Напечатано 25 декабря 2020 года Утрата первичных документов — извечная проблема любой организации. Ирина Михеева, старший юрисконсульт ООО «КСК Аудит», специально для журнала «Расчет» написала инструкцию о том, как правильно восстановить утраченные первичные документы.
В соответствии со статьей 23.1.8 Налогового кодекса РФ документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет. В соответствии с пунктом 1 статьи 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ организация должна хранить «первичные документы», регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Поэтому за сохранностью опытных образцов необходимо следить очень тщательно. Кроме того, в случае утери документов должны быть приняты специальные меры по их восстановлению. Однако если эти меры не увенчаются успехом, компания может быть освобождена от штрафов и дополнительных сборов, документально подтвердив возврат документов (постановление ФАС Московского округа от 12 февраля 2014 г. № Ф05-2554/2013). Рассмотрим, какие действия можно предпринять для возврата документов.
Следует отметить, что такие действия желательно предпринять до начала следующего отчетного периода, чтобы не пришлось пересматривать отчетность или представлять пояснения в случае последующего возврата.
Первым шагом в процессе возврата документов является внутреннее расследование, включающее анализ электронной переписки с деловыми партнерами. Затем следует подать запрос на получение копии документа (двух копий оригинала) и заверенной копии. Если связь с партнером потеряна, необходимо предпринять шаги для установления его местонахождения.
Получение банковских документов
Чтобы восстановить утерянные выписки или платежные поручения, необходимо направить запрос в банк, в котором открыт счет компании. Запрос должен содержать следующую информацию.
Обращение в банк — это первый шаг, так как он может подтвердить факт неденежного расчета и его сумму. На основании полученной информации можно восстановить все предыдущие операции.
Сверка чеков с наличными
Если ваша организация приобрела недвижимость за наличные, вам понадобится кассовый чек. Чек подтверждает расходы компании. Необходимо связаться с продавцом, чтобы получить новые документы. Однако продавцы не всегда могут предоставить копии чеков. Это возможно только при наличии кассового аппарата соответствующей модели. Если его нет, продавец обязан сделать копию чека с помощью дублирующего устройства.
Истребование первичных документов у контрагента
Компания заключает договоры со своими торговыми партнерами в двух экземплярах. Копия договора может быть запрошена у партнера в любое время. В запросе к торговому партнеру должна быть указана следующая информация
Не всегда компании могут определить список недостающих документов. В этом случае с другой стороной заключается письменное соглашение. По итогам соглашения составляется акт, в котором перечисляются недостающие документы.
Ответственность за утрату первичных документов.
Компания несет ответственность за сохранность первичных документов. Если документ утерян, он несет за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первичных документов и ответственностью за них.
Статья 109 Налогового кодекса РФ определяет, когда виновник не несет ответственности. В частности, речь идет об утрате документов в результате форс-мажорных ситуаций (например, стихийных бедствий). Однако факт наличия этих обстоятельств должен быть подтвержден.
Как восстановить копию документа: пошаговое руководство
К счастью, потеря документов на владение не означает утрату права собственности на жилье. Вся информация о владении и функционировании объектов хранится в специальном государственном реестре, поэтому восстановить основную документацию на квартиру можно без особого труда.
Документы на недвижимость, которые должны быть у владельца
Все документы на недвижимость, которые могут понадобиться владельцу, можно разделить на три группы
1. запрет на действия с объектом недвижимости.
Это первое, что необходимо сделать, как только вы обнаружили пропажу. Заявление о запрете любых действий с имуществом без вашего участия или участия вашего законного представителя направляется в Рослестест по месту нахождения объекта. Сделать это можно через МФЦ.
Если документ украден, необходимо подать заявление в полицию.
2. получить копию свидетельства о праве собственности на объект недвижимости
Договоры купли-продажи, дарения, свидетельства о праве на наследство и другие документы также можно восстановить через Росреестр на основании полученного свидетельства о праве собственности на квартиру.
Также подается заявление о выдаче копии документа в МФЦ. Это может сделать собственник недвижимости, его законный представитель или наследники (если собственник умер).
Срок оказания услуги — в течение 5 рабочих дней.
Если вы стали владельцем объекта до 31 января 1998 года, восстановить правоустанавливающий документ можно только через районное БТИ или нотариальную контору, которая его выдавала.
