Объясняет, какие ошибки встречаются в электронных письмах и как содержание письма может повлиять на ваше понимание работы.
Деловая переписка — часть рабочего процесса. От качества общения зависит, как коллеги относятся к отправителям и как быстро они выполняют свои задачи. Чтобы выстроить продуктивную коммуникацию и не вызвать раздражения, важно соблюдать основные правила профессиональной электронной почты.
Что такое деловая электронная почта.
Деловая переписка — это вид общения между сотрудниками компании, организации или участниками проекта. Она может включать в себя письма на бумаге, электронные письма, мессенджеры, обмен документами и файлами.
Деловая переписка помогает делиться с коллегами важной информацией, например, о сроках выполнения проекта или смене руководителя. Помимо того, что она поддерживает связь между сотрудниками, она также может служить в качестве судебного доказательства в случае судебного разбирательства.
Давайте рассмотрим типы профессиональных писем и ошибки, которые часто допускаются в таких сообщениях.
Случайные письма. Содержат информацию о соответствующем опыте и навыках кандидата. Полные ответы на вопросы о работе, чтобы повысить вероятность трудоустройства.
Гарантия. Гарантирует, что подрядчик отправит товар, выполнит работу или выплатит долг в оговоренные сроки. Если компания не выполняет обязательства, письмо подтверждает наличие соглашения между сторонами.
Оферта. Предложение заключить соглашение. В письме уточняются сроки, стоимость и условия соглашения.
Приглашение. Приглашение посетить конференцию, семинар или другое мероприятие.
Напоминание. Уведомляет сотрудников о счетах, заданиях или телефонных звонках.
Поздравление. Включает поздравления с днем рождения, Новым годом или другими праздниками.
Сообщения. Подходят для отправки информации сотрудникам. Задавайте вопросы или сообщайте о встречах.
Любое письмо можно написать понятно, если следовать некоторым правилам и рекомендациям по ведению профессиональной переписки.
Структура профессионального письма
Хорошая структура помогает получателю легко прочитать письмо и понять, где находятся основные идеи, вопросы и приложения. Вы можете составить профессиональное письмо в таком порядке.
Приветствие. Будьте вежливы и начинайте каждое письмо с произнесения своего имени. Если вы забудете сказать «привет», собеседнику может быть неприятно отвечать на ваше письмо. Чтобы не смешивать приветствие с основным текстом, пишите его на отдельной строке и добавляйте в конце восклицательный знак.
| Плохо | Хорошо. |
|---|---|
| Здравствуйте, у меня вопрос по поводу вашего комментария о проекте … | Здравствуйте Иван Николаевич, у меня вопрос по поводу комментария к проекту … |
Основная мысль письма. Сразу после приветствия переходите к теме: четко объясните, чего вы хотите от собеседника. Постарайтесь передать основную мысль письма без вводной конструкции или длинного резюме. Исключение — если тема новая и сложная.
| Плохо | Хорошо. |
|---|---|
| Спасибо за уделенное время на последней конференции «Яндекс.Реклама», за честность. | Обсуждали на Рекламной конференции Яндекса создание рекламных кампаний. |
Вопросы или звонки. Добавьте свой запрос в основную часть письма, чтобы ваши мысли не расплывались по абзацам. Если у вас много вопросов, составьте список номеров, чтобы получатель мог быстро найти их на глаз и спокойно ответить в свою очередь.
| Плохо | Хорошо. |
|---|---|
| Я ознакомился с вашим предложением, и у меня возник следующий вопрос: какова окончательная стоимость проекта? Почему я не могу поменять подрядчика? Каковы требования к качеству проекта? | Я ознакомился с вашим предложением, и вот какие вопросы у меня возникли: 1. какова окончательная стоимость проекта? 2. почему нельзя сменить подрядчика? 3. как оценивается качество выполнения задания? |
Подпись и контактная информация. Укажите свое имя, должность и номер телефона или псевдоним Telegram, чтобы получатель мог немедленно связаться с вами.
| Плохо | Хорошо. |
|---|---|
| Честно, Елена Александрова. | Елена Александрова, менеджер по работе с клиентами +7 900 xxx-xxx-xxx-xxx |
С учетом предложенной структуры профессиональное письмо может выглядеть следующим образом
При написании писем в разных документах выбирайте шрифт, кегль и интервал, которые легко читаются. Например, 12 размер шрифта Arial и 1. 5 интервал.
Основные правила деловой почты
Эти правила помогут вам выстроить правильную коммуникацию с руководителем, партнером или сотрудником и быстрее достичь желаемого результата.
