Составление штатного расписания – это обязанность работодателя. В нем указываются кадровый состав и оклады сотрудников. Это локальный акт, необходимый для нормального функционирования организации.

Успешные компании увеличивают объем производства и разрабатывают новые направления деятельности. В связи с этим возникает потребность в привлечении дополнительных сотрудников. В других случаях, например, во время кризиса, может происходить сокращение числа работников. Все эти изменения требуют внесения поправок в штатный состав и численность на предприятии, а инициирующим документом, обосновывающим перемены, является служебная записка на изменение штатного расписания. Также корректировки понадобятся при изменении окладов.

Документальная форма в 2023 году

Мы предлагаем вам пример заполнения служебной записки и пустой бланк, который можно скачать и заполнить в соответствии с вашими потребностями:

Служебная записка о внесении изменений в штатное расписание (скачать пустой бланк бесплатно в формате Word)

Заполненный образец документа (см. пример ниже на странице ↓)

Хотите узнать больше? Прочитайте статью полностью.

Правовые аспекты

Прием на работу нового сотрудника возможен при наличии вакантной должности согласно штатному расписанию, что предусмотрено статьей 15 Трудового кодекса РФ.

Законом не предусмотрено составление служебной записки для внесения изменений в локальные документы. Однако многие организации используют такой документ в своём документообороте, так как он удобен для пояснения необходимости внесения правок в локальный акт для руководителя.

Штатное расписание оформляется на бланке формы Т-3, а служебная записка может быть составлена в произвольной форме. Организация вправе разработать свой бланк и закрепить его форму в учетной политике.

Документ хранится в архиве организации 5 лет, что регламентировано законом 125-ФЗ и «Законом о бухгалтерском учете».

Кто и когда составляет

Закон не указывает конкретного инициатора внесения изменений в штатное расписание. Обычно это специалисты отдела кадров, которые следят за кадровой потребностью и возможностью оптимизации. Но нередко начальники подразделений сообщают о необходимости введения новых должностей.

При увеличении объема работ и в иных случаях руководители подразделений видят, что текущий состав сотрудников не справляется с нагрузкой.

Инициатор составляет служебную записку и передает её руководителю компании. Руководитель рассматривает вопрос вместе с финансовой и кадровой службами и издает приказ при положительном решении.

Служебная записка может быть передана лично, через секретариат или электронно, если в компании действует электронный документооборот.

Правила составления и оформления

Организация может самостоятельно разработать форму служебной записки. Для первичных документов есть требования по содержанию необходимых реквизитов согласно 402-ФЗ. В первичных документах должны быть указаны:

наименование, отражающее суть документа;
дата составления;
реквизиты организации;
описание хозяйственной операции;
единицы измерения;
ФИО составителя;
подпись.

После подписания служебная записка передается руководителю компании.

Поэтапное заполнение документа

№	Описание части
1.	Укажите должность и ФИО руководителя компании и заявителя в шапке документа, например: «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника отдела продаж Ломова Е.Д.».
2.	Посередине страницы укажите название документа: «Служебная записка».
3.	В основной части опишите суть хозяйственной операции: «В связи с открытием нового подразделения, прошу одобрить внесение изменений в штатное расписание: добавить три новые должности: продавец (2 человека, оклад 27,000 рублей), заведующий магазином (1 человек, оклад 40,000 рублей)».
4.	Укажите дату составления и подпись начальника отдела кадров.
5.	Повторите дату составления.

Для внесения изменений в штатное расписание инициатор использует служебную записку, которая не является обязательной, но используется во многих организациях или разрабатывается самостоятельно. В архиве организации она хранится 5 лет.

Специальной формы акта на списание автошин не существует, её разрабатывает сама компания. Печать на документе обязательна.

