В рабочих листах можно либо вести непрерывный учет рабочего времени, либо фиксировать только расхождения. Читайте нашу статью о преимуществах и недостатках обоих методов. Возможно, настало время рассмотреть наиболее удобный из них.
Два способа заполнения рабочего листа: в чем разница?
Подлинный учет рабочего времени ведется для каждого сотрудника на рабочем листе № 0504421 (приложение 1 к приказу Казначейства от 30 марта 2010 г. № 52н 52н). Использование других форм рабочих листов (письмо Минфина от 06. 12. 2011, Федеральный закон № 9, § 9, § 9, «402-ФЗ О бухгалтерском учете» от 19. 07. 2018 № 02-07-05/50639).
Файлы рабочего времени могут вестись одним из двух способов.
Записываются только случаи отклонений. При таком способе заполнения рабочего листа часы отклонений перечисляются в верхней части строки, а их коды — в нижней.
Надежный учет. При этом методе в верхней части строки отражается явка или неявка. Если явка была, то в нижней части строки указывается, сколько часов отработал сотрудник. Если день был выходным или рабочим, но отличался от обычного использования времени, часы в справочной карточке не учитываются. Например, нельзя записывать время, когда сотрудник находится в отпуске или на больничном.
Подпишитесь на каналы Яндекс.Дзен
Если у сотрудника много ситуаций, обозначенных разными кодами для одного дня или периода времени, указывайте эти коды через точку «/». Например, когда сотрудник работает сверхурочно, он приходит на работу после возвращения из командировки; когда сотрудник работает сверхурочно, он приходит на работу после возвращения из командировки. При необходимости рабочее время может быть записано в дополнительных строках. Например, укажите, что в одной строке сотрудник работает по часам, а в другой — находится в декретном отпуске.
На двух отдельных строках для каждой позиции укажите работу сотрудника над деталью. При совмещении мест запишите отработанные часы в одной строке, поскольку сотрудник выполняет работу в течение рабочего дня.
Давайте посмотрим, как это будет выглядеть в майском рабочем листе, если в этом месяце будет выполняться работа по совместительству. Для этого приведем пример, когда в рабочем листе необходимо отразить невыданные лицензии, обычные лицензии, больничные листы и увольнения.
Светлана Смирнова и Ирина Конкина, экономист Государственного фонда образования, в мае работали не в полную силу. Смирнова не работала с 6 по 8 мая и болела с 20 по 31 мая. Конкина ушла в ежегодный основной отпуск с 13 по 19 мая и уволилась 29 мая.
См. образцы 1 и 2. Посмотрите, как выглядит рабочий лист при двух способах заполнения.
Образец 1. Частичная работа в рабочем листе, когда фиксируются только отклонения
Образец 2. Частичное удаление в рабочем листе в случае непрерывного учета.
Наиболее удобный метод для бухгалтера
В приведенном примере вы можете увидеть преимущества и недостатки обоих методов.
1. фиксируются только отклонения.
Преимущества. Если отклонений нет или они есть, но только одного вида, удобно использовать рабочий лист. Бухгалтер может сразу рассчитать количество рабочих дней, оставшихся в программе, и проверить это число в бухгалтерских данных.
Недостатки. Если сотрудники часто уходят на больничный, их увольняют и вскоре оформляют лицензию на управление. Бухгалтерам неудобно работать с рабочими листами.
32 ближайших изменения в Налоговом кодексе — от НДС и НДФЛ до спецрежимов и проверок >>
Преимущества. Методы непрерывного учета позволяют бухгалтеру получить полную информацию о каждом сотруднике. Рабочие листы позволяют проверить в программе общее количество месяцев и отработанных часов без дополнительных расчетов. При расчете отпускных, пособий и других начислений бухгалтер всегда исходит из количества отработанных дней, а не из количества дней отсутствия.
Минусы. Есть небольшие недостатки, но они больше касаются времени, чем бухгалтера. Даже если отклонений нет, приходится обращать внимание на явки и неявки. Это означает, что данный метод более болезненный для таймера. Однако в большинстве учреждений уже ведутся рабочие листы программы, и программа автоматически устанавливает день и время при определенных условиях.
Если в вашем предприятии не более 50 сотрудников, они редко болеют, а лицензию получают по очереди. Вы можете фиксировать отклонения только в рабочем листе. При таких обстоятельствах рассчитать зарплату в вашей бухгалтерской программе не составит труда.