При проверке недвижимости мы часто обнаруживаем утерянные документы. Для людей это обычно трагедия, но на практике причин для беспокойства нет — большинство документов можно восстановить, так как электронные копии хранятся в Росреестре.
Росреестр также позволяет запросить большую выписку из ЕГРН о составе правоустанавливающих документов на объект недвижимости. В этом титуле хранится объект и сообщается, на основании какого документа он стал собственником.
Если документ утерян, а квартира продается, его необходимо запросить заранее, так как банк не будет рассматривать заявку, а покупатель не внесет залог. Чтобы восстановить документы, достаточно обратиться в МФЦ, заполнить запрос, получить копию и приступить к продаже квартиры.
Какие документы об образовании можно восстановить и куда за ними можно обратиться
Сначала мы узнали, можно ли восстановить утерянные дипломы о среднем и высшем образовании, ведь эти документы часто запрашивают работодатели. Однако лучше всего получить копию аттестата, так как каждое обучение лучше всего подтверждать документально.
Оказалось, что за полтора месяца можно восстановить всю документацию, связанную с образованием. Однако для этого необходимо обратиться непосредственно в компанию. Если такой возможности нет, необходимо предоставить представителя нотариуса.
Как восстановить аттестат за 9 или 11 класс, если он утерян? Вам необходимо прийти в учебное заведение, выдавшее аттестат, и попросить выдать дубликат. Заявление пишется на имя директора школы или колледжа. Важно указать причину утраты (потеря, кража, пожар, ошибка в документе) и приложить следующие документы.
Подробнее: Что такое военные награды? Важная информация для коллекционеров наград
В некоторых случаях могут потребоваться СНИЛС и подтверждение утраты (подробнее об этом рассказано ниже).
Если сертификат, диплом или сопроводительный документ необходимо заменить из-за ошибки или смены имени, к заявлению необходимо приложить оригинал документа.
В нашем случае мы оформили доверенность на родителей, подавших заявление в школу. К счастью, обе школы по-прежнему работают, хотя их названия изменились. Копии были выданы в течение месяца.
Если вы не можете подать заявление лично и у вас нет доверенного лица, вы можете отправить полный комплект документов заказным письмом. Хотите получить результаты тем же способом? Закон позволяет вам это сделать, поэтому укажите это в заявлении.
Отсутствие документов на квартиру: что делать и как восстановить
Рекомендуем прочитать следующее.
Как получить документы на участок, на котором расположен дом?
Моя мама хочет подарить мне дом с земельным участком, но я не могу найти документы. Возможно, они были утеряны во время переезда несколько лет назад. И теперь мама боится, что участок отберут.
Но мне нужен способ восстановить документы?
Документы можно потерять, дети могут нарисовать, домашние животные могут на них покуситься. Что бы с ними ни случилось, есть способы их восстановить. Мы расскажем вам, как поступить.
Рассылка «Квартиры и дома Т-З
Как восстановить документы, полученные до 31 января 1998 года
Жилищные договоры. Если вы не помните, на основании какого документа ваша мать владела недвижимостью, начните с DDE. Закажите копию документа. Таким образом, копия документа не заменит оригинал, и вы будете знать, куда обращаться дальше, поскольку вам нужно будет получить заверенную печатью и подписью копию.
Например, если палате депутатов принадлежит документ, выданный нотариусом (например, договор купли-продажи, дарения, мены или свидетельство о праве на наследство), то за копией нужно обратиться к тому же нотариусу. А если он не работает — в нотариальную контору по месту жительства. Они выдадут копию документа из дела — это равносильно копии.
Если мама построила дом сама, то, скорее всего, правоустанавливающим документом является разрешение на переуступку. Копию можно получить в службе, выдавшей оригинал документа. Например, это может быть строительная организация.
Заявление можно подать непосредственно в сам участок или непосредственно в МФЦ. Обычно такие копии выдаются бесплатно в течение 5-7 дней.
Документация на участки. Чтобы получить старую документацию на участки, можно воспользоваться услугой Росреестра «Ведение государственных фондов данных, полученных в результате проведения землеустройства». Впоследствии выдаются не копии, а надлежащим образом заверенные копии — эти документы заменяют утраченные оригиналы. За услугой можно обратиться в Росреестр или в службы МФЦ.
