Заказное письмо — это письмо, которое адресат может получить лично. Факт вручения заказного письма определяется подписью получателя на бланке. Заказные письма также имеют специальный номер для контроля доставки. Уведомление о получении заказного письма по почте может быть отправлено на почтовый ящик, электронную почту или SMS-сообщение.
Существует два типа систематических писем — с подтверждением и без подтверждения получения. Письма, зарегистрированные под расписку, требуют выдачи получателем в момент получения расписки, подтверждающей получение. После подготовки квитанция может быть отправлена отправителю заказного письма по его просьбе, чтобы она была указана в заказном служебном документе. Если отправитель предоставляет соответствующие контактные данные, квитанция также может быть отправлена на телефонный номер отправителя в формате SMS.
Обзор квитанции
Чтобы получить заказное письмо, отправитель должен дождаться уведомления, которое почтальон доставит в почтовый ящик получателя.
Придя к оператору почты, вы должны предъявить документ, удостоверяющий личность, чтобы уведомить его, получить заказное письмо и подписать бланк о том, что вы его получите.
Если заказное письмо не будет получено в течение пяти рабочих дней после отправки первичного уведомления, почта отправит вторичное уведомление. Если после вторичного уведомления письмо так и не будет получено, оно будет отправлено обратно получателю или обозначено как невосстановленная корреспонденция по истечении срока сохранения.
Превосходная ситуация.
В исключительных случаях, когда получатель не может самостоятельно получить заказное письмо, его может получить лицо, которому получатель выдал надлежащим образом заверенную доверенность, уполномочивающую его на получение заказных писем. В этом случае при посещении почтового отделения уполномоченный получатель должен предъявить удостоверение личности, доверенность и почтовое уведомление на получение заказного письма. Сотрудники почтового отделения запишут личность получателя и номер агента. Для получения письма от уполномоченного лица также требуется подпись.
Затем уведомление о получении заказного письма проверяется начальником почтового отделения. Если ошибок нет, уведомление о доставке отправляется получателю вместе с остальной исходящей почтой.
Если заказное письмо доставлено адресату, но уведомление о получении не получено отправителем, это является нарушением договорных обязательств по отправке заказных писем, и отправитель может подать жалобу в почтовую службу. Уведомления можно найти в «Почтовых правилах».
Форма 119.
Чтобы отправить заказное письмо с подтверждением получения, необходимо приобрести соответствующий конверт и заполнить форму 119.
Форма должна быть заполнена от имени отправителя или от имени лица, которое должно быть уведомлено о том, что адресат получил письмо. Форму можно заполнить бесплатно в самом почтовом отделении или в электронном виде, загрузив ее для печати. При заполнении формы необходимо следить за тем, чтобы не допустить ошибок.
Сначала необходимо заполнить лицевую сторону формы 119.
Сначала определитесь с типом почтового отправления. Отметьте свой выбор в соответствующем поле.
Затем выберите тип квитанции об уведомлении, которую вы хотите получить. Это может быть либо зарегистрированный, либо простой тип. Если выбран тип подтверждения зарегистрированной квитанции, то подтверждение о вскрытии также будет доставлено отправителю отдельно. Если выбрано простое извещение, почтальон доставит отправление в почтовый ящик по указанному адресу.
Имя, фамилия и отчество лица, которому отправляется уведомление о получении отправления. Это может быть сам отправитель или другое лицо, выбранное отправителем. В следующем поле — адрес лица, которому адресовано уведомление.
На оборотной стороне формы 119 необходимо указать вид отправления (например, письмо, бандероль, посылка), место и дату доставки отправления в почтовое отделение, адрес получателя, имя, фамилию и адрес. Имя отчества получателя.
После заполнения формы 119 необходимо передать ее оператору вместе с конвертом, оплаченным почтовым отправлением и дополнительными услугами (уведомлением о получении) и заполненной квитанцией. Документ, определяющий финансы и ассигнования.
Скачать Уведомление о вручении почтового отправления (форма 119) в формате Word.