11696 просмотров

Служебная записка об изменении штатного расписания

Служебная записка об изменении штатного расписания – это документ, с помощью которого сотрудник организации может обратиться к директору с предложением по внесению изменений в уже существующее штатное расписание. В этой статье мы рассмотрим, что такое штатное расписание, зачем оно нужно и в каких случаях его необходимо изменить.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Штатное расписание

Штатное расписание – это локальный акт организации, который обязателен для каждого работодателя. Этот документ создаётся на начальном этапе деятельности компании и включает все должности, доступные для замещения, а также количество сотрудников на каждую из них. При приёме на работу кадровик будет проверять наличие свободных мест в штатном расписании. Например, если согласно документу в бухгалтерии предусмотрено только три должности, то четвёртого бухгалтера принять не получится.

Штатное расписание, как уже упоминалось, разрабатывается и утверждается на первых этапах работы организации, однако со временем может потребоваться его изменение или создание нового. Последнее влечёт за собой значительные изменения в кадровой политике компании. Обычно новое расписание утверждается после реорганизации компании в любой форме.

Изменения представляют собой более мягкий вариант внедрения новшеств. Если компании нужно больше сотрудников для расширения или, наоборот, меньше из-за сокращения бюджета, придется вносить коррективы. Работодатель обязан предложить другим сотрудникам, попавшим под сокращение, занять вакантные должности.

Процедура внесения изменений

Поскольку штатное расписание – это кадровый документ, подготовка проекта изменений и внесение правок будут возложены на начальника кадровой службы. Обычно инициатива о необходимости внесения изменений поступает от руководителя одного из отделов. Если для нормальной работы требуется больше сотрудников, необходимо будет вносить изменения. Эту задачу выполняет кадровая служба.

Директор получает готовый проект изменений, изучает его и вносит свои корректировки. Как только проект утверждается, руководитель издаёт приказ о внесении изменений, и документ закрепляется на локальном уровне.

Служебная записка

Служебная записка об изменении штатного расписания может быть подана любым сотрудником организации. На практике инициатива чаще исходит от руководящего состава. Если начальник отдела считает необходимым внести корректировки по количеству подчинённых, он направляет служебную записку директору. Подпись руководителя даст процессу зелёный свет.

Служебная записка – это внутренний документ, который не выходит за пределы предприятия. Он должен храниться в архиве в течение трёх лет.

Форма документа

Форма служебной записки об изменении штатного расписания не утверждается федеральным законодательством, поэтому её можно оформить в произвольном виде. Каждая организация может разработать собственный фирменный бланк, которым сотрудники будут пользоваться при необходимости. Обычно этим занимаются кадровики. Использование фирменных бланков делает документооборот более целостным и деловым.

Если в компании нет собственных шаблонов, документ можно составить самостоятельно. Для этого понадобятся синяя или чёрная шариковая ручка и чистый лист бумаги формата А4. Записки обычно пишутся от руки, но также допускается печатный вариант.

Инструкция по составлению записки

Служебная записка в свободной форме должна составляться по общим правилам делового документооборота. Необходимо соблюдать деловой стиль, правила пунктуации и орфографии. Документ должен быть выполнен по всем канонам, так как он попадёт на стол директора.

Советуем прочитать: Продажа автомобиля по наследству

Важный элемент – структура служебной записки. Она состоит из шапки, основного содержательного блока, даты составления и подписи заявителя.

Шапка – первый структурный элемент, которому нужно уделить внимание. В верхней части документа указываются ФИО и должность руководителя организации (директор, генеральный директор), полное название фирмы, а также ФИО и должность заявителя согласно текущему штатному расписанию.

Следующий блок – основная часть. В ней заявитель обращается к директору, выражает инициативу о внесении изменений в штатное расписание и обосновывает свою просьбу. Начальник не обязан удовлетворять запрос, но грамотно аргументированная позиция может помочь добиться нужного результата.

После завершения работы с документом исполнитель проставляет дату его создания, заверяя весь изложенный текст своей подписью. В таком виде служебная записка считается полностью составленной и готовой к передаче на рассмотрение.