Четыре шага к немедленному восстановлению документов
Редакция журнала «Главбух» подготовила подробную инструкцию, которая поможет вам немедленно восстановить пропавшие документы. Сохраните систему из статьи.
Шаг 1: Узнайте, почему пропал документ
Соберите комиссию для выяснения причин пропажи документа. Состав комиссии утверждается руководителем предприятия (утвержден приказом Минфина СССР от 29. 07. 1983 № 105, п. 6. 8 Порядка отражения документов в бухгалтерском учете и движения документов в бухгалтерском учете). Соответственно, издается приказ.
Подпишитесь на канал Яндекс.Дзен
Составьте акт по результатам работы комиссии. Зафиксируйте недостающую документацию и причины ее утраты. Дополнительно зарегистрируйте реквизиты документа, подтверждающего причину утраты. Например, если произошла кража, то это справка из милиции, пожар подтверждает акт от МЧС, а затопление офисов, которые все являются документами — подтверждает акт в ЖКХ.
Эти документы пригодятся и в том случае, если налоговые органы запрашивают оригиналы документов, а у вас их нет. Вы можете попросить налоговиков перенести срок подачи документов, сославшись на то, что компании нужно время на их восстановление (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Шаг 2: Восстановите документы самостоятельно
Восстановите документы, составленные самостоятельно. Например, штатное расписание, положение о премировании, табели о фиксированной переписи, операции по консолидации, в которых агентство выступало в качестве исполнителя. Распечатайте их и подпишите заново у сотрудника, который теперь уполномочен их заверять. Сделайте это, даже если при первоначальном составлении документа его должен был подписать другой сотрудник. Сделайте на документе пометку «дубликат».
Шаг 3: Запросите копию у контрагента
Запросите у контрагента копию утерянного документа. Например, счета-фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ. Попросите контрагента заверить копию по правилам, указанным в п. 5. 26 ГОСТР 7. 0. 97-2016. Примечание о заверении копии размещено под требованием «Подпись». Она содержит четыре элемента: слово «Верно», должность и подпись ВАЛДАТОРА и дату заверения копии. Кроме того, копия заполняется следующим образом. «Оригинал документа находится в папке № (название организации). За. . Год». Этот сигнал подтверждается фирменной печатью компании. Данная копия подписывается сотрудником, имеющим на это право в данный момент.
Эта заверенная копия документа подтверждает стоимость налогового счета. Минфин с этим согласен (письмо от 22 апреля 2019 года № 03-11-11/28986). С НДС сложнее. Компании должны доказать свое право на скидку по счетам-фактурам в суде (постановление ФАС Поволжского округа от 4 апреля 2014 года по делу А12-10784/2013).
Как вариант, вместо копии документа контрагент запрашивает копию. Однако это не устраняет риск возникновения разногласий с налоговыми органами. Такая копия является повторным экземпляром оригинала документа (абзац 22 пункта 3.1 ГОСТ Р 7. 0. 8-2013). На практике оригинал и копия являются равнозначными документами. Однако некоторые местные налоговые органы принимают к вычету скидки по НДС и расходы, выявленные по дубликатам счетов-фактур. Аналогичной позиции в отношении НДС придерживается и Минфин (письмо от 14 февраля 2019 г. № 03-07-09/9057).
Вы можете снизить риск, договорившись с поставщиком о повторном выставлении оригинального счета-фактуры, чтобы он не знал, что это дубликат. Однако вы сможете получить их только в том случае, если другая сторона не сменила должностное лицо, заверившее оригинал.
Шаг 4: Обратитесь в налоговый орган по поводу пропавшего отчета
Запросите копию недостающего отчета у учреждения, в которое вы его подаете. Например, запросите в налоговом органе налоговые декларации, расчеты взносов и бухгалтерские отчеты. За расчетом взносов на страхование от несчастных случаев обратитесь в Федеральное управление социального страхования. Статистическую отчетность — в Росстат.
Как восстановить утраченные документы
Треть работодателей уже интересуются навыками работы в Excel у бухгалтеров
Пройдите тест, чтобы узнать, умеете ли вы пользоваться программой так, как нужно работодателю.