Как правильно исправить ошибки в документах: пошаговое руководство

Как гласит пословица, Саппати ошибается только один раз. Для бухгалтеров ошибки в большинстве случаев не так уж и важны. Но только в том случае, если они вовремя исправлены. Как именно? Согласно правилам, установленным нормативными документами, бухгалтерские ошибки должны быть исправлены. Универсального подхода к решению этой проблемы не существует.

Давайте обсудим, как исправить ошибки в бумажных документах. Ошибки могут быть допущены при оформлении основных бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, форм бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций или расчетов. Не все документы можно исправить. В некоторых случаях может потребоваться перезагрузка системы.

Основные бухгалтерские документы

Статья 9 § 7 Федерального закона от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает вносить изменения в первичные учетные документы со следующей оговоркой. «если иное не установлено федеральным законом или нормативными правовыми актами по государственному регулированию бухгалтерского учета».

Какие первичные документы не подлежат изменению

Прежде всего, важно понять, в какие первичные документы нельзя вносить изменения.

Во-первых, не подлежат изменению кассовые документы. То есть приходные и расходные кассовые документы (ст. 4.7 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210, п. 4. 7 «Предприниматели и субъекты МСП»). Иные документы, созданные при ведении кассовых операций (например, кассовые книги), могут быть подвергнуты изменениям.

Исправления в бланке строгой отчетности в дополнение к кассовому документу недопустимы. Пунктом 10 Постановления Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 359 «О порядке проведения кассовых операций и (или) сверки расчетов с использованием платежных карт без наличных денежных средств» исправления не допускаются. Исправленные или неправильно заполненные БСО удаляются и приобщаются к книге регистрации свободных документов в день заполнения.

Наконец, в банковских документах не допускаются ошибки (ст. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской информации в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29. 07. 1998 № 34н). Поэтому внесение изменений в платежное поручение трактуется банком как нарушение целостности обязательства по перечислению. Переуступка с такими дефектами не будет осуществлена (п. 2. 1.-2. 4 Правил регулирования денежного обращения, утвержденных Банком России 19.06.2012 № 383-П).

В какой первичный документ можно внести изменения?

Внести изменения можно в «первичный документ». Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете», изменение должно содержать дату подпись лица, составившего документ, в который внесено изменение, а также подпись лица с указанием его фамилии, инициалов или иных элементов, необходимых для его идентификации. Они. До этого момента из формулировки данного отзыва ничего не ясно:

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (ч. 1 ст. 30), правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти до принятия этого закона, применяются в части, не противоречащей им.

Порядок исправления ошибок в основных документах определен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Казначейством СССР 29.07.1983 № 105). Пункты 4.1-4.3 Положения разъясняют.

Ошибки в первичной учетной документации, которые не блокируют налоговые органы при проведении налоговой проверки, позволяют идентифицировать продавца, покупателя товаров и услуг, имущественные права, наименование товаров (работ, услуг), имущественные права, расходы и иные обстоятельства. Документально подтвержденные события хозяйственной жизни не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 2 февраля 201015 г. № 03-03-10 /4547).

Советуем прочитать: Какие арендаторы? Узнайте все о правах и обязанностях арендаторов здесь

Как быть, если подпись сотрудника, составившего документ, не может быть изменена? Предположим, он уволился, заболел, находится в командировке или в отпуске.

Нормативными документами этот вопрос не регулируется. Поэтому предприятие вправе самостоятельно разобраться с методом исправления (письмо Минфина России от 22 января 2016 г., 07-01-09/2235).

Соответственно, перечень лиц, уполномоченных подписывать основные бухгалтерские документы, утверждается руководителем учреждения по согласованию с руководителем бухгалтерии (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской информации). В этот же список включаются лица, уполномоченные подписывать изменения за отсутствующих работников. Например, можно предусмотреть, что поправка подписывается тем же лицом, которое имеет право подписывать аналогичный документ.