Примерный образец

Процедура добавления новой должности в штатное расписание

Штатное расписание представляет собой наглядное отображение структуры организации, включая состав и количество сотрудников. В нем перечислены все подразделения, названия профессий и должностей, их квалификация и количество штатных единиц. Если требуется добавить новую должность, в документ вносятся соответствующие изменения, и нет необходимости вводить новое расписание.

В рекомендациях Системы Госфинансы представлен образец приказа для внесения изменений в штатное расписание. Разъяснения правил помогут сотрудникам ознакомиться с процессом и составить корректное штатное расписание. Здесь вы найдете образцы штатного расписания для различных ситуаций. Рекомендация согласована с Рострудом.

Работодатель может использовать одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации, регулируя при этом количество должностей и структурных подразделений приказами. При введении новой должности в расписание необходимо следовать определенному порядку действий.

Причины для введения новой должности в штатное расписание

Добавление должности в штатное расписание может быть вызвано различными причинами:

расширение сферы деятельности;
увеличение объема работы;
реорганизация;
создание нового структурного подразделения;
повышение эффективности деятельности сотрудников;
переименование должности.

Также на практике часто встречается ситуация восстановления сотрудника на работе по решению суда, когда его должность была сокращена. В этом случае необходимо вновь ввести эту должность в штатное расписание. Судебная практика поддерживает такую точку зрения.

Важно! Нельзя вводить новую должность в штатное расписание сразу после сокращения аналогичной должности. Контролирующие органы могут расценить это как скрытую дискриминацию уволенного сотрудника.

Введение новой должности обычно ведет к увеличению численности сотрудников, за исключением случаев переименования должности. Например, если секретарь выполнял функции кадровика, а затем была введена отдельная должность кадрового работника, на которую принят новый сотрудник. Штатное расписание может включать все должности сотрудников, независимо от того, заняты они или вакантны.

Дополнительно читайте справочник в Системе Госфинансы:

Процедура введения новой должности в штатное расписание

Трудовое законодательство не устанавливает специальных требований к штатному расписанию. Это внутренний нормативный акт, который организация разрабатывает самостоятельно с учетом кадровых потребностей. В нем фиксируется распределение труда между сотрудниками, структура и численность всей организации и ее подразделений. Организация может составить несколько штатных расписаний: отдельно для головного офиса и для филиалов или представительств.

Штатное расписание необходимо работодателю. Например, оно помогает обосновать сокращение штата при рассмотрении дела в суде. На основании этого документа можно доказать, что на момент увольнения в штате не было вакансий, которые требовалось предложить сотрудникам при сокращении согласно ст. 180 ТК РФ. За отсутствие штатного расписания организацию могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Организация самостоятельно устанавливает увеличение штата. Это может происходить на основании заявок или служебных записок от руководителей подразделений, либо в связи с открытием нового направления деятельности. В этом случае последовательность действий следующая:

Обосновать необходимость добавления новой должности. Для этого следует провести анализ текущих вакансий, оценить нагрузку сотрудников, объем выполняемой работы и нормы затраченного на нее времени. Можно использовать установленные в организации нормы труда или общепринятые стандарты по конкретной должности. Если выяснится, что сотрудники выполняют больше работы, чем положено, или затрачивают на это слишком много времени — необходимо увеличить численность. Для новой должности необязательно вводить целую ставку. В зависимости от предполагаемого объема работы можно установить 0,5 ставки или меньше.
Разработать должностную инструкцию. Можно использовать типовую форму для данной должности или создать свою.
Составить служебную записку с обоснованием введения новой штатной единицы. Записка составляется на имя руководителя. К ней прилагается проект должностной инструкции. На основании служебной записки принимается решение о добавлении штатной единицы и составляется соответствующий приказ.

Если новые должности вводятся из-за расширения сферы деятельности или создания нового структурного подразделения, то обоснованием численности и разработкой инструкций занимается кадровая служба. Инициатором введения новой штатной единицы может быть сам руководитель организации.

