С 1 сентября 2021 года обновлены правила учета трудовых книжек. Изменения регламентированы постановлением Минтруда от 19.05.2021. 320Н. Нормативный закон распространяется только на форму трудовой книжки, ответственность за которую несет работодатель. Новый приказ с 01. 09. 2021 г. отменяет Директиву по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. 69.
Новости с Реестром трудовых книжек 2021 года.
Постановлением № 69 Министерства труда утвержден формат реестра пустых трудовых книжек и трудовых книжек, хранящихся у работодателей. Начиная с 1 сентября 2021 года, порядок ведения трудовых книжек и учета их движения при публикации разрабатывается работодателем самостоятельно, хотя по-прежнему организуется с использованием книг и журналов.
Согласно правилу U P-Date, регистр или книга учета трудовых книжек может не соответствовать единой форме, и работодатель сам решает, какие графы и модули должны быть в этом регистре учета. Однако это не означает, что с 1 сентября все работодатели обязаны прекратить вести книги и календари, оформленные по старому образцу, и регистрировать их на бланке. Работодатели могут продолжать вести единую книгу до истечения срока ее действия, после чего они будут привлечены к внедрению новой книги, которая разрабатывается самостоятельно. Таково мнение Минтруда России.Подиум..
Работодатели обязаны собирать и регистрировать всю информацию о реестре или рабочем журнале книжки, но это касается только печатных документов. Если трудовая книжка ведется в электронном виде, то информация об этом хранится в пенсионном фонде. Когда работник подает заявление о переводе своего трудового книжного дела в электронную книгу, запись в трудовой книжке регистрируется.Запись.Выдать копию работнику. Работодателям не нужно вести отдельные книги для учета таких случаев — все события поступления и выбытия трудовых книжек фиксируются в едином журнале регистрации.
Для самостоятельной разработки новой формы календаря учета для контроля трудовых книжек можно использовать отдельный образец и внести в него необходимые изменения (пример формы приведен вСтатьяна нашем сайте).
Что должны содержать книга учета и книга учета вкладышей?
Новые трудовые книжки и вкладыши (чистые бланки) регистрируются в отдельной книге. То есть, как и раньше, работодатель оставляет у себя книгу, посвященную уже изданной трудовой книжке, и вторую книгу для учета бланков. Теперь работодатель имеет право хранить обе книги в соответствии с самостоятельно разработанными критериями. В новой книге учета бланков содержится информация о приобретенных книгах и записях, обо всех случаях расходования средств, указывается порядок и количество использованных документов.
Все имеющиеся у работодателя трудовые книжки должны храниться на предприятии как строго бухгалтерские документы. Поэтому в приказах директора должен быть указан ответственный сотрудник, в ведении которого находятся трудовые книжки, бланки и лицо, ответственное за их внесение в них. Этот сотрудник несет ответственность за соблюдение правил ведения трудовых книжек. В случае повреждения новых рабочих бланков и вкладышей создаются соответствующие действия. Алгоритмы таких действий используются для удаления поврежденных бланков.
Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей должны храниться у работодателя 50 лет, а журналы учета пустых бланков — пять лет — Приказ Росархива от 20. 12. 2019 № 236 (стр. 463). Срок хранения исчисляется с начала года, следующего за годом, в котором закрыт календарь.
Более полную информацию по этому вопросу можно найти на сайте КонсультантПлюс. Бесплатный пробный доступ к системе на 2 дня.
Трудовые книжки. Учет отслеживания переносов трудовых книжек и вкладышей
Трудовая книжка — документ, подтверждающий статус работающего гражданина, — выдается при приеме сотрудника на работу и хранится у работодателя. Все перемещения этого документа должны регистрироваться в специальной книге учета, которая называется «Книга/журнал движения трудовых книжек». При этом должны учитываться как вкладыши в трудовую книжку, так и сама трудовая книжка. Законодатель не делает различий между организациями по экономическому обороту или количеству сотрудников. Обязанность вести журнал учета трудовых книжек одинакова как для крупных компаний, так и для небольших предприятий с меньшим количеством работников. Примечание: Проверки трудовой инспекции начинаются с проверки обязательного реестра, включая трудовую книжку/журнал учета трудовых документов. Без них возможен крупный штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Дневник/журнал можно распечатать или приобрести в специализированных магазинах. Организации имеют право использовать самодельные календари, но обязаны поддерживать все необходимые функции.
Принципы организации бухгалтерского учета.
В акте также необходимо зафиксировать количество трудовых книжек лиц, ранее уволенных компанией, но не затребовавших документы на момент регистрации передачи обязательств.