Некоторые авторы высказывают мнение, что поправки подписываются доверенными лицами. Однако мы не разделяем эту точку зрения. Дело в том, что доверенности являются одним из способов оформления гражданско-правовых отношений. С другой стороны, трудовые функции подлежат личному исполнению (ст. 15 ТК РФ). Стоит отметить, что в Трудовом кодексе вообще не упоминается термин «доверенное лицо». Более того, доверенное лицо должно назначить в качестве представителя конкретное лицо (статья 185, пункт 1 Гражданского кодекса Российской Федерации). А в случае с трудовыми договорами с работниками это явно невозможно.

Поскольку организацией бухгалтерского учета занимается ответственное лицо, именно оно уполномочено принимать решения о том, кто будет подписывать изменения от имени отсутствующего работника. Кроме того, где это видано, чтобы работник определял свое «замещение»?

Документ о внесении изменений.

Вы имеете право использовать формат Универсального передаточного документа (УПД) для составления «Первичного документа». В случае необходимости внесения изменений используйте формат Универсального адаптационного документа (УКД) в соответствии с формой Заявления о корректировке, рекомендованной ФНС России письмом № ММВ-20-15/86@ от 17. 10. 2014 г. ММВ-20-15/86@ от 17. 10. 2014.

Счет-фактура.

Порядок внесения изменений в счета-фактуры определен постановлением Правительства РФ от 26. 1137 Правительства РФ от 26. 12. 2011 «Положение о формах и правилах заполнения документов, применяемых при расчетах по НДС» (п. 7 раздела II Приложения № 1).

В зависимости от характера ошибки необходимо составить новый счет-фактуру — исправленный, либо внести изменения в существующий счет-фактуру. Если налоговые органы обнаружат в счете-фактуре ошибки, не препятствующие установлению продавца, покупателя товаров (работ, услуг), права собственности, наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав, стоимости и их цены, а также ставки налога и суммы налога, причитающейся покупателю, то новые экземпляры счета-фактуры они не составляют. Исправленный счет-фактура подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом и главным бухгалтером.

Например, если в счете-фактуре неверно указано наименование реализуемых товаров, необходимо составить новый счет-фактуру. В противном случае налогоплательщик теряет право на скидку по НДС (письмо Минфина России от 14 августа 2010 г. № 03-03-06/1/47252).

Советуем прочитать: Бюджетирование и оценка стоимости проекта

Регистр бухгалтерского учета

Не допускается внесение в регистр бухгалтерского учета изменений, не утвержденных лицом, ответственным за ведение данного регистра. Изменения в регистре бухгалтерского учета должны содержать дату внесения изменений и подпись лица, ответственного за ведение регистра, с указанием фамилии и других элементов, необходимых для идентификации данного лица.

P. S. Как правило, не ошибается только тот, кто ничего не делает.

Согласование АКТ исправления собственных ошибок в документе типа 1с

Настройка документа Исправление собственных ошибок в 1с 8. 3 создается при введении первичной базы данных, используя тип поступления функции Исправление собственных ошибок.

Основные способы создания документов сверки расписок:

Ошибки, допущенные при регистрации счетов-фактур, являются «техническими» ошибками при заполнении книги покупок, поэтому при проведении документального чека или нажатии кнопки регистрации создается «технический» счет-фактура, чтобы зарегистрировать уточненные данные и исправления в счете-фактуре. Id. at 1c.

Алгоритм исправления ошибок

Технические» ошибки при исправлении документа и заполнении книги покупок в 1с зависят от того, кто их обнаружил.

Смотрите, как исправить ошибки по НДС: исправления счетов-фактур, исправления документов, исправление собственных ошибок в 1С 8. 3.

Ошибки по НДС.

Рекомендации ФНС по исправлению ошибок:

Не определены реквизиты продавца или покупателя по форме

Номера НДС не могут начинаться с «00… Номер НДС не может начинаться с «00…». Если ИНН состоит из 10 символов, программа не будет пропускать пробелы, тире и пробелы КПП.