Скачайте образцы документов, необходимых в работе бухгалтера:

Приказ о корректировке штатного расписания

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца нет. В приказе необходимо указать:

причину изменений;
наименование нового структурного подразделения, если требуется;
дату начала действия новой штатной единицы;
название должности;
количество штатных единиц;
размер и форму оплаты труда.

Приказ о корректировке штатного расписания Скачать шаблон приказа

Документ подписывается руководителем организации или его уполномоченным лицом. Приказ регистрируется в журнале учета, который ведется на бумаге или в электронном виде. Хранить его необходимо постоянно.

Скачайте другие образцы приказов:

Важно! При указании размера оплаты по должности необходимо указывать конкретную сумму, а не диапазон.

Дата введения новой должности может не совпадать с датой подписания приказа. Например, приказ подписан 20 мая, а новая штатная единица вводится с 1 июня. Работодатель не обязан информировать сотрудников о внесении изменений в штатное расписание, однако уведомить службу занятости необходимо, так как с введением новой должности возникает вакансия.

Служебная записка о введении новой должности в штатное расписание

Документ составляет руководитель соответствующего подразделения. В записке он должен обосновать необходимость новой штатной единицы. Оформляется она в произвольной форме с обязательным указанием:

причины введения новой должности;
подразделения, в которое необходимо добавить штатную единицу;
даты ввода;
названия должности;
количества штатных единиц;
размера и формы оплаты.

Записка адресуется руководителю организации. На её основании принимается решение о добавлении должности.

Процедура внесения изменений в штатное расписание

В качестве формы штатного расписания обычно используется унифицированная форма Т-3, утвержденная Постановлением № 1 от 05.01.2004 г. Она не обязательна к применению, но включает все необходимые реквизиты, удобна и наглядна. Коммерческие организации и ИП вправе самостоятельно разработать форму расписания или внести в Т-3 необходимые изменения или дополнения. Например, в колонки 6-8 с общим названием «Надбавки» можно включить компенсационные и стимулирующие выплаты, применяемые при оплате труда.

Советуем прочитать: Союз «Саморегулируемая организация арбитражных управляющих «Стратегия»

Форма Т-3 штатное расписание Скачать бланк для заполнения

Скачайте образец штатного расписания с инструкциями по заполнению:

Примеры оформления дополнительных документов:

Изменение штатного расписания: причины и порядок действий

Кадровые изменения являются обычным явлением в современных организациях, даже в самых стабильных. В течение года изменения штатного расписания могут происходить неоднократно, и каждое из них необходимо правильно оформить. Рассмотрим причины, основания и порядок работы с этим документом.

В статье:

в каких случаях вносятся изменения в штатное расписание;
порядок действий для различных ситуаций.

Основания для изменения штатного расписания

Трудовой кодекс РФ не содержит прямой нормы, указывающей на обязательность штатного расписания для компании. Однако имеются косвенные указания на его необходимость. Так, статья 57 ТК РФ содержит ссылку на штатное расписание, которому должна соответствовать должность, указанная в трудовом договоре. Из этого следует, что данный документ не только обязателен, но и должен быть всегда актуален.

Скачать документы из статьи

Вот что может стать основанием для внесения изменений в штатное расписание:

реструктуризация компании, смена наименований подразделений;
введение новых должностей или упразднение тех, что утратили актуальность;
аннулирование вакантных должностей;
переименование должностей;
сокращение или расширение штата;
обновление тарифной сетки, пересмотр окладов.

Некоторые ситуации требуют выполнения дополнительных кадровых процедур перед изменением штатного расписания, например, при увеличении или уменьшении окладов необходимо уведомление сотрудников.

Если в компании происходило сокращение персонала, перераспределение сотрудников по отделам или объединение нескольких подразделений, проверьте, как оформлено штатное расписание. Эксперты журнала «Справочник кадровика» проанализировали разделы документа и предоставили примеры.

Как внести изменения в штатное расписание

В кадровой практике существует два основных метода корректировки штатного расписания. Выбор зависит от масштаба предстоящих изменений.

