Компании, специализирующиеся на поставках товаров и услуг, все чаще используют Upd — Универсальный передаточный документ. Он выполняет множество ключевых функций документа и снижает трудозатраты на его оформление.
Что приходит на смену Upd?
Цифровой универсальный передаточный документ объединяет в себе три роли.
Предположим, вы передаете партию товара и счет-фактуру в одном пакете. Тогда вы можете оформить передаточные документы в режиме BSCS (в одном, а не в двух режимах BSCS). Если их нужно отправить отдельно, то для первого документа используется DDS с dir-значением, а затем режим BIFRS.
Использование UDD оказывается более гибким и простым вариантом. Пока он является полным, но универсальным, ему не нужно поддерживать работу с различными типами документов.
Как составить UDD
Трансферные документы не имеют единой формы. Чтобы компенсировать это, за основу обычно берут форму из Приложения № 1 письма Налоговой службы РФ от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@, адаптируя ее под нужды и функции, необходимые в конкретном случае.
При этом необходимо учитывать различные обязательные условия, установленные п. 5 ст. 169 НК РФ и ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Статус выставления счета
Указывает, какую роль выполняет DDS. Вы выбираете его самостоятельно.
Ситуация «1» означает, что все показатели должны быть заполнены как для счета-фактуры, так и для первичного документа, а ситуация «2» означает, что только необходимые показатели должны быть заполнены для первичного документа. В этом случае также выписывается счет-фактура. Однако если УПД-2 создается для выявляемых товаров, полное заполнение всех полей обязательно.
Обязательные пункты «номер и дата
Номер документа определяется продавцом по календарю. Факт выполнения DDS датируется.
Данные о продавце и покупателе.
Необходимо указать адрес и номер НДС/КПП. Графы «Отправитель» и «Получатель» могут быть указаны как «одинаковые», если продавец и покупатель соответственно совпадают. В противном случае необходимо указать форму организации, название, номер НДС и регион регистрации компании отправителя и получателя.
Панель.
При заполнении таблицы можно не указывать серийный номер товара/услуги, тип, сумму налога, подлежащую уплате покупателем, цену товара с учетом налога, дополнительную информацию о доставке и обработке или информацию о наличии услуг. Отсутствие претензий. Все остальные поля должны быть заполнены.
Авторизация с помощью электронной подписи (ЭП)
Чтобы подписать УПД цифровой подписью, ответственное лицо должно обладать соответствующими полномочиями и ИС.
Переход на UDD в четыре шага
Чтобы использовать глобальный документ, необходимо сделать следующее
Компании, уже использующие цифровые DDS
Система Directum RX предоставляет решение для работы с электронными передаточными документами. Например, в магазинах сети «Подружка» внедрен единый файл для удобного хранения ЭЦП и деклараций на товары. Российский филиал L’OREAL использует функционал системы для автоматического создания заданий на обработку ключевых бухгалтерских документов. Торговая компания «Башхим» провела интеграцию на базе ERP «Галактика», Directum и обменных сервисов. Сегодня весь цикл от формирования ДДС до складирования построен в электронном виде и проходит в привычной для пользователя рабочей среде.
С 2020 года ритейлеры активно отказываются от бумажных документов. Это связано с общими изменениями в поведении потребителей, т. е. покупки и доставка товаров переместились в онлайн. Чтобы лучше адаптироваться к новой ситуации, компании переводят накладные и DDS в цифровой формат. Это позволяет сэкономить время и деньги на согласовании документов.