелей и насыщенных кремов. По мнению доктора Ган Хенг Хуи, чем более водянистым является увлажняющий крем, тем более он безвреден для проникновения бактерий. Поэтому рекомендации, связанные с продолжительностью жизни, следует отслеживать с особой тщательностью. В противном случае можно получить «неприемлемое количество бактерий». Доктор Джо Чинкота, доцент кафедры химии в Hautznick Community College в Коннектикуте, напоминает, что после вскрытия упаковки активные ингредиенты начинают терять свои свойства примерно через шесть месяцев. Однако увлажняющий крем имеет те же ощущения, что и при первом вскрытии упаковки, поэтому вы можете продолжать им пользоваться.
Чистящие средства для лица и тела
Как и зубную пасту, просроченные средства для чистки лица и тела можно использовать, но, по словам доктора Ганьхуэй, они менее эффективны, чем новые. А людям с чувствительной кожей лучше вообще избегать просроченных средств», — предупреждает эксперт. Если вы заметили изменения во внешнем виде, цвете, запахе или текстуре, или если средство расслоилось, выбросьте бутылку, советует доктор Сингхаус.
Сыворотка и спирт
Возможно, вы купили флакон с «чудодейственными средствами» для ухода за собой, но у вас не было времени пользоваться ими регулярно, и срок годности подходит к концу. Стоит ли продолжать пользоваться сывороткой? Эксперты говорят, что стоит воздержаться от подобных экспериментов. В частности, по словам доктора Ган Хенг Хуи, если у вас на лице есть открытые раны, высокое содержание воды может превратить старые духи в «игровую площадку» для бактерий. Если вы заметили изменение внешнего вида, цвета, текстуры или запаха дистиллята, не оставляйте его. Но что делать, если Esason пахнет немного странно? Тогда следуйте рекомендациям производителя. Как правило, срок годности упаковки не должен превышать одного года.
Пена.
Есть особая причина, по которой многие средства для бритья пенистые — это, как говорит доктор Ганн, «высшая смазка с дополнительными увлажняющими веществами, защищающими кожу от ожога бритвой». Однако если из коробочки перестала выделяться яркая пушистая пена, она перестала помогать предотвращать ожоги и порезы, и лучше купить новую.
Регистрационный номер ЭЛ № ФС 77 — 80952
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) 23 апреля 2021 года 18+.
Учредитель: Общество с ограниченной ответственностью «Шкулёвские цифровые технологии».
Главный редактор: Гринько В. А.
Контактная информация для государственных органов (в том числе Роскомнадзора): e-mail: marieclaire@sholding. ru телефон: +7(495) 633-5-633
Copyright (c) Shkulyov Digital Technologies LLC, 2024 г. Перепечатка материалов сайта без разрешения автора запрещена.