Если изменений много — составить новое расписание и утвердить его распоряжением руководителя. Например, меняется вся или почти вся штатная структура, вводится много новых должностей или названий, происходит массовое сокращение.
Если изменения незначительны — издать распоряжение о внесении изменений в штатное расписание. Это приказ, оформленный по стандартам предприятия и утвержденный руководителем.

Общий порядок внесения изменений в штатное расписание выглядит следующим образом:

Проанализировать предпосылки кадровых изменений, продумать и согласовать с руководством предстоящие изменения.
Если они касаются условий трудового договора, уведомить работников за 2 месяца.
Издать приказ по предприятию, в котором указать конкретные изменения штатного расписания.

Подробнее о правилах оформления приказа читайте в этой статье.

В некоторых случаях последовательность действий может немного изменяться. Рассмотрим их.

Добавление штатных единиц

Иногда компания нанимает специалиста на должность, не предусмотренную штатным расписанием. Например, раньше на предприятии не было SMM-менеджера, но теперь он необходим в связи с изменениями в бизнесе. Это одно из самых простых изменений. Необходимо издать приказ об изменениях в штатном расписании, в котором указать название новой должности, количество ставок и оклад.

Важно: используйте названия должностей из ЕКС, ЕТКС, списков для льготных пенсий или профессиональных стандартов, если работа связана с компенсациями, льготами или для выполнения этих функций закон установил ограничения. Не рекомендуется использовать иностранные буквы и слова, так как в трудовую книжку все записи вносят на русском языке. Иностранные слова следует применять в русской транскрипции, например, эйчар-директор. Не сокращайте названия должностей и не используйте аббревиатуры, например, руководитель АХО. Это может привести к штрафам.

Изменение должности в штатном расписании – порядок действий

Причины могут быть различными: от стремления руководства идти в ногу со временем до необходимости привести названия в соответствие с утвержденными перечнями, чтобы сотрудник мог получать положенные ему трудовые льготы. Главное, чтобы при этом не менялась служебная функция. В противном случае нельзя ограничиваться лишь изменением названия должности в штатном расписании — потребуется оформлять полноценный перевод на новую должность.

Если функция остается неизменной, все равно предстоит много работы, так как придется изменять трудовой договор и личную карточку. Порядок действий следующий:

уведомьте сотрудника о том, что его должность будет называться по-новому и получите письменное согласие (за 2 месяца до внесения изменений);
издайте приказ об изменении должности в штатном расписании;
оформите дополнительное соглашение к трудовому договору;
сделайте соответствующую запись в трудовой книжке, если для работника все еще ведется бумажный вариант.

Когда следует обновить штатное расписание и как это сделать правильно

Аннулирование вакантных должностей

Еще один простой вариант. С работниками ничего согласовывать не нужно, так как место свободно. Просто издайте приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением должности. Если предстоит масштабное сокращение, лучше упраздните вакансии до начала этой процедуры — сэкономите время и силы.

Штатное расписание на 2021 год: образец
Норма рабочего времени на 2021 год

Изменение штатного расписания в связи с сокращением

Сокращение штата — сложная многоэтапная кадровая процедура, затрагивающая и штатное расписание. Сначала выведите из штатного расписания вакантные должности, затем выполните следующие шаги:

направьте персональные уведомления каждому работнику, который попадает под сокращение (под роспись, минимум за 2 месяца);
издайте приказ о выведении из штатного расписания сокращаемых должностей (также заранее, за 2 месяца);
проводите сокращение в установленном законом порядке.

Изменение оклада в штатном расписании

Оплата труда — одно из значимых условий трудового договора, поэтому изменение оклада возможно только с письменного согласия работника, даже если зарплата увеличивается. Часто такие изменения необходимы из-за изменения минимальной оплаты труда — правительство регулярно меняет это значение, и работодателям надо следить, чтобы работники получали не меньше установленного законом минимума.

