Шаг 1: План директив направляется в профсоюз с помощью сопроводительного письма.
Шаг 2. Профсоюзная организация направляет работодателю мотивированное мнение по последнему проекту директивы в течение пяти дней со дня его получения (ч. 2 ст. 372 ТК РФ).
Шаг 3. При согласии профсоюза готовится служебная записка, соответствующая титульному листу директивы, и директор утверждает директиву приказом.
Шаг 4. Если профсоюзная организация не согласна, работодатель имеет право согласиться с ее мнением или может определить его в противовес дополнительным консультациям с основным органом по плану директивы (ч. 1 ст. 372 ТК РФ).
Шаг 5. Если после дополнительных консультаций соглашение между работодателем и профсоюзной организацией не достигнуто, то возникает разногласие, и работодатель утверждает текст приказа.
Шаг 6: Профсоюзная организация имеет право поднять коллективные трудовые разногласия. В качестве альтернативы они имеют право обжаловать право работодателя в ГИТ или в суде (ч. 4 ст. 372 ТК РФ).
Основные виды организационно-распорядительных документов. Описание
Директива — это нормативный правовой акт органа, устанавливающий правила, регулирующие деятельность организации, структурных подразделений и организационно-технические (технические или некоторые другие) аспекты трудовой деятельности.
Директива как вид документа
Директивы разрабатываются по различным направлениям и областям деятельности организации, но в практике управленческой деятельности директивы принято делить на две группы: инструкции и организационно-технические директивы. Ко второй группе относятся инструкции, описывающие правила эксплуатации различных устройств. К таким инструкциям относятся руководства по эксплуатации или технологические процедуры.
Необходимость создания директивы может быть предусмотрена другим нормативным или распорядительным документом, на основании которого создается положение о создании директивы. Например, административные регламенты федеральных органов исполнительной власти (Постановление Правительства РФ). Раздел 3 Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении административных регламентов федеральных органов исполнительной власти» предусматривает, что каждый федеральный орган исполнительной власти на основе указанных регламентов с учетом особенностей и специфики своей деятельности разрабатывает инструкции по охране труда организации.
Инструкции по охране труда организации разрабатываются на основе межпрофессиональных или отраслевых инструкций по охране труда либо межпрофессиональных или отраслевых правил по охране труда.
От того, насколько точно и разумно организован документооборот, зависит, насколько быстро документы дойдут до исполнительного органа, руководства и заинтересованных работников.
Инструкции, в отличие от правил, положений, норм и регламентов, определяют порядок выполнения конкретных видов работ. Отдельные задачи, указанные в инструкциях, должны быть связаны между собой в рамках процедуры или набора взаимосвязанных процедур. Как правило, инструкции — это документы, которые постоянно и повседневно используются сотрудниками, поэтому они должны быть составлены максимально кратко, четко, лаконично и ясно, не допуская различных толкований. Правила и требования, изложенные в директивах, являются обязательными. Контроль за исполнением директив осуществляется структурным подразделением (службой) управления и организационным контролем.
Поскольку директива определяет порядок выполнения работ, сотрудники должны быть ознакомлены с директивой под роспись при приеме на работу. После каждого пересмотра директивы или при утверждении новой директивы взамен предыдущей она распространяется. Кроме того, директивы должны быть доступны для сотрудников, хотя их может быть много в организации. Для этого директивы, как и другие нормативные документы, размещаются на веб-сайте организации как часть нормативной инфраструктуры.
За подготовку инструкций обычно отвечает отдел (специалист), в сферу ответственности которого входит выполнение вида работ, деятельности или процесса, определенного в инструкции.
Например, за подготовку инструкций по делопроизводству отвечает отдел делопроизводства (DMS).
Более широкий круг сотрудников может применить директиву в своей работе.
Процесс разработки директивы включает несколько этапов.
Текст директивы опубликован в выпуске 4, 2013 «Справочника секретаря и офис-менеджера».
В.Ф. Янкова, кандидат исторических наук, доцент, заместитель директора ВНИИДАД
Профессиональные информационные супермаркеты
Справочник секретаря и офис-менеджера — ведущее ежемесячное издание по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, офисных ассистентов, делопроизводителей и офис-менеджеров.