Если количество сотрудников превышает 50 человек, рекомендуется перейти на непрерывный учет. Объясните руководству, что этот метод безопаснее, так как позволяет сократить количество ошибок в расчетах. От того, как вы ведете учет дня, зависит скорость работы.
Он мгновенно изменится на НДС
1С 8. 3 Как заполнить рабочий лист в программе Zup
buhsoft.ru Руководитель группы учета и отчетности портала. Работал бухгалтером в федеральной компании с региональной сетью. Опыт управления налогами и аудитом. Специализация — бухгалтерская и налоговая отчетность.
Рабочие листы используются для непрерывного учета рабочего времени. В программе 1С 8. 3 этот документ применять не обязательно, но он имеет приоритет перед другими формами учета (больничными, лицензиями и т. д.). 1С 8. 3 Как использовать в программе Zup Читайте в этой статье Табель учета рабочего времени.
Существует два основных подхода к учету времени.
Первый подход используется в большинстве организаций со стандартным рабочим временем. Для этого в бухгалтерии 1С ведется учет больничных, отпускных, командировочных, отгулов, выходных и праздничных дней, отгулов и т.д.
Второй способ используется, когда необходимо соблюдать непрерывный ежедневный учет рабочего времени. В этом случае ведется рабочий лист 1С 8. 3 Зуп.
Читайте нашу пошаговую статью о том, как сохранить рабочие листы в 1С 8. 3 Зуп.
Шаг 1: Заполнение производственного календаря
Перейдите в раздел Настройки (1) и нажмите (Производственный календарь) (2). Откройте окно [Настройки].
1С 8. 3 В стандартный дистрибутив Зуп входит календарь «Российская Федерация» (3). Чтобы добавить новый, нажмите кнопку «Создать» (4) и выберите «По классификатору» (с сортировщиком) или «Новый» (новый).
Шаг 2: Заполните график работы
1С 8. 3 В Zup при найме сотрудника вы устанавливаете для него программу работы, например «5 дней». Чтобы настроить или создать новую программу, перейдите в раздел «Настройка» (1) и нажмите на ссылку «График работы сотрудника» (2). [Откройте окно «Настройка».
В открывшемся окне нажмите кнопку Создать (3). Откроется форма для заполнения.
В форме укажите имя нового табеля (4) и нажмите кнопку [Завершить] (5). Форма заполнена стандартными данными 5-дневной программы.
При необходимости измените данные в ячейках (6) и нажмите кнопку Записать и закрыть (7). Новая программа появится в общем списке.
Если программа сотрудника изменилась, создайте документ «Изменение рабочей программы в списке». Для этого перейдите в раздел «Персонал» (8) и нажмите на одноименную ссылку (9).
Шаг 4: Создание рабочего листа в 1С 8. 3 ЗУП
1С 8. 3 При непрерывном учете рабочего времени в программе ЗУП создается табель учета рабочего времени — таблица учета рабочего времени с особенностями и часами. Название находится в списке «Использование рабочего времени» и чаще всего используется.
Для этого, перечислив весь список, перейдите в параметры (1) и активируйте команду ‘Все функции’ (2). Затем перейдите к команде ‘Все функции’ (3) и найдите в справочнике ‘Типы типов работ’ (4).
1С 8. 3 Чтобы создать рабочий лист в Zup, перейдите в раздел «Зарплата» (5) и нажмите на ссылку «Рабочий лист» (6).
В открывшемся окне нажмите кнопку Создать (7). Форма для заполнения рабочего листа откроется в 1С 8. 3 Zup.
В форме укажите тело (8), месяц (9) и нажмите кнопку [Заполнить] (10) или [Выбрать] (11).
Для всех сотрудников введите тип используемого рабочего времени (12) и количество фактически отработанных часов (13) для каждого дня месяца. Далее в разделе «Итого» (14) автоматически рассчитывается общее количество дней и общее количество отработанных часов для сотрудника. Чтобы сохранить данные, нажмите кнопку «Выполнить и закрыть» (15). Теперь расчет заработной платы в 1С 8. 3 ЗУП будет выполнен в соответствии с данными рабочего листа.
