Цель регулярной регистрации листков нетрудоспособности — систематизировать информацию о взятых больничных и помочь в подготовке подробных сведений о периодах болезни. Для HR-специалистов важно
В целях управленческого учета календарь может использоваться как источник информации для анализа состояния здоровья членов динамичных рабочих групп и выявления закономерностей изменения уровня заболеваемости. Дневники больничных листов позволяют самостоятельно разрабатывать их образец, что дает возможность разрешать споры в случае утери бланков больничных листов.
Правила ведения календаря законодательно не регламентированы. Оптимальный вариант — организовать хранение вместе с больничным листом. Ответственность за сохранность документов и их нахождение в запланированном месте возлагается на HR-специалиста или таймера. Ввести такую обязанность для сотрудников можно только путем издания соответствующего приказа руководителя компании. Если образец ежедневника, который можно увидеть ниже, пропал, создается комиссия по его поиску и расследованию случившегося.
Предусмотрены календарные сроки хранения:
Первые два нормативных документа устанавливают срок хранения в пять лет. В Налоговом кодексе говорится о необходимости обеспечить хранение документов, влияющих на размер уплаченных страховых взносов, в течение шести лет.
Пример заполнения бланка регистрации больничного листа
Страницы календаря могут быть изготовлены типографией или самостоятельно. Бланки можно заполнять в бумажном или электронном виде. Образцы страниц дневника больничного листа должны быть пронумерованы и скреплены степлером. Последняя страница должна быть подписана ответственным лицом с указанием точного количества страниц и заверена печатью руководителя делопроизводства.
Правила ведения дневника должны совпадать с правилами заполнения документов по временной нетрудоспособности. В ручном варианте вводите информацию в поля черной шариковой ручкой. Необходимо избегать исправлений и ошибок. Ошибки исправляются в соответствии с общими правилами. Неправильная информация удаляется, рядом или над ней делается правильная запись, ответственное лицо подписывает ее и ставит дату исправления.
Журнал учета больничных листов может содержать следующие графы.
В примечаниях могут быть указаны нарушения статуса или другие обстоятельства во время лечения, наличие или отсутствие которых может повлиять на размер выплачиваемых пособий по временной нетрудоспособности.
Форма записи о больничном листе — пример
Дополнительную информацию по этому вопросу можно получить в КонсультантПлюс. Бесплатный двухдневный пробный доступ к системе.
Зачем мне нужен этот документ?
Чтобы ответить на этот вопрос, сначала нужно понять, зачем нужен листок нетрудоспособности.
Все заболевшие работники обязаны обратиться в поликлинику или другое медицинское учреждение, чтобы официально подтвердить свое состояние. Больничный лист — это доказательство нетрудоспособности.
Без него отсутствие работника на рабочем месте приравнивается к отсутствию на работе.
На основании этого листка работник получает пособие по нетрудоспособности, и одновременно этот же документ служит основанием для возврата работодателю части пособия, выплаченного Федеральным фондом социального страхования (организация платит работнику только три раза в день — остальное выплачивает Фонд государственного учета).
Дневник листка нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций.
Этот календарь также очень полезен для HR-специалистов. Информация в календаре используется, когда необходимо рассчитать количество дней отпуска, которые нужно продлить, если болезнь сотрудника попадает в период отпуска.
Как долго и как хранятся документы
Если в компании ведется реестр листков нетрудоспособности, необходимо позаботиться об их хранении после окончания периода нетрудоспособности. Срок хранения устанавливается законом или внутренними правилами компании (но не менее пяти лет). Дневник должен храниться в месте, недоступном для посторонних лиц, и может быть уничтожен после того, как он утратит свое значение.
Как отразить больничный лист в бухгалтерском учете
Для учета больничных листов рекомендуется вести соответствующий календарь. Это поможет HR-специалистам отслеживать, на каких условиях в организации ведутся больничные листы. Он также может помочь
Подробнее о том, как продлить отпуск во время больничного, читайте в этой статье.
Что такое журнал учета больничных листов?
Узнайте подробнее о том, как выглядит журнал учета больничных листов, в который заносится информация о больничных листах.
Закон не устанавливает единого образца журнала учета больничных листов. Организации вправе разрабатывать собственные формы соответствующей документации.
Эксперты КонсультантПлюс подробно рассказали, можно ли вести электронный реестр регистраций в электронном виде. Получите тестовый доступ и бесплатно перейдите на готовое решение.
Важным элементом структуры журнала может быть таблица, которая печатается.
Календари могут вестись как в электронном, так и в печатном виде. (В последнем случае все листы документа должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте должно быть указано общее количество листов, после чего календарь должен быть подписан и скреплен подписью (в зависимости от того, что требуется)).
ВАЖНО: Ведение реестра больничных листов не является обязательным для компаний. Поэтому санкции за его непредставление не предусмотрены. Однако организациям с большим количеством сотрудников все же рекомендуется оформлять такую документацию. Обычно это помогает собрать информацию обо всех случаях невыхода на работу, что часто бывает в крупных компаниях.
Подробнее о расчете минимального и максимального размера больничного листа вы можете узнать на нашем сайте.
Календари, как и листки нетрудоспособности, можно хранить в специальном помещении или в сейфе (п. 6. 2 Положения, введенного в действие письмом Минфина СССР от 29. 07. 1983-105).
Срок хранения журналов
Во многих судебных процессах больничный лист называют документом строгой отчетности (информация ФСС РФ от 1 июля 2011 г., Определение 02-311 Верховного суда РФ от 27 марта 2002 г., ГКПИ 02-311, Минздрава РФ от 29. 01. 2004 № 29). Но насколько правомерно характеризовать листок нетрудоспособности как БСО?
Является ли больничный лист бланком строгой отчетности?
Термин «документ строгой отчетности» может относиться к.
Процесс учета расчетных документов регулируется рядом отраслевых нормативных актов. Главным из них является закон «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года 54-ФЗ.
Во-вторых, порядок использования больничного листа как документа строгой отчетности пока не регламентирован общеотраслевыми правилами. Однако в Приказе № 29 «Контроль учета листка нетрудоспособности в медицинских учреждениях» это подробно разъясняется.
Таким образом, справки о нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, используемых компаниями-работодателями, могут рассматриваться только на уровне локального регулирования организации.
Подробнее о применении презюмируемого БСО вы можете узнать в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)». .
Формы и форматы
журнал учета больничных листов у каждого работодателя, он может заполнить удобную для него форму. Единой формы законодательно не утверждено. Поэтому любая организация может разработать свою собственную форму. За основу можно взять предлагаемый журнал учета больничных листов (образец), который можно скачать по ссылке ниже.
Рекомендуется внимательно отнестись к составлению календаря, так как он может быть использован в качестве основы для составления реестра больничных листов:
Работодатели могут добавлять поля по мере необходимости. Рекомендуется хранить дневники в надежном месте и нумеровать страницы. В конце ведения его следует сшить, подписать и заполнить количество страниц. Таков общий порядок хранения и учета кадровых документов. Однако его необязательно соблюдать, если руководитель не считает это необходимым.
Законодательство не требует вести эту форму учета и, соответственно, не несет ответственности за отсутствие дневника. Однако следует учитывать, что соответствующие документы должны храниться в компании не менее пяти лет, если руководитель решит это соблюсти, как сказано в приказе Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года. .