Рекомендации ФНС по исправлению ошибок: исправьте дополнительные листы книги покупок или книги продаж и подайте сведения по НДС.

Все ИНН и иные иностранные номера, присвоенные в стране регистрации, не подлежат отражению в декларации (оставьте поле пустым), так как не являются ИНН/КПП в соответствии с налоговым законодательством РФ.

Если товары реализуются физическим лицам, необходимо указать правильный номер НДС или не указывать его (оставить поле пустым).

Если товары (обмундирование, продукты питания, подарки) передаются физическим лицам безвозмездно, необходимо указать код типа операции ’26’ и не указывать номер НДС.

Ошибки в КПП.

Рекомендации ФНС по исправлению ошибок:

Ошибка в коде типа операции.

Рекомендации ФНС по исправлению ошибок:

Ошибки в номерах и датах счетов-фактур

Рекомендации ФНС по исправлению ошибок:

В соответствии с алгоритмом 1С исправления в счетах-фактурах вносятся через дополнительный лист книги покупок.

См. также.

Была ли статья полезной?

Получите еще один секретный бонус и 8 дней полного доступа к справочной системе AccountingExpert8 бесплатно!

В какие первичные документы нельзя вносить изменения?

Некоторые первичные документы не могут быть исправлены.

Советуем прочитать: Что делать, если сосед обвиняет вас в том, что вы увидели дуб: советы и подсказки

Исправление ошибок возможно для всех первичных документов, кроме кассовых и банковских.

Если в таком документе допущена ошибка, следует создать новый документ. В других документах ошибки могут быть исправлены. Процесс исправления зависит от формата, в котором был создан документ (бумажный или электронный).

Как исправить счет-фактуру

Процесс исправления счета-фактуры зависит от исправляемого документа.

Порядок внесения изменений в счета-фактуры определен пунктом 7 Правил заполнения счетов-фактур и пунктом 6 Правил заполнения исправленных счетов-фактур, утвержденных постановлением № 1137 от 26 декабря 2011 года. Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с установленным порядком. То же самое касается и случаев обнаружения ошибок в этих документах (п. 20-21 ФСО 27/2021).

Кроме точных реквизитов, между оригинальным и измененным счетом-фактурой различается только строка 1a. Здесь указывается серийный номер исходного счета-фактуры и дата внесения изменений. В строку 1 измененного счета-фактуры переносится информация из строки 1 исходного счета-фактуры. Не изменяйте эти данные. В остальных строках и столбцах введите данные из исходного счета-фактуры с правильными значениями.

Помимо счетов-фактур на поставку, вы можете изменять счета-фактуры на авансовые платежи, выставленные продавцом покупателю. Для внесения изменений в счета-фактуры на предоплату не существует специальных правил. Поэтому измененный счет-фактуру на предоплату следует составлять по тем же правилам, которые применяются к счетам-фактурам на отгрузку (п. 7 Правил заполнения счетов-фактур, утвержденных постановлением № 1137 от 26 декабря 2011 г.).

При внесении изменений в новый экземпляр исправленного счета-фактуры не следует изменять позиции в строках 1 и 1б первоначального исправленного счета-фактуры. Укажите серийный номер и дату внесения изменений в строке 1a. Укажите остальные реквизиты измененного бланка требования, включая любые изменения инициалов уполномоченного лица, подписавшего бланк требования (в том числе те, которые первоначально не были внесены или уточнены), в соответствии с общими правилами (раздел 6 правил ввода). Измененная форма заявления утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года).

Ответы на все вопросы о налоговых изменениях 2023 года можно найти в системе корпоративной отчетности и обучения «Актион 360». Просто введите свой вопрос в поисковую строку, чтобы узнать, как поступить в вашем случае. Разъяснения дают авторитеты в этой области, такие как судьи, эксперты Министерства финансов и Федеральной налоговой службы.