Шаг 5: Печать формы Т-13
Чтобы распечатать форму Т-13 в 1С 8. 3 ЗУП, перейдите в раздел «Расчет зарплаты» (1) и нажмите на ссылку «Отчет по зарплате» (2).
В окне отчета выберите Табель учета рабочего времени (Т-13) (3).
Укажите период (4) и организацию (5) в форме отчета и нажмите кнопку «Создать» (6). 1С 8. 3 Чтобы распечатать табель учета рабочего времени в ЗУПе, нажмите кнопку «Принтер» (7).
Табель учета рабочего времени: инструкция 1С
В трудовом договоре работника обычно оговариваются часы, в течение которых он должен выполнять свои обязанности. Работодатель обязан учитывать фактическое рабочее время.
Для этого используются «табели учета рабочего времени» и комплексные формы табелей учета рабочего времени, утвержденные Госкомстатом РФ № Т-12 и № Т-13.
Что такое документ?
Это обязательный документ, который организация должна составлять каждый месяц. На его основании рассчитывается заработная плата сотрудников, отпускные и положенные командировочные. Бухгалтеры обычно не заполняют отчет самостоятельно. Они получают информацию из службы, составляют платежную ведомость и рассчитывают заработную плату.
Очевидно, что документ представляет собой таблицу, в которой фиксируются все выходы и невыезды за месяц, а также часы, отработанные сотрудником в конкретный день. Также указываются причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.
До появления в программе «1С 8. 3» форм рабочих листов этот документ приходилось вводить в Excel. Конечно, это отнимало много времени и было неудобно.
Теперь табели учета рабочего времени можно легко настроить в 1С. В этом разделе мы расскажем, где найти его в программе и как правильно настроить заполнение.
Ограничения функциональности
Не стоит упускать из виду важные моменты. Например, в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 версия 3. 0» табель учета рабочего времени не отражает автоматически командировки, прогулы, сверхурочные и неоплачиваемые отпуска. Здесь описана только стандартная конфигурация. Однако все эти возможности доступны пользователям программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Еще один момент, касающийся типовой конфигурации ‘1С:Бухгалтерия 8 редакция 3. 0’. Лицензионный учет, больничные листы и документы исполнения реализуются только в том случае, если в компании не более 59 сотрудников. Если 60 и более, то необходимо использовать и 1с:зуп 8.
Где находятся «рабочие листы» в «1с: Бухгалтерии 8. 3»?
По какой-то причине некоторым пользователям сложно найти в программе листы учета рабочего времени. Однако в стандартных настройках все просто. Откройте раздел «Заработная плата и персонал», «Счета персонала» — «Отчетность по персоналу» — «Табели учета рабочего времени».
Таким образом, «лист учета рабочего времени» больше похож на справочник, чем на рабочий документ.
Создайте рабочий лист шаг за шагом в соответствии с пунктом 1c
Шаг 1. Заголовок.
Для формирования табеля формы Т-13 необходимо заполнить следующие поля.
Для этого необходимо нажать кнопку [Настройка].
В периоде необходимо указать месяц, в котором создается текущий рабочий лист.
Чтобы определить орган, выберите цель из списка, если их достаточно в базе данных.
Если необходимо создать отдельный отчет для какого-либо подразделения, выберите его из списка подразделений.
Шаг 2. Отображение очень простое.
[Перейдите на вкладку «Подразделения». Здесь необходимо указать имя и должность человека, который в итоге подпишет документ.
Если вы создаете рабочий лист для сотрудников, можно использовать дополнительный лист для установки.
Шаг № 3: Расширенный вид.
Этот параметр необходимо заполнить, если вы хотите заполнить все рабочие листы сотрудников. Удалите поле «Работник» и установите вид — Расширенный.
Затем создаются бюллетени отдельно для каждого подразделения.
Если в компании очень мало сотрудников, но есть подразделения, целесообразно создать справочник для всей организации. [Перейдите на вкладку Структура и удалите адреса из группы.
После этого можно завершить процесс — закрыть и сформировать форму.
Важно перед формированием документа
Перед заполнением отчета очень важно обратить внимание на следующие моменты
Чтобы воспользоваться программой из обновленного справочника, убедитесь, что у вас есть действующий договор 1С.
Если у вас возникли трудности с созданием рабочего листа в 1С, свяжитесь со специалистом по тел.