Ознакомьтесь с образцами наиболее популярных рекомендательных писем об увольнении от профессионалов в области управления бизнесом в системе HR.
Классификация должностных инструкций на типовые и индивидуальные
Что следует считать стандартными и индивидуальными должностными инструкциями? Как зависит срок хранения от правомочности делегирования, т.е. от того, относится ли она к одной из этих групп?
Профессиональный менеджер по работе с документами, документовед, приглашенный преподаватель Российской академии государственной экономики и управления при Президенте РФ.
Сразу уточните, что речь идет о должностной инструкции (например, о должностной инструкции для специалистов). А в случае с профессиями должностная инструкция фактически также называется рабочей или производственной инструкцией (например, инструкция по профессии курьер). Однако для большей ясности мы будем называть все это должностными инструкциями.
Стандартные должностные инструкции и индивидуальные должностные инструкции ассоциируются как общие и специфические.
Стандартное описание работы определяет общую формулировку вида и цели деятельности, включает обобщенное описание трудовой функции и повторяющихся факторов трудового поведения, а также прав и обязанностей. Обычно она утверждается в качестве локального нормативного акта учреждения.
Трудовая функция и процедуры трудовой деятельности в настоящее время находятся на самом высоком уровне и определяются профессиональными стандартами, которыми руководствуется служба персонала при подготовке кадровых программ.
См. статью «Учимся составлять описание своей работы» в № 6 «2018
См. статью «Обучение составлению описания работы для специального персонала» в № 7 ‘2018
Многие HR-специалисты могут работать на основе типовых должностных инструкций, выполняя одни и те же трудовые функции. В штатном расписании определяется общее количество штатных единиц, основанных на одной и той же должности «Специалист по персоналу».
Разработкой типовой должностной инструкции обычно занимается руководитель структурного подразделения, организующего производственные, технические и административные процессы. Процедурный менеджер также отвечает за актуализацию типовых должностных инструкций.
Индивидуальные должностные инструкции определяют конкретные трудовые действия, которые должен выполнять конкретный сотрудник на конкретном рабочем месте в конкретном структурном подразделении. Формулировки рабочих действий в индивидуальных должностных инструкциях уточнены и специализированы по сравнению с профессиональными стандартами и отражают конкретные условия работы сотрудника.
Формулировка трудовых действий в индивидуальных должностных инструкциях, как правило, завершает содержание трудового договора с работником. Сами индивидуальные описания работы могут быть сформированы в личном конверте сотрудника. Роструд отмечает, что такие должностные инструкции могут быть (см. 30.11.2009 № 3520-6-1, 31.10.2007 № 4412-6):
Следующий вопрос — срок хранения. Если стандартные должностные инструкции являются чисто организационными документами, то индивидуальные должностные инструкции могут одновременно выступать в качестве кадровых документов. Поэтому в новом каталоге на 2019 год для этой категории документов предусмотрены разные названия и разные сроки хранения.
См. статью «Анализ новых сроков хранения кадровых документов по перечню 2019 года» в выпуске 8, 2020.
Перечень типовых управленческих архивных документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росалкогольрегулирования от 20 декабря 2019 г. № 236)
Перечень типовых управленческих архивных документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росалкогольрегулирования от 20 декабря 2019 г. № 236)
Поясним некоторые дополнительные термины, которые здесь встречаются.
Профессиональные профили — это новые справочно-информационные документы, создаваемые кадровой службой на основе профессиональных стандартов и специфических требований организации-работодателя. Используется для поиска (отбора) кандидатов, а также для таких процессов, как аттестация, обучение и среднесрочная оценка эффективности работы сотрудников. Она составляется в виде таблицы и содержит краткие требования к профессиональным и личностным компетенциям сотрудника, его должностной роли, обязанностям, описанию прав и ответственности.
Должностная инструкция — это документ, в котором указываются квалификационные требования, обязанности, права и ответственность государственного гражданского или муниципального служащего. Она используется федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления. Она составляется в текстовой форме и согласуется с административными регламентами исполнения должностных обязанностей и предоставления государственных услуг или услуг органов местного самоуправления в части формулировок трудовых актов.