Не важно, происходит ли изменение штатного расписания в связи с увеличением МРОТ или оклады меняются по инициативе руководителя, порядок действий остается одинаковым:

минимум за 2 месяца получите письменное согласие работника на новые условия оплаты;
издайте приказ с перечислением вносимых изменений;
оформите дополнительное соглашение к трудовому договору.

Работник может не согласиться с новым окладом. Тогда следует действовать, как предписывает статья 74 ТК РФ.

Новые требования к кадровикам и новые обязанности

В программе собраны все изменения в работе специалистов за 2023-2024 год: по отчетности, проведению медосмотров, воинскому учету, оформлению льгот для сотрудников с детьми-инвалидами.

Возьмите демо-доступ и попробуйте учиться три дня бесплатно.

Краткие итоги в вопросах и ответах

Можно ли вносить изменения в штатное расписание? Да, этот документ можно адаптировать под нужды предприятия. Главное — правильно все оформить. Причины могут быть разными. Чаще всего изменения в штатное расписание вносятся при пересмотре окладов, переименовании должностей или реструктуризации предприятия.

Каким документом вносятся изменения в штатное расписание? Основанием служит приказ. Его можно составлять по стандартам предприятия. Образцы распоряжений для разных случаев есть в статье.

Советуем прочитать: Подача на развод с детьми: пошаговая процедура и возможности через государственные службы

Меняется ли штатное расписание при изменении окладов? Да. Оклад или тарифная ставка — элемент штатного расписания, поэтому их корректировки нужно своевременно отражать в документе. Перед тем, как внести изменения, нужно получить письменное согласие работников — это требование Трудового кодекса.

Необходимо ли уведомлять об изменении должности в штатном расписании? Это зависит от причин внесённых изменений. Если вы добавляете новую должность или сокращаете вакантные позиции — уведомление не требуется. Если вы переименовываете или сокращаете штат — уведомление обязательно.

Четыре проблемы, которые могут возникнуть из-за ошибки в названии должности, и способы их решения
Как уведомить сотрудника о кадровых изменениях, если он не хочет их принимать

Изменение штатного расписания: пошаговая инструкция и образцы документов

Все изменения в штатном расписании должны быть надлежащим образом оформлены. В этой статье мы представим инструкцию по изменению штатного расписания. Разъясним, в каких случаях необходимы корректировки. Приведём образцы необходимых документов, которые можно скачать одним кликом.

Из этой статьи вы узнаете:

Процедуру изменения штатного расписания
Когда необходимо вносить изменения в штатное расписание

Порядок изменения штатного расписания по ТК РФ

Изменить текущее штатное расписание можно двумя способами.

✓ Способ 1. Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Этот метод используют, когда изменения носят единичный характер. Например, если поменялось наименование должности сотрудника. В этом случае все изменения фиксируются в тексте приказа, а в штатном расписании в разделе «Примечание» указываются номер и дата приказа о внесении изменений.

Единой стандартной формы приказа о внесении изменений в штатное расписание нет, поэтому составьте документ в произвольной форме. В нём укажите:

причины изменения штатного расписания;
характер вносимых изменений;
дату начала действия изменений (дата издания приказа может не совпадать с датой вступления изменений в силу).

Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание:

Скачайте примеры:

✓ Способ 2. Подготовить новую версию штатного расписания и утвердить ее приказом. Этот метод используется, когда изменения масштабные или затрагивают не только наименования должностей, но и структурных подразделений.

Пройдите короткий курс в журнале «Кадровое дело» и сыграйте в игру: Что проверить в штатном расписании перед обновлением

Пошаговая инструкция по утверждению нового штатного расписания

Шаг 1. Составьте проект штатного расписания. Воспользуйтесь унифицированным бланком № Т-3 или разработайте свою форму.