Заботьтесь о получателе. Общайтесь на равных и уважайте его/ее время и внимание. Подробно объясните суть работы и помогите ее решить. Например, приложите дополнительную документацию, которая ускорит работу.
| Плохо | Хорошо. |
|---|---|
| Иван, добрый вечер! Пожалуйста, отправьте ваш квартальный отчет. Все данные находятся в системе. Приходите на этой неделе. Заранее спасибо. | Добрый вечер, Иван, мы должны подготовить квартальный отчет к выходным. Все данные можно загрузить из системы. Они находятся в разделе «Финансы». |
Структурируйте письмо. Четкая структура помогает получателю быстрее понять, что нужно сделать. Разбейте сплошной текст на абзацы, вдумайтесь в каждое предложение и используйте списки, например, для указания названия документа.
| Плохо | Хорошо. |
|---|---|
| Добрый вечер, Дарья, у нас сейчас много забот. Нам нужна ваша помощь. Нам нужно собрать документы в список и отправить его на утверждение нашему руководителю. Вы можете сделать это сегодня? У меня есть человек, которому я бы хотела это передать. | Далия, добрый вечер! У меня мало времени, и я пришла попросить вас о помощи. Можете ли вы сегодня составить список документов и отправить его вашему менеджеру? Если нет, то вы можете сделать это завтра. |
Пишите кратко и четко. Избегайте длинных предложений и сложной терминологии, которая может привести к путанице. Это поможет собеседнику быстро понять суть вашего сообщения.
| Плохо | Хорошо. |
|---|---|
| Добрый вечер! В связи со сложившейся ситуацией было принято решение предложить вам новое задание. Срок выполнения назначен на 30 апреля этого года. После получения письма сообщите нам, пожалуйста, о том, приняли ли вас на работу или отказали. | Здравствуйте! Не могли бы вы взять на себя другую работу? Сотрудник, ответственный за эту работу, заболел. Срок — до 30 апреля. При необходимости можно согласовать другую дату. Как и что делать — описано во вложении. Мы с нетерпением ждем вашего ответа! |
Сохраняйте вежливый тон голоса. Даже если возник конфликт, относитесь к собеседникам в деловой переписке дружелюбно и уважительно. При необходимости выражайте свою признательность. Например, если коллега прислал вам отличный материал, поблагодарите его за работу.
| Плохо | Хорошо. |
|---|---|
| Здравствуйте, Павел! Что вы прислали? Это очень плохой отчет! Я понимаю, что вам не нужно так много информации в отчете, но это очень плохо… Пожалуйста, пришлите мне новый отчет, как только он у вас появится… | Добрый вечер, господин Павел! Я ознакомился с отчетом. Я нашел несколько неточностей, которые я включил в приложение. Пожалуйста, исправьте отчет и отправьте его на проверку. |
Пожалуйста, отвечайте мне вовремя. Если вы не ответите на важное письмо сразу, ваша работа может быть отложена. Если этот вариант недоступен, укажите, что вы получили письмо, и укажите крайний срок, к которому вы хотите, чтобы информация была обработана.
| Плохо | Хорошо. |
|---|---|
| *Принятые письма выслушиваются беззвучно. | Добрый вечер, Евгений! Я получил ваше письмо и смогу ответить на ваши вопросы только завтра. |
Ошибки в деловой переписке
Ошибки в профессиональной переписке показывают, насколько невнимательным может быть отправитель при общении с коллегами. Ниже приведены наиболее часто встречающиеся ошибки
Неполное слово. Если вы общаетесь неполными словами, они не будут поняты получателем. В переписке с коллегами используйте обычные слова, а для общения с друзьями оставьте сокращения. Примеры таких слов: SPS, PLZL, OK.
Будьте смешны в неуместной манере. Если вы переписываетесь с начальником или коллегами по работе, не добавляйте в письма смешные и забавные картинки. Это отвлекает от письма и рабочих проблем.
Используйте CapsLock. Получатели воспринимают сообщения, написанные заглавными буквами, как кричащие. Это часто вызывает гнев и разочарование, поэтому используйте Capslock в нужных местах, например, при написании аббревиатур.
Допускайте опечатки. Проверяйте письмо перед отправкой на наличие ошибок. Полезными могут быть онлайн-сервисы, которые выделяют недостатки и предоставляют варианты исправления.
Смешивайте множество вопросов в электронных письмах. Если вам нужно обсудить две задачи, отправьте два отдельных письма. Так адресат не запутается и не потеряет важные детали и получит ответы на все свои вопросы.