Регистрация реестров
Реестр трудовых книжек должен вестись в течение всего периода существования субъекта хозяйственной деятельности, в этом случае должен быть создан соответствующий реестр.
Количество страниц прикрепляется к задней обложке листом клеящейся бумаги и заверяется подписью руководителя.
Правила заполнения регистрации.
В рабочем дневнике 13 граф, каждая из которых имеет свое назначение.
Необходимо знать, что при выдаче сотруднику вложенной трудовой книжки записи делаются в две строки и каждый документ показывается отдельно. Если сотрудник уже подшил к трудовой книжке вкладыш, в журнале будет записан только оригинальный документ.
Важно: В организации может быть издан локальный закон, согласно которому вновь оформленные работники не несут ответственности за стоимость трудовой книжки.
В некоторых случаях в графах 12-13 указывается информация о том, когда бывшему работнику будет отправлено уведомление о регистрации и необходимости получения трудовой книжки. Это происходит, если увольняемый работник не желает получать трудовую книжку или не может получить ее по другим причинам.
Если, получив приглашение по почте, гражданин отказывается получать трудовую книжку лично, бланк будет направлен ему по почте.
Если в реестре допущена ошибка
Процесс заполнения дневника трудовой книжки не отличается сложностью, но это не исключает возможности опечаток или ошибок при вводе данных. Исправить неточность лучше всего одним из двух следующих способов
Журнал учета рабочих форм ведется в течение всего срока существования юридического лица. Если все листы книги заполнены, следует завести дневник.
Если для ведения кадрового учета используются неунифицированные формы трудовых книжек/дневников и их содержание не соответствует нормативным требованиям, то используемые книжки следует закрыть и завести новую.
Рекомендуем вам
Сбор вопросов при приеме на работу
В каждом бизнесе, где есть наемные работники, им выплачивается зарплата. И такие выплаты должны сопровождаться четкой записью. Зачастую этим занимаются HR-специалисты — эксперты Министерства труда и Министерства заработной платы. Объясняются все особенности оформления и направления таких отпусков. А также о том, что грозит работодателям, которые игнорируют свою обязанность по их оформлению. Приводится образец документа (Реестр выдачи расчетных листков) и пример формулировки локального нормативного акта (Положение об оплате труда), которые вы можете использовать в своей работе.
Что делать с испорченными листками в трудовых книжках и вкладышах?
Вот уже 12 лет Минтруд России берет на себя обязательство отказаться от печатных трудовых книжек и перевести трудовые ресурсы в электронный вид. И судя по последней инициативе, через два года это произойдет снова. Однако работодатели уже сейчас могут перевести некоторые документы в цифровой формат. Узнайте, какие документы можно перевести в электронный формат, что для этого нужно и какие документы не стоит вести в электронном виде.
Характеристика знакомства с кадровыми документами
При приеме на работу работодатель еще до подписания трудового договора должен ознакомить сотрудника с основными документами, имеющими отношение к его работе. Помимо локальных нормативных актов, существует ряд документов, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен в процессе работы в организации, но уже после заключения трудового договора. Давайте рассмотрим, что это за документы, как можно организовать ознакомление и в каких случаях ответственное лицо не соблюдает эту обязанность.
Член Ассоциации юристов России, заместитель директора ООО «Группа АСВИ».
Что делать с испорченными листками в трудовых книжках и вкладышах?
В этом разделе рассматриваются проблемные вопросы, связанные с трудовыми книжками при приеме на работу. Например, если у кандидата более двух трудовых книжек или вообще нет книжек, он должен иметь одну. Найдены старые. Приведите образец документов, необходимых для исправления ситуации. Заявление работника дает работодателю информацию, которую необходимо запросить у него, страховой файл, который необходимо рассмотреть, и информацию о том, где хранятся другие трудовые книжки. Обнаружение трудовых книжек путем направления запроса на ведение и охрану от него, издание брошюры с новыми трудовыми книжками, заменяющими утраченные, и приказа о приеме у работодателя найденных работником трудовых книжек, книжек учета движения, отражающих учетную информацию обмена в книге (дневнике) трудовых книжек, ранее изданных Уничтожение новых ранее выданных трудовых книжек.
Обучение порядку назначения номенклатуры дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов
Новый срок хранения кадровых документов действует в течение девяти месяцев. Однако у работодателей по-прежнему остается много вопросов. А разъяснений от Росархива до сих пор нет. Проанализируйте новые правила и дайте рекомендации при закрытии номенклатуры этого года о том, что следует учесть при составлении номенклатуры дел на 2017 год.
профессиональный документовед, документовед, приглашенный лектор РЭО при Президенте РФ и Общества государственного управления.