Пример заполнения штатного расписания

Этап 2. Сверьте перечень должностей в проекте штатного расписания и передайте его на утверждение директору. В случае, если другие лица имеют право подписи документа по доверенности, укажите их фамилии и инициалы.
Этап 3. Выпустите приказ об утверждении нового штатного расписания. Стандартного бланка приказа нет, поэтому составьте его в произвольной форме. Если перед утверждением у директора документ проходил согласование с другими сотрудниками — главным бухгалтером, начальником отдела кадров, финансовым директором компании и т.д. — их подписи также должны присутствовать на приказе.

Пример приказа об утверждении штатного расписания

Шаг 4. Ознакомьте персонал с новым штатным расписанием, если это необходимо. Закон обязывает информировать сотрудников о локальных нормативных актах, связанных с их трудовой деятельностью. Штатное расписание не считается локальным нормативным актом, поскольку оно не содержит нормы трудового права и не разрабатывается работодателем, а только заполняется по унифицированной или собственной форме. Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним сотрудников. Однако такую обязанность можно установить самостоятельно в коллективном договоре или другом локальном акте. В таком случае возникнет обязанность информировать сотрудников об изменениях в штатном расписании. Если изменения касаются условий трудовых договоров сотрудников, необходимо заключить с ними дополнительные соглашения.

Читайте по теме в Системе Кадры: Как уведомить сотрудника об изменении штатного расписания

Как изменить штатное расписание в 1С 8 ЗУП 3.1: пошаговая инструкция

Шаг 1. Для изменения штатного расписания в программе 1С 8 ЗУП используйте команду «Изменить текущее штатное расписание», которая находится в разделе Кадры/ШР.
Шаг 2. В документе укажите дату, с которой изменения вступят в силу.
Шаг 3. Для корректировки существующих позиций нажмите «Изменить».
Шаг 4. Для добавления новых позиций используйте кнопку «Добавить позицию».
Шаг 5. Для удаления существующих позиций нажмите «Закрыть позицию».
Шаг 6. Для сохранения изменений нажмите «Провести и закрыть».

Когда требуется изменить штатное расписание

Изменения штатного расписания по Трудовому кодексу допустимы при кадровых изменениях в компании. Например, при изменении организационной структуры, состава и численности сотрудников, окладов по должностям и других подобных изменениях.

Кадровые изменения, фиксируемые в штатном расписании

Тип изменений

Письменное уведомление работников

Введение новых должностей, отделов, управлений

Изменение окладов, системы оплаты труда

Переименование структурных подразделений

Необходимо, если название подразделения указано в трудовом договоре

Перевод сотрудника в другой отдел

Перевод сотрудника на другую должность

Сокращение штата

Исключение вакантных должностей

Нужно ли ежегодно изменять штатное расписание

Закон не требует ежегодного изменения штатного расписания. Руководство может вносить изменения в документ по мере необходимости. Если структура компании не меняется, нет необходимости утверждать новое штатное расписание каждый год.

Трудовое законодательство предусматривает ряд процедур, приводящих к изменению штатного расписания. Например, оптимизация численности или штата (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ), а также изменения должностей, размера и состава выплат.

Чек-лист для приведения штатного расписания в порядок

Примечание. Если вы принимаете новых сотрудников во время изменения штатного расписания, принимайте их сразу на новые условия. Это позволит избежать внесения изменений в трудовые договоры.

Можно ли изменить штатное расписание задним числом

Штатное расписание сначала подписывается главным бухгалтером и ответственным за кадровый учёт сотрудником, а затем вводится в действие приказом руководителя организации. Согласно разделу 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, закон не допускает подписания приказов задним числом. Приказы должны оформляться текущей датой, и приказ об утверждении штатного расписания не является исключением.

Смотрите в журнале «Кадровое дело»: Уборка штатки: советы по выполнению семи неотложных задач

Как изменить штатное расписание в середине года

Для изменения штатного расписания (форма Т-3 или самостоятельно разработанная) не требуется ждать начала календарного года. Если в организации происходят изменения в штатных единицах или системе оплаты труда, работодатель должен документально оформить их сразу. Подготавливайте кадровую документацию своевременно, независимо от времени года.